Le guide facile du modèle de changement en 8 étapes de Kotter

Le changement est difficile. En particulier dans le contexte d’une organisation, le changement peut interrompre le statu quo et entraîner un conflit. Mais le changement est nécessaire. Et pour réussir à mettre en œuvre le changement, vous devez vous appuyer sur un cadre approprié.

C’est là que le modèle de changement en 8 étapes de Kotter entre en jeu. Il explique comment mettre en œuvre de manière systématique et efficace le changement dans une organisation.

Ce billet explique en détail le modèle de changement en 8 étapes de Kotter, ce qui simplifie le processus d’application à votre organisation.

Qu’est-ce que le modèle de changement en 8 étapes de Kotter ?

Le modèle de changement en 8 étapes de John Kotter est un cadre populaire pour la mise en œuvre réussie du changement organisationnel, et est utilisé dans de nombreux secteurs. Elle a été introduite dans son livre “Leading Change”, basé sur des années de recherche qui ont révélé qu’il n’y a que 30% de chances de réussir la mise en œuvre d’un changement organisationnel.

Le changement peut prendre la forme de nouvelles technologies, de fusions et d’acquisitions, de nouvelles stratégies, de transformations culturelles, etc.

Un peu à propos de Kotter

John P. Kotter, professeur à la Harvard Business School, est connu dans le monde entier comme l’autorité en matière de leadership et de changement.

Son livre à succès “Leading Change”, qui traite des erreurs que les organisations commettent souvent lors de la mise en œuvre du changement et d’un processus en huit étapes pour réussir le changement, est largement considéré par les managers comme la bible du changement dans le monde entier.

Quelles sont les 8 étapes du modèle de changement de Kotter ?

La mise en œuvre du changement n’est pas toujours facile. Les obstacles peuvent prendre diverses formes : le manque de travail d’équipe ou de leadership, les cultures de travail rigides, les attitudes arrogantes, la peur humaine générale, etc. peuvent perturber tout projet de mise en œuvre du changement.

Kotter met en évidence 8 étapes que les organisations devraient suivre pour surmonter de tels défis et mettre en œuvre avec succès des changements à grande échelle. En suivant ces étapes, l’organisation sera non seulement préparée, mais elle s’engagera aussi à adopter les changements.

Créer un sentiment d’urgence

Le processus doit commencer par l’établissement d’un sentiment d’urgence parmi les responsables et les employés. Toutes les personnes concernées doivent ressentir le besoin de changement ou le fait que le changement est essentiel à la croissance de l’organisation. Sans leur soutien, il sera difficile de maintenir l’élan de l’initiative de changement et de réaliser une transformation durable.

L’objectif de cette étape doit être de préparer les employés au changement à venir et de les motiver à offrir leur contribution.

Pour que cette étape réussisse, environ 75 % de la direction de l’organisation doit soutenir l’initiative de changement. Afin de créer un environnement où chacun est conscient du problème existant

• Identifier les menaces et les opportunités existantes qui affectent l’organisation. Ici, vous pouvez utiliser une analyse SWOT avec l’équipe. Sur cette base, vous pouvez ensuite élaborer des scénarios futurs décrivant ce qui pourrait se produire

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• Discutez ouvertement avec les employés de ce qui se passe et des raisons pour lesquelles le changement est nécessaire à ce moment-là
• Créer un forum pour parler des problèmes, des menaces et des solutions possibles
• Demandez aux parties prenantes et aux experts du secteur de vous soutenir dans votre prise de position

Mettre en place une coalition d’orientation

Cette étape est consacrée à la constitution d’une équipe compétente, dotée des compétences, des qualifications, de la réputation, des relations et du pouvoir suffisant pour diriger les efforts de changement et influencer les parties prenantes.

