Het belang van bedrijfsprocesmodellering voor je bedrijf

In sommige van onze voorgaande artikelen hebben we besproken wat bedrijfsprocesmodellering is en process modeling technieken. In dit laatste artikel van de reeks hebben we het over het belang van bedrijfsprocesmodellering.

(1) Bedrijfsvoering afstemmen op nieuwe bedrijfsstrategie

De uitvoering of wijziging van een bedrijfsstrategie vereist gewoonlijk veranderingen in de activiteiten en de mensen die het werk uitvoeren. En van nature verzetten mensen zich tegen verandering. De processen, de regels en de personen die bij de oude strategie betrokken waren, kunnen dus een impact hebben op de nieuwe strategie. Bedrijfsprocesmodellering vereenvoudigd dit door :

• Door managers en leidinggevenden te helpen consistentie in de processen te behouden en tegelijkertijd de algehele strategie van de organisatie in het oog te houden
• Door ervoor te zorgen dat de operationele taken en activiteiten die door de teamleden worden uitgevoerd, de organisatie daadwerkelijk helpen bij de uitvoering van haar strategie. Als de processen en de strategieën niet op elkaar zijn afgestemd, leidt dat meestal tot een mislukte uitvoering. Want zelfs als de operationele taken correct worden uitgevoerd, worden de algemene doelstellingen van de organisatie niet bereikt.
• Business Process Re-engineering (BPR) uitvoeren door inzicht te krijgen in de bestaande processen en deze te wijzigen om de prestaties te verbeteren – Analyse van bedrijfsprocessen helpt bij het identificeren van knelpunten en inefficiënties in de processen en dus bij het verbeteren ervan.
• Process Agility, het vermogen om processen snel te veranderen en te communiceren om te profiteren van nieuwe zakelijke kansen of om zakelijke uitdagingen aan te pakken.

(2) Verbetering van de procescommunicatie

Wat succesvolle bedrijven en teams onderscheidt, is dat ze een heel duidelijk idee hebben van wat ze moeten doen, hoe ze dat moeten doen en wat de precieze rol is van elk teamlid. Duidelijke communicatie van de operationele processen is van cruciaal belang voor een soepele werking van een team. Bedrijfsprocesmodellering maakt het mogelijk de bedrijfsprocessen van de organisatie te documenteren en te communiceren:

• Procesmodellering biedt een gemeenschappelijke uniforme taal en methodologie voor het communiceren van processen en informatie over processen en beslisregels.
• Het is ideaal voor de opleiding van nieuwe mensen en een snelle kennisoverdracht, want met een grondig gedocumenteerd proces kan elk nieuw teamlid zeer snel worden opgeleid in wat hij moet doen in elke situatie waarmee hij te maken kan krijgen.
• Minimaliseert het potentiële gevaar van verlies van personeel dat leidt tot verlies van kennis van bedrijfsprocessen.
• Het helpt bedrijfsleiders hun ideeën snel en duidelijk over te brengen.
• Jump-starts van het organisatorische proces documentatie initiatief.
• Zet de ervaring van het team om in gedocumenteerde processen.

(3) Meer controle en consistentie

Organisaties en bedrijven die succes hebben, zorgen ervoor dat hun bedrijfsprocessen en -regels goed zijn ontworpen en dat ze consequent en steeds op dezelfde manier worden toegepast. Deze procesbeheersing en -consistentie is de sleutel tot succes in elke organisatie. Bedrijfsprocesmodellering maakt dit mogelijk door te helpen:

• Formaliseren van bestaande processen die misschien niet goed gedocumenteerd zijn of die in de loop van de tijd tot “informele kennis” zijn geëvolueerd.
• Een proces op een consistente manier uitvoeren, want in plaats van te vertrouwen op mensen die onthouden wat ze moeten doen, kan het gedocumenteerde proces aan de zakelijke gebruikers worden gegeven.
• Neem betere beslissingen omdat vragen en gokken hiermee wegvallen omdat zakelijke gebruikers de gedocumenteerde bedrijfsregels voor zich hebben.
• Behandel uitzonderingen sneller en op een betere manier.
• Volledige naleving van de regelgeving door ervoor te zorgen dat de gedocumenteerde processen de bedrijfsrichtlijnen en wettelijke voorschriften volgen.
• Zet zakenmensen aan het roer.
• Ondersteuning van initiatieven op het gebied van naleving, zoals Six Sigma, ISO 9000

(4) De operationele efficiëntie verbeteren

• In het hedendaagse bedrijfsklimaat wil elke onderneming en elke manager er zeker van zijn dat hij de best mogelijke resultaten behaalt met de middelen die hem ter beschikking staan. Er is geen ruimte voor inefficiëntie en verspilling.
• De proces simulatie en analyse stappen van Bedrijfsprocesmodellering zijn kritieke hulpmiddelen voor managers en analisten om er zeker van te zijn dat hun processen geoptimaliseerd zijn en accuraat verlopen.
• Process Simulation maakt analyse en begrip van de processtromen mogelijk en helpt managers te weten of er ruimte is voor verdere optimalisatie en efficiëntieverbeteringen.
• Het helpt om noodzakelijke verbeteringen op te sporen en de doorlooptijd van processen te verkorten.
• Het verhoogt de productiviteit van bestaande middelen en personeel en stelt het team dus in staat meer te doen met minder.
• Het vergemakkelijkt risicovrij experimenteren en moedigt de uitwisseling van ideeën voor procesverbetering aan.
• Processimulatie maakt het mogelijk procesontwerpen te modelleren voordat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd, zodat verstoringen tot een minimum worden beperkt.
• Het moedigt een mentaliteit aan van voortdurende optimalisering van bedrijfskritische processen om de operationele efficiëntie stapsgewijs te verbeteren.
• Procesanalyse maakt een betere benutting van middelen mogelijk.

(5) Behaal concurrentievoordeel

Alle bovengenoemde voordelen leiden tot een aanzienlijk concurrentievoordeel voor een organisatie die de tijd en moeite heeft geïnvesteerd om haar bedrijfsprocessen te documenteren, te simuleren en te verbeteren. Studies van vele zeer succesvolle bedrijven hebben vaak aangetoond dat zij niet alleen succes hadden dankzij betere ideeën of betere bedrijfsmodellen. Maar ook omdat zij hun processen voortdurend verfijnden en verbeterden door middel van business process modeling. Een kleine verbetering in één activiteit hier en een andere daar leidt tot een algemeen beter proces. En die kleine verfijningen helpen organisaties efficiënt te werken en een voorsprong te nemen op hun concurrenten. De bovenstaande punten onderstrepen het belang van bedrijfsprocesmodellering voor een organisatie. En dit markeert het einde van de reeks artikelen die we hebben gedeeld over bedrijfsprocesmodellering. Wij hopen van harte dat het ujew kennis over BPM heeft verbeterd en dat je de opgedane kennis in de praktijk zult brengen. En we hebben professioneel ontworpen process modeling sjablonen om ook snel aan de slag te kunnen. Klik hier om te beginnen met het maken van een complex BPMN diagram. Zoals altijd als je vragen hebt voel je vrij om ze te stellen in de commentaren sectie.