De beste samenwerkingssessies vinden vaak plaats rond een whiteboard. Een gedachte opschrijven in woorden of schetsen met een beeld of diagram helpt u beter te denken en sneller ideeën te genereren en te innoveren.
De dagen dat een team in een vergaderzaal rond een whiteboard bijeenzat en ideeën uitspuwde, zijn voorlopig voorbij – althans tot COVID-19 volledig is uitgeroeid. En terwijl de meeste teams thuis werken om dit laatste te ondersteunen, zijn digitale of online whiteboards voor hen een onmisbaar hulpmiddel geworden.
In dit bericht laten we zien hoe je Creately – een visuele werkplek/ online whiteboard voor real-time samenwerking – kunt gebruiken om teamworkflows op afstand te verbeteren door middel van visuele samenwerking.
Het belang van visuele samenwerking voor teams op afstand
Wat samenwerking betreft, zijn er veel manieren en hulpmiddelen om het proces te vergemakkelijken. Samenwerking via visuele middelen onderscheidt zich echter om een paar goede redenen.
- Onze hersenen kunnen visuals sneller bevatten dan spraak of tekst. Als u iets snel wilt verduidelijken, kunt u het vergezeld doen gaan van een visuele weergave in de vorm van een diagram, grafiek of schets.
- Helpt taalbarrières te overwinnen. Iedereen begrijpt een plaatje of een diagram, en een complex idee uitsplitsen met een beeld helpt iedereen het sneller te verteren, welke taal ze ook spreken.
- Brengt structuur aan in besprekingen, vergaderingen en planningsessies. Het schetsen van een idee, ontwerp, systeem of proces met behulp van een mindmap, UI mockup, use case diagram of een flowchart geeft iets abstracts een formidabele vorm die voor iedereen begrijpelijk is – zelfs voor iemand met weinig technische kennis.
- Het verbetert het geheugen. Als we iets horen, hebben we de neiging om er slechts 10% van te onthouden, maar in combinatie met een visuele voorstelling is de kans groot dat we 65% van de informatie onthouden.
- Het stimuleert de verbeelding en dus de innovatie. Wil je sneller nieuwe ideeën genereren? Begin met een mindmap. Het helpt de vrije gedachtenstroom vast te leggen en ideeën op een zinvolle manier te ordenen.
- Helpt bij het opbouwen van een gemeenschappelijk begrip van het grotere geheel. Als iedereen bijdraagt aan het uitwerken van een idee in een gedeelde ruimte, helpt dat hun visie en kennis van het concept op één lijn te brengen.
- Verhoogt deelname en betrokkenheid. Een online whiteboard geeft iedereen toegang tot dezelfde ruimte, zodat ze zich vrij kunnen uitdrukken met visuele middelen.
Hoe Creately gebruiken om samenwerking op afstand te verbeteren
Als een visuele werkruimte voor samenwerking kan Creately op een aantal manieren worden gebruikt om de efficiëntie van teams op afstand te verhogen.
Brainstormen & Ideeënontwikkeling
In een kantoor vindt een brainstormsessie meestal plaats voor een whiteboard. Teams op afstand maken hiervoor meestal gebruik van videoconferenties of een chatplatform.
Een online canvas is veel brainstorm-vriendelijker dan een van de bovenstaande methoden. Het geeft iedereen toegang tot dezelfde ruimte, zodat ze ideeën in real time kunnen delen en bespreken.
Met Creately kunt u een videogesprek starten in de app zelf en toekijken hoe uw team tijdens de sessie ideeën toevoegt aan het canvas. Voor een effectieve brainstormsessie op Creately,
- Maak een document, geef het een naam en voeg medewerkers toe
- Begin met een voorgemaakt sjabloon, zoals het sjabloon hieronder.
- Wijs een facilitator aan om het diagram te ontwikkelen en de ideeën op het canvas te ordenen
- Geef het diagram een kleurcode om de ideeën die door verschillende mensen zijn toegevoegd te markeren
- Gebruik hetzelfde canvas om de verzamelde ideeën te bespreken, af te ronden en te prioriteren
- Gebruik opmerkingen om notities toe te voegen voor iedereen die later naar de kaart zou verwijzen
- Deel de link naar het document op Slack, zodat iedereen snel toegang heeft tot het diagram
Meer bronnen
De essentiële gids over hoe online te brainstormen
De ultieme lijst van essentiële visuele brainstormingstechnieken
Sprint Planning
Een whiteboard is essentieel voor elke Sprint Planning meeting. En gelukkig, met de beschikbaarheid van online whiteboards, kunnen teams die van thuis uit werken de sessie nog steeds uitvoeren alsof ze in dezelfde ruimte zijn.
