Die meisten Projekte scheitern, weil den Interessen und Anforderungen der Beteiligten keinerlei Beachtung geschenkt wird.
Ihre wichtigsten Stakeholder können Ihr Projekt zum Scheitern bringen. Deshalb müssen Sie einen geeigneten Plan haben, um ihre Bedürfnisse zu ermitteln und mit ihnen zu kommunizieren und sie einzubeziehen.
Ihr Stakeholder-Management-Plan sollte ein Schlüsselelement Ihrer Projektplanung sein.
In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, was Stakeholder-Management ist und ebenso die verschiedenen Schritte des Stakeholder-Management-Prozesses.
Wir haben auch mehrere visuelle Werkzeuge eingeführt, die Sie in jeder Phase zusammen mit editierbaren Vorlagen verwenden können.
Was ist Stakeholder-Management?
Ein Stakeholder ist jemand, der ein Interesse an Ihrem Projekt und seinem Ergebnis hat oder davon betroffen ist.
Dies kann sowohl interne als auch externe Stellen wie die Mitglieder des Projektteams, Projektsponsoren, Führungskräfte, Kunden, Lieferanten, Partner und die Regierung umfassen.
Unter Stakeholder-Management versteht man den Prozess des Managements der Erwartungen und Anforderungen dieser Interessengruppen.
Es geht darum, die Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren und die Kommunikation und das Engagement mit ihnen systematisch zu planen.
Stakeholder-Management-Prozess
Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte des Stakeholder-Managements beschrieben. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Anforderungen Ihrer Interessengruppen effektiv erfüllen und sie zufrieden stellen.
Identifizierung von Stakeholdern
Der erste Schritt besteht darin, die Interessengruppen Ihres Projekts zu ermitteln. Sie können damit beginnen, alle Personen aufzulisten, die von dem Projekt betroffen sind.
Sie brauchen sich noch nicht um die Zuordnung zu einer Kategorie zu kümmern; notieren Sie einfach den Namen oder das Unternehmen, das Sie angeben möchten. Zu den Stakeholdern, die Sie in Betracht ziehen sollten, gehört:
- Wer von Ihrem Projekt (positiv und negativ) betroffen sein wird
- Wer ein Interesse an Ihrem Projekt hat
- Wer Macht über Ihr Projekt hat
- Wer möchte, dass Ihr Projekt scheitert
- Wer möchte, dass Ihr Projekt erfolgreich ist
Eine Mindmap-Vorlage wie diese kann Ihnen dabei helfen, sie aufzulisten.
Sobald Sie eine vollständige Liste der Interessengruppen haben, ist es einfacher, sie zu kategorisieren. Sie können sie zum Beispiel in Extern und Intern gruppieren. Dazu können Sie eine ähnliche Stakeholder-Karte wie die oben abgebildete verwenden.
Stakeholder-Analyse
In diesem Schritt bewerten Sie die Interessengruppen im Hinblick auf ihre Macht und ihr Interesse an Ihrem Projekt. Durch diese Kategorisierung können Sie entscheiden, für welche Interessengruppen Sie am meisten und am wenigsten Aufwand betreiben sollten.
Das Stromzinsnetz
Das Power-Interest-Raster ist die am häufigsten verwendete Technik in der Stakeholder-Analyse. Mit diesem Instrument können Sie festlegen, was Sie Ihren Stakeholdern mitteilen wollen und wie oft Sie dies tun werden.
Hohe Leistung / Hohes Interesse (volles Engagement)
Die Akteure, die Sie in diesem Quadranten platzieren, sind die Hauptakteure. Auch wenn Sie die meiste Mühe aufwenden müssen, um mit ihnen in Kontakt zu treten, sollten Sie sie immer auf dem Laufenden halten.
Hohe Leistung / geringes Interesse (Zufrieden halten)
Bemühen Sie sich darum, diese Interessengruppen zufrieden zu stellen. Aber übertreiben Sie es nicht mit Ihren Kommunikationsbemühungen, damit sie sich nicht langweilen.