La taille de l’équipe variera en fonction de la nature du changement proposé. Cependant, une équipe efficace doit comprendre les personnes suivantes,

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• Le sponsor : il s’agit généralement d’un cadre supérieur qui sera responsable de l’initiative de changement. Ses responsabilités consistent notamment à fournir un soutien au niveau de la direction et les ressources nécessaires pour mener à bien l’initiative de changement.
• L’équipe de direction : les membres de cette équipe sont sélectionnés par le sponsor. Il est composé d’individus (leaders) disposant d’une autorité suffisante dans le domaine pour prendre des décisions et rassembler les ressources et le soutien nécessaires au projet. L’équipe sera chargée de développer la vision et les stratégies, de fournir les ressources, de supprimer les obstacles, de guider l’organisation pendant le processus, de résoudre les conflits et de communiquer avec les parties prenantes.
• L’équipe d’orientation constituée : elle comprend des personnes hautement crédibles et respectées qui représentent les groupes d’intérêt de l’organisation qui ont un intérêt dans le changement. Leur rôle est de communiquer la vision et de guider l’organisation tout au long du processus.
• Les équipes de changement : il s’agit de groupes de gestionnaires et de superviseurs dont la responsabilité est de s’assurer que les tâches sont menées à bien dans les délais impartis. Ils joueront également un rôle dans la conception et le déploiement du programme de changement.

Une fois l’équipe constituée, concentrez-vous sur la fixation d’objectifs clairs et le développement d’un environnement de confiance et d’engagement. Une équipe efficace doit :

• Avoir une compréhension commune de la nécessité du changement
• Avoir une compréhension commune de la mission et de la raison d’être de l’équipe, ainsi que des buts et objectifs qu’elle tente d’atteindre
• Avoir une idée claire des rôles et des responsabilités de chacun ainsi que des mesures de performance
• Comprendre les risques et les défis associés à l’initiative de changement et les facteurs de réussite
• Disposer de processus clairs pour mesurer le succès, prendre des décisions, suivre les problèmes et résoudre les conflits
• Disposer de canaux de communication clairs

Développer une vision et des stratégies

L’objectif de cette étape est de créer une vision sensée pour orienter l’initiative et de développer des stratégies efficaces pour aider l’équipe à la réaliser. Il aide à créer une image de ce à quoi ressemble l’avenir de l’organisation une fois le changement mis en œuvre.

La bonne vision permet de réussir le changement en inspirant et en guidant les actions et les décisions de l’équipe. Il doit également définir des objectifs clairs et réalistes pour permettre de mesurer facilement le succès et susciter l’intérêt des parties prenantes de l’entreprise.

Définir une vision claire et attrayante,

• L’aligner sur les valeurs centrales de l’organisation et de l’initiative de changement
• Accepter les idées des employés lors de l’élaboration de la vision
• Assurez-vous qu’il peut être communiqué facilement et qu’il est facile à comprendre par tous
• Incorporez des données telles que des prévisions, des données d’études de marché, des tendances commerciales, etc.
• Veillez à ce qu’il soit suffisamment simple pour être expliqué en cinq minutes ou moins

Communiquer la vision du changement

Dans cette étape, l’accent est mis sur la communication efficace de la vision et des stratégies de manière à encourager le reste de l’organisation à accepter et à soutenir l’initiative de changement.

L’objectif est de gagner le cœur et l’esprit des employés, de les amener à faire des sacrifices pour soutenir le changement, de leur faire croire que le changement est possible et que les avantages qui en découlent sont bénéfiques pour l’organisation et pour eux-mêmes.

Pour le faire efficacement,

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• Communiquez la vision et les stratégies aussi fréquemment que possible en les intégrant dans la prise de décision, la résolution des problèmes et les actions quotidiennes
• Joignez le geste à la parole. Il est important que les cadres supérieurs adoptent le comportement idéal qu’ils attendent du reste des employés
• Encouragez le retour d’information des employés et répondez ouvertement et honnêtement à leurs anxiétés, problèmes, colères et préoccupations
• Utilisez des mots simples pour communiquer le message afin d’éviter la confusion et le doute
• Utilisez tous les canaux de communication de l’organisation pour faire passer le message. Il peut s’agir de plateformes allant des courriels et des bulletins d’information à l’intranet de l’entreprise

Supprimer les obstacles à l’action

Lors de la mise en œuvre d’un changement à l’échelle de l’organisation, les obstacles peuvent être fréquents. Les obstacles peuvent prendre la forme de processus insuffisants, d’une résistance au changement de la part des employés eux-mêmes, de cadres déresponsabilisés, de politiques organisationnelles et de leur structure, etc.

