Vergaderingen kunnen een verspilling worden van tijd, middelen en talent van mensen, als ze niet goed gepland en uitgevoerd worden. Doeltreffende vergaderingen die hun doelstellingen daadwerkelijk bereiken en de deelnemers energiek en gemotiveerd maken, vergen wat werk – of een goede planning.
In dit bericht zullen we bespreken hoe je een vergadering succesvol kunt leiden. Ook is een lijst opgenomen van visuele vergaderhulpmiddelen die je tijdens vergaderingen kunt gebruiken om beslissingen te nemen, problemen op te lossen, te brainstormen en ideeën te genereren.
Stappen voor het leiden van effectieve vergaderingen
Voordat je een vergadering organiseert, moet je er zeker van zijn dat je er ook echt een nodig hebt. Als het een zaak is die je persoonlijk met een individu moet afhandelen, roep dan niet het hele team bij elkaar om het te bespreken.
En als je denkt dat je kunt vertrouwen op andere communicatiemethoden zoals e-mail, nieuwsbrief enz. om je boodschap over te brengen, kan je voorkomen dat je de tijd van je werknemers verspilt met een nieuwe vergadering.
Doelstellingen voor de bijeenkomst bepalen
Wat is het doel van de bijeenkomst? Is het om een speciale aankondiging te doen? Beslis je over iets? Een probleem oplossen dat de voortgang van je project belemmert?
Het bepalen van het doel van je vergadering en het bepalen van een doelstelling die aan het einde van de vergadering moet zijn bereikt, is de eerste stap die je moet nemen bij het plannen van een effectieve vergadering. Deze doelstelling zal helpen de basis te leggen voor een goed gefocuste discussie.
Lijst van deelnemers aan de vergadering
Beslis wie aanwezig moet zijn, rekening houdend met hun beschikbaarheid en hun vermogen om bij te dragen tot het doel van de vergadering. Dit kunnen belangrijke besluitvormers zijn, deskundigen op het gebied van het onderwerp, degenen voor wie het resultaat gevolgen heeft, enz.
Als iemand niet naar de vergadering kan komen, maar zijn inbreng toch nodig is, kan je afspraken maken om met hem in contact te komen via een conferentiegesprek of een ander online samenwerkingsinstrument.
Selecteer en wijs ook de verschillende rollen toe die nodig zijn om de vergadering te leiden, inclusief organisator, iemand die de tijd bijhoudt en notulist, enz.
Maak de vergaderagenda
Een agenda is iets wat alle aanwezigen, voor de vergadering moeten krijgen. Je kunt dit samen met de uitnodiging voor de vergadering versturen. Op die manier kunnen zij beslissen of hun aanwezigheid al dan niet noodzakelijk is.
Het moet de vergaderpunten in een logische volgorde bevatten, en een realistische tijdsduur voor elk punt.
Hier volgt een vergaderagenda sjabloon gemaakt met Creately. Je kunt het online bewerken en aanpassen aan je wensen.
Eenmaal aangepast kan je het delen met de rest van de aanwezigen met een beveiligde link om diagrammen te delen, of het insluiten met de Creately Viewer in je intranet of interne websites zodat iedereen er gemakkelijk toegang toe heeft.
Kies een geschikte plaats met faciliteiten
Afhankelijk van de toon die je wilt zetten voor de vergadering, selecteer je een plaats (bv. vergaderzaal voor een formele setting). Zorg ervoor dat het beschikbaar is op de datum en het tijdstip die je voor de vergadering hebt gekozen.
Vergeet niet na te gaan of alle nodige apparatuur voor de vergadering ook beschikbaar is. Dit kunnen projectoren, schermen en andere hulpmiddelen voor videogesprekken enz. zijn.
Eindig met een actieplan
Stel een actieplan op om ervoor te zorgen dat de besluiten die tijdens de vergadering worden genomen nadien worden uitgevoerd.