Om Creately effectief te gebruiken voor Sprint Planning
- Maak sjablonen klaar voor elke sessie en deel ze met de rest van het Sprint Planning team. U kunt ook de kant-en-klare sjablonen gebruiken die in de onderstaande bronnen beschikbaar zijn.
- Wijs een aangewezen persoon aan om de sjablonen te behandelen en bij te werken
Meer bronnen
De essentiële gids voor Sprint Planning met thuiswerk Teams
De ultieme beginnersgids voor Scrum
Online vergaderingen en workshops
Met ingebouwde videoconferencing, een oneindig canvas, real-time samenwerking, en de reeks bewerkbare sjablonen, kan Creately het hele proces van het houden van een online vergadering of workshop ondersteunen.
Enkele beste praktijken voor Creately online vergaderingen zijn,
- Maak de sjablonen klaar en deel ze met het team vóór de vergadering of workshop
- Verduidelijk de richtsnoeren voor het gebruik ervan. U kunt een sectie toevoegen aan het sjabloon zelf of dit apart doen
- Om de toegang te vergemakkelijken, kunt u ze maken met behulp van de Creately Google Drive-integratie, waarmee u van daaruit de toegangsrechten kunt regelen. Of deel een link om te bewerken in het relevante Slack-kanaal.
Meer bronnen
Een productieve vergadering op afstand organiseren
Project Planning
Of het nu gaat om een ontwikkelings-, ontwerp- of marketingproject, u kunt Creately gebruiken om samen te werken met behulp van de relevante tools.
Creately biedt toegang tot meer dan 50 diagramtypes, waaronder stroomdiagrammen, Gantt-diagrammen, UML-diagrammen, UI mockups, wireframes, mindmaps, enz. En de kant-en-klare sjablonen bestrijken een breed scala aan scenario’s, van projectcontracten tot populaire marketingmodellen.
- Betrek het team bij alle planningsvergaderingen. Hun input kan effectief worden vastgelegd door Creately projectplanningsjablonen te gebruiken, zoals vermeld in onze Visuele gids voor het plannen van een project
- Maak in Creately een aparte map aan die met het team wordt gedeeld en verplaats daar alle projectgerelateerde documenten naartoe. Zo kunt u alle bronnen op een gedeelde plaats bewaren.
- Gebruik een Gantt-diagram of een projecttijdlijn om de voortgang van taken/projecten te markeren. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het regelmatig bijwerken van het document.
- Deel de voortgang met belanghebbenden door hen een link te sturen naar de relevante Creately documenten
Meer bronnen
Hoe een project effectief op afstand te managen
De makkelijke gids voor het maken van een effectieve project tijdlijn
4 manieren waarop u Creately kunt gebruiken om samenwerking op afstand te verbeteren
De eenvoudige gids voor het maken van een succesvol project charter
Inzicht in de fasen van de levenscyclus van projectbeheer
Wat is uw mening over visuele samenwerking
Visuals maken alles beter. Wij denken dat Creately dit nu al heeft vastgesteld. De vraag is hoe je visuele samenwerking integreert om beter te worden in wat je doet.
Probeer Creately te integreren in uw dagelijkse taken en zie hoe het u kan helpen uw workflow te verbeteren. Laat ons uw ervaring weten in het commentaarveld hieronder.
Dit bericht maakt deel uit van de reeks Creately’s tips en beste praktijken voor thuiswerken. Meer onderwerpen zijn
- De praktische gids voor thuiswerken als een team
- De essentiële gids over hoe online te brainstormen
- Hoe thuiswerkende teams beter kunnen laten samenwerken
- De ultieme gids voor het voeren van een succesvol interview op afstand
- Beste praktijken voor onboarding van externe werknemers
- 5 krachtige samenwerkingstools voor thuiswerkende teams
- Hoe op afstand bedienden opleiden | Beste praktijken en hulpmiddelen
- De gids van een manager voor teambeheer op afstand
- Hoe WFH Burnout te vermijden: Oorzaken, en Preventies
- EssentiëleEssentiële tips voor cyberbeveiliging voor thuiswerkende werknemers