Au cours de cette étape, la coalition d’orientation et la direction générale doivent s’attacher à éliminer les obstacles qui empêchent l’organisation de concrétiser sa vision du changement.

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• Comprendre clairement les obstacles au sein de l’organisation qui bloquent la mise en œuvre du changement. La coalition d’orientation, composée d’employés ayant des compétences différentes, peut aider à cette étape. Et une communication ouverte avec les employés et les parties prenantes peut également aider à identifier les obstacles.
• Assurez-vous que les processus organisationnels, les structures, les politiques, les systèmes de récompense, etc. sont alignés sur la nouvelle vision du changement.
• Reconnaître et récompenser les employés qui travaillent activement à la mise en œuvre du changement
• Donnez aux employés les moyens de faire de leur mieux et de relever les défis avec succès en leur offrant la formation, l’encadrement et le tutorat nécessaires.

Réaliser des gains à court terme

La réalisation d’une véritable transformation complète peut prendre du temps. Le fait de rester si longtemps sans aucune victoire à célébrer peut décourager les employés. Pour maintenir l’élan et encourager les employés à continuer à soutenir l’initiative, il est important de fixer des objectifs à court terme à atteindre et à célébrer dès le début du processus de changement.

Une victoire à court terme est une victoire qui peut être mise en œuvre dans un court laps de temps. Ce gain rapide doit être visible dans toute l’organisation, sans ambiguïté, et lié à l’initiative de changement.

• Identifiez les gains réalisables à court terme ; par exemple, il peut s’agir d’efforts permettant de réduire les coûts, d’améliorer les processus, d’augmenter les bénéfices, etc. Il est important d’examiner attentivement les avantages et les inconvénients de l’objectif que vous choisissez, car le fait d’échouer à un objectif précoce peut décourager l’équipe.
• Décomposez le projet de changement en petites parties avec des objectifs à court terme
• Reconnaissez et récompensez ceux qui sont responsables de ces gains rapides pour encourager les autres employés à faire de même

Tirer parti du changement

Cette étape consiste à soutenir la mise en œuvre du changement en s’assurant que les équipes travaillent avec persévérance à la réalisation de la vision du changement tout en mesurant les progrès accomplis. Il est important de veiller à ce que l’équipe ne crie pas victoire prématurément après quelques victoires rapides.

Pour poursuivre la dynamique du changement,

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• Après chaque victoire, identifiez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné afin de déterminer ce qui doit être amélioré
• Consolider les gains obtenus grâce aux succès rapides et continuer à travailler à la mise en œuvre de changements plus importants dans toute l’organisation
• Identifier et supprimer les processus inutiles et les interdépendances
• Continuer à communiquer la vision et à offrir des avantages

Faire en sorte que le changement tienne la route

Au cours de cette étape, les responsables du changement s’efforcent de créer une nouvelle culture dans laquelle le changement peut s’imposer. Il s’agit notamment de modifier les normes et valeurs organisationnelles, les processus, les systèmes de récompense et d’autres éléments d’infrastructure pour s’assurer que tout s’aligne sur la nouvelle orientation.

Pour réussir à mettre en œuvre le changement,

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• Discutez de l’importance des nouveaux changements en soulignant les avantages qu’ils apportent
• Identifiez et intégrez les normes et les valeurs qui renforcent le changement
• Incorporez ces nouvelles normes et valeurs lors de la sélection et du recrutement de nouveaux talents, de la promotion des employés, etc.
• Créez de nouveaux programmes de formation et de développement pour aider les employés à développer des aptitudes et des compétences adaptées aux nouveaux changements
• Améliorez ou éliminez les processus organisationnels qui ne s’alignent pas sur la nouvelle culture. De même, éliminez les personnes qui entravent le progrès.

Prêt à mettre en œuvre le changement ?

La mise en œuvre d’un changement à l’échelle d’une organisation n’est ni rapide ni facile. Cela demande de la patience, de la préparation et de la persévérance. Le modèle de changement en 8 étapes de Kotter constitue un bon cadre pour vous aider à rester sur la bonne voie pendant ce long voyage. En suivant ces 8 étapes, vous pouvez assurer la réussite de la mise en œuvre du changement au sein de votre organisation.

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