Geringe Leistung / Hohes Interesse (Informiert bleiben)
Informieren Sie diese Personen angemessen über das Projekt und stellen Sie sicher, dass sie keine Probleme mit dem Projekt haben.
Geringer Aufwand / geringes Interesse (Minimum Effort)
Beobachten Sie diese Akteure und ihr Interesse an dem Projekt und versorgen Sie sie mit angemessenen Informationen, ohne sie zu überfordern.
Zwiebeldiagramm – Priorisierung von Interessengruppen
Da Sie nun wissen, wo jeder Ihrer Stakeholder steht, können Sie ein Organigramm oder ein Zwiebeldiagramm wie das folgende verwenden, um Ihre Stakeholder anhand ihrer Bedeutung für das Projekt und ihrer Hierarchie zu priorisieren.
Stakeholder-SWOT-Analyse
Ein weiteres hervorragendes Instrument zur Analyse der Bedeutung Ihrer Stakeholder und zur Festlegung von Prioritäten ist die SWOT-Analyse.
Damit können Sie Ihre Stakeholder auf der Grundlage ihrer Stärken und Schwächen, der Gefahren, die sie für Ihr Projekt darstellen, und der Möglichkeiten, die sie zum erfolgreichen Abschluss des Projekts beitragen können, bewerten.
Stakeholder-Planung
Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wie und wie oft Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren und sich einbringen sollten, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, um die richtige Botschaft rechtzeitig an die richtigen Stakeholder zu übermitteln.
Bevor Sie sich an die Erstellung Ihres Kommunikationsplans machen, sollten Sie ein Stakeholder-Profil erstellt haben.
Diese Profile (Sie sollten eines für jede Kategorie von Stakeholdern erstellen) sollten deren Bedürfnisse, Interessen, Ziele, Zuständigkeiten, Macht- und Interessensniveau, Kommunikationskanäle usw. auflisten.
Dann können Sie einen Kommunikationsplan für jedes Stakeholder-Profil entwickeln. Der Plan sollte Informationen enthalten wie
- null
- Die Art der zu vermittelnden Informationen (die Kernbotschaft)
- Den Engagement-Ansatz
- Die Kommunikationskanäle (z. B. E-Mails, Newsletter, Videoanrufe usw.)
- Die Häufigkeit des Engagements und die Phase des Projekts
Engagement der Interessengruppen
Hier führen Sie Ihren Kommunikationsplan aus, den Sie erstellt haben.
Während Sie sich aktiv mit den Beteiligten auseinandersetzen, müssen Sie sie ständig beobachten, um festzustellen, ob sie Probleme mit der Entwicklung des Projekts haben könnten.
Ergreifen Sie die notwendigen Maßnahmen, um sie anzusprechen und ihre kontinuierliche Unterstützung zu erhalten.
Achten Sie auch darauf, je nach Art des Stakeholders einen geeigneten Ansatz für das Engagement zu wählen. Sie können zum Beispiel kostspielige Methoden wie persönliche Treffen, ausführliche Konsultationen usw. mit den Interessengruppen anwenden, die viel Macht und großes Interesse an Ihrem Projekt haben (die Hauptakteure).
Reservieren Sie die weniger kostspieligen Methoden wie Newsletter und E-Mails für diejenigen, für die Sie möglichst wenig Aufwand betreiben sollten.
Messen Sie dann die Effektivität Ihrer Engagement-Strategie und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um sie zu verbessern.
Weitere Tipps zum Stakeholder-Management?
Ob Sie nun ganz oben auf Ihrer Liste stehen oder nicht, jeder Beteiligte an Ihrem Projekt muss verwaltet und angesprochen werden. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt ist es, sie zufrieden zu stellen.
In diesem Beitrag haben wir uns damit befasst, wie Sie genau vorgehen sollten, um die Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren und einen effektiven Plan für den Umgang mit ihnen zu erstellen.
Lesen Sie auch unseren Beitrag über die Erstellung eines Kommunikationsplans für Kunden, um im Detail zu erfahren, wie Sie einen erfolgreichen Kommunikationsplan für Ihre Stakeholder erstellen können.
