Bij het plannen van een project is de werkuitsplitsingstructuren een van de eerste dingen waar een projectmanager aan moet werken.
In deze gids leggen we uit wat een werkuitsplitsingstructuren (WBS) is, hoe je er een maakt en geven we je toegang tot WBS-sjablonen voor verschillende scenario’s. U kunt ze bewerken en exporteren als SVG’s en afbeeldingen of ze delen met collega’s voor samenwerking.
Wat is een werkuitsplitsingstructuren?
Een werkuitsplitsingstructuur is een populair instrument voor projectbeheer. Het is een diagram dat helpt om grote projecten op te splitsen in kleinere en beter beheersbare delen, die de projectresultaten bevatten die ermee moeten worden bereikt.
Het is een op de te leveren prestaties gerichte opsplitsing van een project, waarbij de te leveren prestaties van het project worden onderverdeeld in deelprestaties en werkpakketten, waarin de werkzaamheden, de duur en de kosten voor de uit te voeren taken zijn vastgelegd.
Het heeft een hiërarchische structuur. Gewoonlijk is het beter om drie niveaus van decompositie in een WBS te hebben. In het geval van een complexer project kunt u een vierde en een vijfde niveau toevoegen.
Voordelen van werkuitsplitsingstructuren
- Visualiseert de reikwijdte van het project, waardoor het gemakkelijker wordt om de planning te doen
- Maakt het gemakkelijker om verantwoordelijkheden nauwkeurig aan het projectteam toe te wijzen
- Helpt bij het identificeren van de projectmijlpalen en controlepunten
- Helpt bij de raming van tijd en kosten van het project en de toewijzing van middelen
- Visualiseert belangrijke delen van een project en helpt risicogebieden te identificeren
- Helpt bij het opstellen van duidelijke tijdlijnen voor het project en zorgt ervoor dat geen werk dubbel wordt gedaan of over het hoofd wordt gezien
Onderdelen van een werkuitsplitsingstructuur
Hieronder volgen de elementen van een werkuitsplitsingstructuur en de gebruikelijke termen die u kunt tegenkomen bij het maken ervan.
Werkpakketten: Dit zijn de laagste delen in een werkuitsplitsingstructuur. Zij bepalen de werkzaamheden, de duur en de kosten van de taken die moeten worden uitgevoerd om de deliverables te voltooien. Zij mogen niet afhankelijk zijn van andere werkpakketten en de voltooiing ervan mag niet meer dan 10 dagen in beslag nemen.
Deliverables: Uitkomsten van de activiteiten of de producten of meetbare resultaten die u aan het eind van elke mijlpaal zult hebben gecreëerd.
Regels waaraan u zich moet houden bij het ontwerpen van een WBS
Hieronder volgen de principes waaraan u zich moet houden bij het ontwerpen van een werkuitsplitsingstructuur.
- De 100% regel: Deze regel helpt de manager ervoor te zorgen dat alle projectinspanningen worden vastgelegd en dat niets ongerelateerds in de structuur wordt opgenomen. Volgens dit systeem moet de som van de “kind”-taken (op elk niveau) gelijk zijn aan 100% van de ouder-taken.
- Alle deliverables en sub-deliverables moeten wederzijds exclusief zijn, wat betekent dat ze niet twee keer in de work breakdown structure mogen voorkomen. Dit helpt miscommunicatie en overlapping van taken te voorkomen.
- De 8/80 regel: Volgens deze regel mogen de werkpakketten of het werk dat nodig is om de deliverables tot stand te brengen niet minder dan acht uur en niet meer dan tachtig uur in beslag nemen.
- De work breakdown structure moet gericht zijn op resultaten of deliverables en niet op de activiteiten die u moet voltooien om daar te komen. Concentreer je op het wat en niet op het hoe.
Hoe maak je een werkuitsplitsingstructuur
Hieronder hebben we de stappen opgesomd die je moet nemen om een werkuitsplitsingstructuur vanuit het niets te creëren.
Stap 1: Stel uw team samen om de te leveren prestaties en subprestaties van het project vast te stellen. Daartoe behoren de projectmanagers en de materiedeskundigen.
Stap 2: Verzamel de nodige documenten zoals het project charter, project scope statement, en project scope management plan.
Stap 3: Identificeer de belangrijkste resultaten van het project. Deze moeten op het tweede niveau van uw WBS komen. De belangrijkste deliverables zijn essentieel voor de voltooiing van het project en worden uitgevoerd door onafhankelijke teams – wat betekent dat hetzelfde team niet aan de voltooiing van een ander deliverable werkt.
Stap 4: Breek met de hulp van de deskundigen de belangrijkste deliverables op in kleinere delen van het werk (werkpakketten) of, met andere woorden, identificeer het werk dat nodig is om elke deliverable te voltooien.
Stap 5: Maak een WBS-woordenboek, een document dat de definitie en de reikwijdte van de verschillende elementen in uw werkuitsplitsingstructuren bevat. De WBS dictionary zou informatie bevatten zoals de naam en ID van het werkpakket, de naam van de persoon aan wie het is toegewezen, de vervaldatum, de geraamde kosten, enz. Dit zal het team helpen de werkpakketten beter te begrijpen.
Stap 6. U kunt een WBS maken in verschillende formaten, zoals op tekst gebaseerde werkuitsplitsingstructuren, tabellarische structuren, of meer visuele zoals flowcharts. Als het compleet is, deel het dan met het team. Een Creately work breakdown structure kan snel worden gedeeld met de rest van uw team via een beveiligde link – zodra deze is gedeeld, kunt u er in real-time aan samenwerken.
werkuitsplitsingstructuur Sjablonen
werkuitsplitsingstructuur voor de bouw
Werkuitsplitsingstructuur voor projectbeheer
Werkuitsplitsingstructuur Sjabloon
Werkuitsplitsingstructuur Voorbeeld
Reacties op Onze gids voor werkonderbrekingsstructuren
Het maken van een werkuitsplitsingstructuur kan een ontmoedigende taak zijn. Volg de stappen in deze gids en maak gebruik van de sjablonen om uw WBS-proces te vereenvoudigen.
Heb je iets om te delen? Laat ons weten wat je denkt in de commentaar sectie hieronder.