Je verslaggever/rapporteur kan een actieplan zoals hieronder gebruiken, maar het moet de taken/acties bevatten, degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan en de follow-up voor de actiepunten.
Hulpmiddelen voor productieve vergaderingen
Nu we hebben bekeken hoe je een vergadering leidt, volgen hier enkele visuele tools die je kunt gebruiken voor verschillende doeleinden zoals besluitvorming, probleemoplossing en brainstorming.
Mind Maps
Mindmaps zijn een geweldig hulpmiddel om ideeën te ordenen, te plannen en aantekeningen te maken.
Als je aan het brainstormen bent over oplossingen voor een probleem, kan een mindmap helpen om de vrije stroom van gedachten vast te leggen. Als je een onderwerp bespreekt, kun je het gebruiken om dieper op het onderwerp in te gaan.
En als je informatie op een overzichtelijke manier aan je vergaderplatforms wilt presenteren, kan een mindmap een prima optie zijn.
Hier lees je hoe je mindmaps effectief kunt gebruiken in een vergadering.
SWOT-analyse
SWOT staat voor Sterktes, Zwaktes, Opportuniteiten en Bedreigingen.
Dit instrument wordt gebruikt om bedrijven te beoordelen tijdens vergaderingen over strategische planning, projectplanning enz. Je kunt het ook gebruiken om de efficiëntie van je afdeling, product, projectteam of concurrent te evalueren.
Wil je weten hoe je een SWOT-analyse doeltreffend kunt gebruiken?
Visgraatdiagram / 5 waarom’s
Dit zijn instrumenten die worden gebruikt bij de oorzakenanalyse.
Terwijl het visgraatdiagram (ook wel oorzaak-en-gevolgdiagram genoemd) helpt bij het identificeren en isoleren van de hoofdoorzaak van een probleem, kan je met het 5 waarom’s diagram dieper ingaan op een probleem en de onderliggende oorzaak-en-gevolg relatie analyseren.
Bekijk onze ultieme gids voor visgraatdiagrammen om te leren hoe je het toepast.
Affiniteit Diagram
Affiniteitsdiagrammen helpen je grote hoeveelheden gegevens te verzamelen en te ordenen om patronen en thema’s te identificeren. Dit kan van pas komen wanneer je een vergadering leidt om een heleboel gegevens uit onderzoek, brainstormsessies enz. te analyseren en te begrijpen.
Flowchart
Probeer je een proces te optimaliseren? Knelpunten in je proces opsporen? Of een nieuw proces ontwerpen? Flow charts kunnen je helpen bij deze doeleinden en nog veel meer.
Een flow chart is in feite een visualisatie van processtappen. Het kan ook helpen bij het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen.
Hier is onze ultieme gids voor flowcharts om te leren hoe je ze moet gebruiken.
Zes denkhoeden
Dit is een ander instrument om ervoor te zorgen dat je vergaderingen zeer productief zijn. De zes denkhoeden is een instrument waarmee je de verschillende perspectieven van de vergaderplatforms kunt verkennen.
Hoe leid je een vergadering: Richtlijnen voor doeltreffende vergaderingen
Elk lid wordt gevraagd om beurtelings de verschillende gekleurde hoeden (die staan voor verschillende perspectieven) te dragen en zijn mening over de zaak te geven. Leer hier meer in detail hoe je de zes denkhoedentechniek kunt gebruiken.
Hier zijn nog een paar visuele brainstormtechnieken die je kan gebruiken tijdens je vergaderingen en groepsdiscussies.
Nog meer tips over hoe je een vergadering moet leiden?
De stappen die we in dit bericht hebben opgesomd zijn gemakkelijker te volgen en garanderen succes. Combineer ze met de hulpmiddelen die we hebben genoemd om een maximale productiviteit tijdens je vergaderingen te garanderen.
Welke andere tips heb je voor het leiden van een vergadering? Deel ze met ons in de commentaar sectie hieronder.
