Tutorial voor bedrijfsprocesmodellering (BPMN tutorial met uitleg over functies)

Omdat er veel definities zijn en er meerdere manieren zijn om dit te doen, kan bedrijfsprocesmodellering (BPM) een beetje verwarrend zijn, vooral voor een beginner. Maar als je dieper gaat, zul je beseffen dat er niet veel verschil is in de meeste benaderingen. Deze business process modeling tutorial helpt u meer te weten te komen over de verschillende definities, functies, geschiedenis achter BPM. En we zullen ook kort ingaan op de verschillende technieken voor het modelleren van bedrijfsprocessen.

Definitie van bedrijfsprocesmodellering

Onder de vele definities die online beschikbaar zijn voor Business Process Modeling, zijn er maar weinig die onze aandacht trokken;

• BPM is een mechanisme om de huidige of beoogde toekomstige toestand van een bedrijfsproces te beschrijven en te communiceren.
• BPM is een middel om de stappen, de deelnemers en de beslissingslogica in bedrijfsprocessen te vertegenwoordigen.
• BPM is een methode om de efficiëntie en de kwaliteit van de organisatie te verbeteren. Het begon in de kapitaal- en winstgerichte sector, maar de methodiek is toepasbaar op elke georganiseerde activiteit.
• BPM is gericht op het verbeteren van de bedrijfsprestaties door het optimaliseren van de efficiëntie van het verbinden van activiteiten in de levering van een product of dienst.
• BPM is een set van activiteiten om bedrijfsprocessen op een formele manier weer te geven die analyse en verdere verbetering van deze processen mogelijk maakt.
• Business Process Modeling is een combinatie van verschillende procesgerelateerde stappen zoals Process Mapping, Process Discovery, Process Simulation, Process Analysis en Process Improvement.

Met alles wat hierboven waar is, kan het worden samengevat als hoe het werk wordt gedaan in een onderneming of een organisatie.

Hoe BPM evolueerde

BPM is in de afgelopen twee tot drie decennia snel ontstaan en heeft eerdere praktijken van organisatorische efficiëntie, zoals de Time and Motion Study (TMS) of Total Quality Management (TQM), vervangen. Een dergelijke vraag naar BPM is een gevolg van,

• Vergroten van de transparantie en verantwoordingsplicht van alle organisaties, inclusief openbare diensten en overheid
• Toename van het gebruik van informatie- en communicatiesystemen
• Moderne complexiteit van het bedrijfsleven

BPM kan worden beschouwd als een kwaliteitsmanagementhulpmiddel vanwege zijn I) technische aard, 2) de nadruk op het proces en 3) de analytische benaderingen & verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de verbetering van de kwaliteit, in de markt. Het modelleren van bedrijfsprocessen is zeer nuttig in het verandermanagement van organisaties.

Opmerkelijke functies voor bedrijfsprocesmodellering

Een samenvattende lijst van BPM-functies is als volgt;

• BPM is meestal een schema dat een opeenvolging van activiteiten weergeeft. Het toont meestal gebeurtenissen, acties en links of verbindingspunten, in de volgorde van eind tot eind.
• Het richt zich vooral op processen, acties en activiteiten, enz.
• Een Business Process Model omvat zowel IT-processen als mensenprocessen.
• Business Process Modelling is cross-functioneel en combineert meestal het werk en de documentatie van meer dan één afdeling in de organisatie.
• Middelen zijn in de BPM opgenomen voor wat betreft de manier waarop ze worden verwerkt.
• Mensen (teams, afdelingen, enz.) zijn in BPM te vinden in termen van wat ze doen, naar wat, en meestal wanneer en om welke redenen, vooral wanneer er verschillende mogelijkheden of opties bestaan, zoals in een stroomdiagram.
• Business Process Modelling kan ook activiteiten omvatten van processen en systemen van externe organisaties die in het primaire proces worden ingevoerd.
• In de bedrijfsvoering van grote organisaties worden Business Process Models vaak meer in detail geanalyseerd en gerepresenteerd dan in kleine organisaties, vanwege de schaal en de complexiteit.
• Business Process Modelling wordt tot op zekere hoogte ook bepaald door de verschillende geautomatiseerde tools of software die wordt gebruikt bij de toepassing van de methoden. Deze tools evolueren met de verandering van de tijd en daarom wordt geadviseerd om open te staan voor hoe BPM kan worden gebruikt.

