As melhores sessões de trabalho em equipe acontecem frequentemente em torno de um quadro branco. Escrever um pensamento em palavras ou esboçá-lo com um visual ou diagrama ajuda a pensar melhor, a gerar ideias e a inovar mais rapidamente.
No entanto, os dias de uma equipe amontoada em torno de um quadro branco dentro de uma sala de conferência cuspindo idéias estão temporariamente acabados – pelo menos até que a COVID-19 seja totalmente erradicada. E enquanto a maioria das equipes trabalha de casa para apoiar esta última causa, os quadros brancos digitais ou online tornaram-se uma ferramenta indispensável para eles.
Neste post, vamos mostrar como você pode usar o Creately – um espaço de trabalho visual/quadro branco online para um trabalho em equipe em tempo real – para melhorar os fluxos de trabalho remoto através do trabalho em equipe visual.
Importância do Trabalho em Equipe Visual para Times Remotos
Quando se trata de trabalho em equipe, há muitas maneiras e ferramentas para facilitar o processo. No entanto, o trabalho feito através de meios visuais destaca-se por algumas boas razões.
- Os nossos cérebros conseguem captar imagens mais rapidamente do que a fala ou o texto. Se você quiser esclarecer algo rapidamente, acompanhe-o visualmente na forma de um diagrama, gráfico ou esboço.
- Ajuda a ultrapassar as barreiras linguísticas. Todos entendem uma imagem ou um diagrama, e quebrar uma ideia complexa com um visual, ajuda todos a digeri-la mais rapidamente, seja qual for a língua que falam.
- Fornece estrutura para discussões, reuniões e sessões de planejamento. Esboçar uma ideia, desenho, sistema ou processo usando um mapa mental, maquete UI, diagrama de caso de uso ou um fluxograma dá a algo abstrato uma forma magnífica que é compreensível para qualquer pessoa – mesmo alguém com pouco conhecimento técnico.
- Melhora a memória. Quando ouvimos algo, tendemos a lembrar-nos apenas de 10%, mas acompanhados de um visual, é provável que nos lembremos de 65% da informação.
- Estimula a imaginação, daí a inovação. Quer gerar novas ideias mais rapidamente? Comece com um mapa mental. Ajuda a captar o livre fluxo de pensamentos e organizar as ideias de uma forma significativa.
- Ajuda a construir um entendimento comum de um quadro mais amplo. Quando todos contribuem para desenhar uma ideia num espaço comum, isso ajuda a alinhar a sua visão e conhecimento do conceito.
- Aumenta a participação e o envolvimento. Um quadro branco online dá a todos acesso ao mesmo espaço, permitindo que se expressem livremente através de meios visuais.
Como Usar o Creately para Melhorar o Trabalho em Equipe Remoto
Com um espaço visual para o trabalho em equipe, o Creately pode ser usado de várias maneiras para aumentar a eficiência de trabalhos remotos.
Brainstorming & Desenvolvimento de Ideias
Em um escritório, uma sessão de brainstorming normalmente seria realizada na frente de um quadro branco. As equipes remotas usam principalmente a videoconferência ou uma plataforma de chat para fazer isso.
Uma tela online é muito mais amigável do que qualquer um dos métodos acima. Dá a todos acesso ao mesmo espaço, permitindo-lhes partilhar e discutir ideias em tempo real.
Com o Creately, você pode iniciar uma videochamada dentro do próprio aplicativo e assistir enquanto sua equipe adiciona ideias à tela durante a sessão. Para uma sessão de brainstorming eficaz no Creately:
- Crie um documento, nomeie-o e adicione os colaboradores
- Comece com um modelo pré-fabricado como o que está abaixo.
- Escolha uma pessoa para desenvolver o diagrama e organizar as ideias colocadas na tela
- Use o código de cores do diagrama para destacar as idéias adicionadas por diferentes pessoas
- Use a mesma tela para discutir, finalizar e priorizar as idéias reunidas
- Use comentários para adicionar notas para quem quiser consultar o mapa mais tarde
- Compartilhe o link do documento em Slack, para dar a qualquer pessoa acesso rápido ao diagrama
Mais Recursos
O Guia Essencial de Como Fazer Brainstorming Online
A Lista Final de Técnicas de Brainstorming Visual Essencial
Planejamento Sprint
Um quadro branco é essencial para qualquer reunião de Planejamento Sprint. E felizmente, com a disponibilidade de quadros brancos online, as equipes que trabalham de casa ainda podem conduzir a sessão como se estivessem na mesma sala.
Para usar de forma eficaz o Creately para Planejamento Sprint
- Tenha os modelos prontos antes de cada sessão e compartilhe-os com o resto da equipe de Planejamento Sprint. Você também pode utilizar os modelos pré-fabricados disponíveis nos recursos abaixo.
- Escolha uma pessoa específica para mexer e atualizar os modelos
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O Guia Essencial para o Planejamento Sprint com Trabalho de Equipes Domésticas
O Guia do Iniciante para Scrum
Reuniões e Workshops Online
Com videoconferência integrada, uma tela infinita, trabalho em equipe em tempo real e uma variedade de modelos editáveis, o Creately pode sediar todo o processo de execução de uma reunião ou workshop on-line.
Algumas das melhores práticas para reuniões on-line do Creately incluem,
- Tenha os modelos prontos e compartilhados com a equipe antes da reunião ou workshop
- Esclareça as diretrizes de como usá-las. Você pode adicionar uma seção sobre o modelo em si ou fazê-lo separadamente
- Para dar acesso fácil, crie-os usando a integração Creately Google Drive que permite controlar a permissão de acesso a partir daí. Ou compartilhe um link habilitado para edição no canal Slack relevante.
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Como Realizar uma Reunião Remota Produtiva
Planejamento de Projetos
Seja em um projeto de desenvolvimento, design ou marketing, você pode usar o Creately para trabalhar em equipe em torno dele usando as ferramentas relevantes.
O Creately oferece acesso a mais de 50 tipos de diagramas, incluindo fluxogramas, gráficos de Gantt, diagramas UML, maquetes UI, wireframes, mapas mentais, etc. E os modelos pré-fabricados cobrem uma vasta gama de cenários, desde cartas de projecto a modelos de marketing populares.
- Envolva a equipe em todas as reuniões de planejamento. Sua contribuição pode ser capturada de forma eficaz incorporando os modelos de planejamento de projetos do Creately listados em nosso Guia Visual de Planejamento de Projetos
- Crie uma pasta separada que seja compartilhada com a equipe no Creately e mova todos os documentos relacionados ao projeto para dentro dela. Isto permite que você mantenha todos os recursos em um local compartilhado.
- Use um diagrama de Gantt ou uma linha de tempo do projeto para marcar o progresso da tarefa/projeto. Atribua a alguém a responsabilidade de atualizar o documento regularmente.
- Compartilhe o progresso com as partes interessadas, enviando-lhes um link apenas para os documentos do Creately relevantes.
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Qual é a sua opinião sobre o Trabalho em Equipe Visual?
As imagens tornam tudo melhor. E o Creately já deixou isso claro até agora. A questão é como você incorpora o trabalho visual para melhorar o que você faz.
Tente incorporar o Creately nas suas tarefas diárias e veja como ele pode ajudá-lo a melhorar o seu fluxo de trabalho. Conte-nos a sua experiência na seção de comentários abaixo.
Este post faz parte da série de dicas e melhores práticas de trabalho em casa do Creately. Mais tópicos incluem
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