Les flux de travail non améliorés sont à l’origine de l’échec des projets, de la perte de revenus et de la démotivation des employés. En effet, sans améliorer les flux de travail de façon appropriée, il est impossible d’être productif ou de terminer son travail à temps. C’est pourquoi vous devez rationaliser les flux de travail pour que tout reste organisé et dégagé.
Il s’agit d’une étape importante pour permettre à votre équipe de réaliser plus de travail en moins de temps.
Suivez dans ce guide, les étapes pour organiser vos flux de travail et améliorer l’efficacité de votre équipe.
Étapes à suivre pour rationaliser les flux de travail
Pour mieux comprendre comment vous pouvez améliorer les flux de travail et augmenter la productivité, suivez ces 7 étapes ci dessous :
Étape 1 : Créez votre équipe
L’amélioration du flux de travail est un projet en soi. C’est pourquoi une équipe compétente est nécessaire pour suivre et réaliser les différentes tâches. Une équipe est plus pertinente s’il s’agit d’une grande entreprise avec plusieurs départements et que certains processus organisationnels peuvent les affecter tous.
Dans ce cas, il est important d’avoir un représentant de chaque département dans l’équipe de projet. Utilisez un organigramme énumérant les rôles et les départements. Vous pouvez aussi l’utiliser pour mettre en évidence les relations hiérarchiques entre les membres de l’équipe au cours du projet.
Organigramme pour l’amélioration du flux de travail ( Cliquez sur l’image pour l’éditer en ligne )
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Étape 2 : Rassemblez tous les documents nécessaires
Rassemblez tous les documents relatifs à vos processus. Si vous avez déjà documenté vos processus organisationnels, ce sera beaucoup plus facile. Par contre, si vous ne l’avez pas encore fait, commencez votre projet d’amélioration du flux de travail par la documentation des processus.
Voici notre Guide simple de la documentation des processus pour vous aider. Examinez ces documents de processus pour identifier les parties importantes et vérifier la date de la dernière mise à jour des processus ou s’ils ne sont plus viables.
Étape 3 : Identifier tous les processus et flux de travail
Avec l’aide de votre équipe interfonctionnelle, vous pouvez identifier tous les processus actuels de votre organisation. Outre les membres de l’équipe, vous pouvez interroger les chefs de service; les responsables de processus et d’autres cadres supérieurs pour recueillir des informations sur les flux de travail et vous assurer que vous avez bien répertorié tous les processus.
De plus, vous pouvez créer une carte mentale pour répertorier et classer les processus et les flux de travail par catégorie ou par ordre de priorité.
Modèle de carte heuristique pour l’amélioration des flux de travail ( Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne )
Étape 4 : Évaluer les flux de travail existants
Maintenant que vous avez dressé la liste des flux de travail actuels de votre organisation et que vous les avez classés par ordre de priorité; il est temps de les évaluer pour identifier les points à améliorer. Si vous avez déjà documenté les processus, vous avez peut-être accès à une carte des processus pour commencer. Mais, si ce n’est pas le cas, créer une carte des processus/ diagramme de flux de travail des processus existants.
Modèle de carte des processus pour analyser l’état actuel ( Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne )
En outre, vous pouvez également interroger le personnel qui exécute les processus pour recueillir des informations sur les blocages et les goulets d’étranglement dans le flux de travail. Prenez en considération les conditions des autres ressources (c’est-à-dire les ordinateurs, les machines, etc.) qui sont nécessaires pour mener à bien le processus.
Étape 5 : Analyser les résultats
Maintenant que vous savez ce qui fonctionne et ce qui ralentit le processus, il est temps de trouver des solutions. Prenez chaque domaine que vous considérez comme du gaspillage et trouvez-en les causes profondes. Vous pouvez utiliser la méthode Analyse des 5 pourquoi ou un diagramme en arête de poisson pour ce faire.
Diagramme en arête de poisson pour améliorer les flux de travail ( Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne )
En identifiant les causes profondes, les solutions vous apparaîtront clairement. De plus, vous pouvez utiliser des outils d’analyse des écarts pour reconnaître les lacunes de vos processus et élaborer des plans d’action pour les combler.
Par ailleurs, voulez-vous connaître d’autres techniques que vous pouvez utiliser pour améliorer vos processus ? Consultez notre guide des techniques d’amélioration des processus qui compare les outils Lean et Six Sigma pour l’amélioration des processus
Étape 6 : Créer une carte de l’état futur
En marquant les domaines à améliorer et en supprimant les étapes inefficaces de vos processus, vous serez en mesure de créer un processus qui se trouve dans son état idéal. On peut l’appeler la carte de l’état futur. Vous pouvez visualiser les étapes de son processus avec une autre carte de processus.
Ainsi, tous les membres de l’organisation peuvent s’y référer pour une compréhension rapide.
Cliquez sur le lien pour obtenir plus de modèles de cartes de processus.
Une fois la carte prête, examinez-la avec les responsables des processus, les cadres supérieurs et les autres parties prenantes pour vous assurer qu’ils sont exacts et réalisables.
Étape 7 : Appliquer les changements
Maintenant que vous savez où appliquer les changements afin de rationaliser les flux de travail et quels processus vous devez prioriser, il est temps d’appliquer les changements. N’oubliez pas de mettre à jour vos documents de processus avec les versions actualisées et de les partager avec le reste de l’organisation. Les changements soudains que vous pourriez apporter aux processus auraient un impact sur vos employés ainsi que sur vos autres parties prenantes.
Par conséquent, vous devez donc mettre en place des outils appropriés pour assurer le succès de l’organisation. Consultez notre liste des outils de gestion du changement pour vous adapter à ces améliorations du flux de travail en toute transparence.
Quelles techniques utilisez-vous pour rationaliser les flux de travail ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise, un bon processus de rationalisation des flux de travail est nécessaire pour accroître l’efficacité et réduire les coûts. Dans ce guide, nous avons abordé les étapes que vous devez suivre pour rationaliser vos flux de travail afin d’augmenter la productivité de vos employés.
Quelles autres mesures prenez-vous pour rationaliser les flux de travail dans votre organisation ? Faites-nous part de ces mesures dans la section des commentaires ci-dessous.