Bedrijfsprocesmodel Hiërarchie

Het volgen van de hiërarchie wordt vooral gebruikt in de procesmodellering voor grote ondernemingen. Het categoriseert alle processen van een organisatie in vijf niveaus, zodat het gemakkelijker is om het resultaat te stroomlijnen

Geschiedenis van bedrijfsprocesmodellering

De oorsprong van BPM gaat eeuwen terug. Laten we dus even snel een beknopte geschiedenis ervan doornemen. In de oudheid gebeurde de productie in de huisnijverheid door één persoon die een item maakte van het begin tot het einde. Toen fabrieken een standaard werden, bleken veel medewerkers die in één keer een product maakten tijdrovend en inefficiënt te zijn.

In 1776 “Divisie van arbeid” – Adam Smith betoogde dat het opsplitsen van het productieproces en het creëren van eigenaardige taken het proces eenvoudig en snel zou versnellen. Hij liet zien dat als de verschillende stadia van de productie door verschillende mensen in een keten van activiteiten zouden worden uitgevoerd, het resultaat veel efficiënter zou zijn. Zo is het bedrijfsproces geboren.

Vroege jaren 1900 “Tijd en Beweging” – Vooruitdenkend heeft Frederik Winslow Taylor zijn “tijdstudie” samengevoegd met “bewegingsstudie” van Frank & L. Gilbreth, wat resulteerde in nieuwe wetenschappelijke managementmethoden (1911) en de beruchte “tijd en beweging” studies. Deze studies documenteerden en analyseerden de werkprocessen met als doel de tijd die nodig is en het aantal acties dat nodig is voor elk proces te verminderen, waardoor zowel de productiviteit als de efficiëntie van de werknemers wordt verbeterd. Dit werd enthousiast omarmd door de werkgevers en met cynisme en animositeit bekeken door de werknemers.

Begin tot medio 1900 “de enige beste manier” – Frank Gilbreth ontwikkelde de eerste methode voor het documenteren van de processtroom. Hij presenteerde zijn paper ‘Process charts – First Steps to Finding the One Best Way’ aan de American Society for Mechanical Engineers (ASME) in 1921. In 1947 werd de ASME Standard for Process Charts universeel toegepast, waarbij de oorspronkelijke notatie van Gilbreth werd gebruikt.

In 1930 ontgoocheling de assemblagelijn – In het eerste decennium van de^20e eeuw was ‘tijd en beweging’ een bekend begrip, in overeenstemming met de moderne ‘wetenschappelijke’ tijd. In 1936 was de ontgoocheling echter al ingetreden, zoals blijkt uit Charlie Chaplins film Modern Times. De film satireerde de massaproductie en de assemblagelijn, wat een echo is van de culturele ontgoocheling met de sombere loopband van de industrie tijdens de grote depressie. Het is misschien geen toeval dat theorieën voor het optimaliseren van de productiviteit, en degenen die er het meest van profiteren, sterker in twijfel worden getrokken of bekritiseerd wanneer de economische cyclus in een recessie terechtkomt.

Mid jaren 1970 werkstroom – bloeide het onderzoek en de ontwikkeling van de kantoorautomatisering op tussen 1975 en 1985. Gespecialiseerde workflowtechnologieën en de term ‘workflow’ zijn in het leven geroepen. Hoewel BPM zijn historische oorsprong heeft in de workflow, zijn er twee belangrijke verschillen:

• Op documenten gebaseerde processen die door mensen worden uitgevoerd, staan centraal in workflowsystemen, terwijl BPM zich richt op zowel mensen als systeemprocessen.
• Workflow houdt zich bezig met processen binnen een afdeling, terwijl BPM zich richt op processen die de hele organisatie beslaan.

In 1980, de kwaliteit tijdperk – Kwaliteit of totaal kwaliteitsbeheer (TQM) was de modieuze management en business proces theorie, verdedigd door Deming en Juran. In eerste instantie gebruikt in engineering en productie, is het gebaseerd op de Japanse filosofie van Kaizen of continue verbetering. Het doel was het bereiken van incrementele verbeteringen in processen van kosten, kwaliteit, service en snelheid.

De belangrijkste aspecten van totaal kwaliteitsbeheer zijn nu mainstream geworden en met succes aangepast aan de bedrijven van de jaren 2000. Six Sigma en Lean manufacturing zijn de bekendste van deze methodes.

In de jaren 1990, Business Process Re-engineering (BPR)

In de vroege jaren 1990, Business Process Re-engineering heeft zijn intrede gedaan en begon te momentum te krijgen in het bedrijfsleven. Terwijl TQM (op dit punt geconfronteerd met een daling van de populariteit) tot doel had de bedrijfsprocessen stapsgewijs te verbeteren, eiste BPR een radicale verandering van de bedrijfsprocessen en -prestaties.

In 1993 ontwikkelden Michael Hammer en James Champy het concept in hun boek ‘Re-engineering the Corporation: Een Manifest voor Bedrijfsrevolutie’. Zij stelden dat het proces revolutionair, snel en drastisch was in plaats van evolutionair en incrementeel. Het was een groot succes en organisaties en consultants omarmden het met enthousiasme. De re-engineering-industrie groeide en zegevierde voordat deze begon af te nemen.

Tegen het einde van de jaren negentig was BPR als organisatiebrede aanpak dramatisch uit de gratie geraakt. Het bleek voor de meeste organisaties te langdradig te zijn, werd daarom slecht uitgevoerd en is als gevolg daarvan buitenspel gezet als organisatiebrede aanpak.

Critici van deze volledig ‘nieuwe bezemmethodologie’ zouden zeggen dat het onmogelijk is om van een schone lei te vertrekken in een reeds gevestigde organisatie. Andere kritiekpunten waren dat het ontmenselijkend en mechanistisch was, gericht op acties in plaats van op mensen (taylorisme).

Cruciaal is dat het wordt geassocieerd met de termen ‘uitstel’, ‘herstructurering’ en ‘inkrimping’ van organisaties, die allemaal op één hoop worden gegooid als eufemismen voor ontslagen. Niet wat Hammer en Champy voor ogen hadden.

In de jaren 2000, Business Process Modeling (BPM)

De beste principes van Business Process Re-engineering bestaan nog steeds in BPM, op een minder ingrijpende, minder brutale en beter beheersbare schaal. Met de lessen die zijn geleerd, kan en werkt Business Process Modeling, maar het moet met de nodige voorzichtigheid worden behandeld. De sleutel ligt in de uitvoering. Wanneer het op een gevoelige en inclusieve manier wordt uitgevoerd en geïmplementeerd, kan het goed zijn voor zowel het bedrijf als het personeel.

Voor een personeelsbestand dat in de administratie verdrinkt, veel ervan wordt herhaald of opnieuw in meerdere databases wordt ingevoerd, kan BPM een geweldige zaak zijn. Het kan tijd vrijmaken om zich te concentreren op de ‘value added’ taken die kracht geven en belonen: praten en luisteren naar klanten, beslissingen nemen of doen waar ze goed in zijn in plaats van zich bezig te houden met saaie en nietszeggende taken.

BPM is effectief zoals elke andere methode kan zijn. In de verkeerde handen kan het een organisatie en haar mensen verstikken en hinderen. De tool levert niet de resultaten op – wat telt is, hoe je het gebruikt.

Diverse Business Process Modeling technieken

Bij het implementeren van Business Process Modeling zijn er veel technieken die door de jaren heen zijn beproefd. Sommige hebben misschien weinig nadelen en sommige hebben bewezen succesvol te zijn.

1. Stroomdiagramtechniek
2. Datastroomdiagrammen-Yourdon’s techniek
3. Rol-activiteitendiagrammen (RAD)
4. Rol-interactie diagrammen (RID)
5. Gantt-diagram
6. Geïntegreerde definitie voor functiemodellering (IDEF)
7. Gekleurde Petri-netten (CPN)
8. Object georiënteerde methoden (OO)
9. Workflowtechniek
10. Simulatie
11. Business Process Modelling Notation (BPMN)
12. UML-activiteitendiagram

Een gedetailleerd overzicht van de bovenstaande BPM-technieken komt in ons volgende artikel aan bod. Creately ondersteunt de meeste van de technieken die in bovenstaande lijst worden genoemd.

Uw gedachten over deze Business Process Modeling Tutorial

Uw feedback houdt ons op de been en helpt ons om onze inhoud beter af te stemmen op uw behoeften. Als u vragen heeft over dit artikel laat dan een reactie achter en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.

En blijf op de hoogte voor ons volgende artikel waarin we verschillende BPM-technieken in detail zullen behandelen.

Meer Diagram Tutorials

• Sequentiediagram Tutorial: Volledige gids met voorbeelden
• Ultieme Stroomdiagram-handleiding ( Complete Stroomdiagram-handleiding met voorbeelden)
• Gebruik Case Diagram Tutorial ( Handleiding met voorbeelden )