Verandering is moeilijk. Vooral in de context van een organisatie kan verandering de status quo onderbreken en tot conflicten leiden. Maar verandering is nodig. En om veranderingen met succes door te voeren, moet je kunnen vertrouwen op een goed kader.
Dit is waar Kotter’s 8 stappen veranderingsmodel in het spel komt. Het schetst hoe veranderingen systematisch en effectief in een organisatie kunnen worden doorgevoerd.
In dit artikel wordt het 8 stappen veranderingsmodel van Kotter in detail uitgelegd, waardoor het proces van het toepassen ervan op je organisatie wordt vereenvoudigd.
Wat is Kotter’s 8 stappen veranderingsmodel
John Kotter’s 8 stappen veranderingsmodel is een populair raamwerk voor het succesvol implementeren van organisatorische verandering, en wordt gebruikt in veel industrieën. Het werd geïntroduceerd in zijn boek “Leading Change” dat gebaseerd was op jaren van onderzoek dat aantoonde dat er slechts 30% kans is op een succesvolle implementatie van organisatorische verandering.
Verandering kan komen in de vorm van nieuwe technologieën, fusies en overnames, nieuwe strategieën, culturele veranderingen, enz.
Een introductie tot Kotter
John P. Kotter, professor aan de Harvard Business School, staat wereldwijd bekend als de autoriteit op het gebied van leiderschap en verandering.
Zijn bestseller “Leading Change”, dat ingaat op de fouten die organisaties vaak maken bij het doorvoeren van verandering en een achtstappenproces voor het succesvol tot stand brengen van verandering, wordt door managers over de hele wereld beschouwd als de bijbel van de verandering.
Wat zijn de 8 stappen in Kotter’s veranderingsmodel
Verandering doorvoeren is niet altijd gemakkelijk. Belemmeringen kunnen verschillende vormen aannemen; gebrek aan teamwork of leiderschap, rigide arbeidsculturen, arrogante attitudes, algemene menselijke angst, enz. kunnen elk project voor het doorvoeren van veranderingen verstoren.
Kotter belicht 8 stappen die organisaties moeten volgen om dergelijke uitdagingen te overwinnen en grootschalige verandering met succes in gang te zetten. Als deze stappen worden gevolgd, zal de organisatie aan het eind van het proces niet alleen voorbereid zijn, maar zich ook inzetten om de veranderingen te omarmen.
Een gevoel van urgentie creëren
Het proces moet beginnen met het creëren van een gevoel van urgentie bij zowel managers als werknemers. Alle betrokkenen moeten de noodzaak van verandering voelen of vinden dat verandering van cruciaal belang is voor de groei van de organisatie. Zonder hun steun zal het moeilijk zijn om de dynamiek van het veranderingsinitiatief vast te houden en een blijvende transformatie tot stand te brengen.
Het doel van deze stap moet zijn om de werknemers voor te bereiden op de komende verandering en hen te motiveren om hun bijdrage te leveren.
Wil deze stap slagen, dan moet ongeveer 75% van het management van de organisatie het veranderingsinitiatief steunen. Om een omgeving te creëren waarin iedereen zich bewust is van het bestaande probleem
- Identificeer bestaande bedreigingen en kansen die van invloed zijn op de organisatie. Hier kunt u een SWOT-analyse met het team gebruiken. Op basis daarvan kun je dan toekomstscenario’s ontwikkelen die weergeven wat er zou kunnen gebeuren
- null
- Bespreek openlijk met de werknemers wat er gebeurt en waarom verandering op dit moment noodzakelijk is
- Een forum creëren om te praten over de problemen, de bedreigingen en de mogelijke oplossingen
- Vraag steun van belanghebbenden en deskundigen uit de sector om je standpunt te onderbouwen
Het samenstellen van een begeleidingscoalitie
Deze stap is gewijd aan het samenbrengen van een competent team met de juiste vaardigheden, kwalificaties, reputatie, connecties en voldoende macht om leiding te geven aan de veranderingsinspanningen en de stakeholders te beïnvloeden.
De omvang van het team zal variëren naar gelang van de aard van de voorgestelde wijziging. Een doeltreffend team moet echter de volgende supporters omvatten,
- null
- De sponsor: dit is gewoonlijk een hogere leidinggevende die verantwoordelijk zal zijn voor het veranderingsinitiatief. Zijn/haar verantwoordelijkheden omvatten het verschaffen van steun op directieniveau en de nodige middelen om het veranderingsinitiatief uit te voeren.
- Het senior begeleidingsteam: de leden hiervan worden geselecteerd door de sponsor. Het bestaat uit personen (leiders) met voldoende gezag in het gebied om beslissingen te nemen en de relevante middelen en steun voor het project te verzamelen. Het team zal verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de visie en strategieën, het verschaffen van de middelen, het wegnemen van obstakels, het begeleiden van de organisatie tijdens het proces, het oplossen van conflicten en het communiceren met de stakeholders.
- Verzameld begeleidingsteam: dit omvat zeer geloofwaardige en gerespecteerde mensen die de kiesgroepen in de organisatie vertegenwoordigen die belang hebben bij de verandering. Hun rol is de visie over te brengen en de organisatie door het proces te loodsen.
- Veranderingsteams: dit zijn de groepen managers en supervisors die ervoor moeten zorgen dat de taken op tijd met succes worden voltooid. Zij zullen ook een rol spelen bij het ontwerp en de uitvoering van het veranderingsprogramma.
Zodra een team is samengesteld, moet je je concentreren op het stellen van duidelijke doelen en het ontwikkelen van een omgeving van vertrouwen en betrokkenheid. Een doeltreffend team moet
- Een gedeeld inzicht hebben in de noodzaak van verandering
- Een gemeenschappelijk begrip hebben van de missie en het doel van het team, alsook van de doelstellingen die het wenst te bereiken
- Een duidelijk idee hebben van elkaars taken en verantwoordelijkheden en van de prestatiemaatstaven
- De risico’s en uitdagingen in verband met het veranderingsinitiatief en de succesfactoren begrijpen
- Duidelijke processen voor het meten van succes, besluitvorming, opsporen van problemen en oplossen van conflicten
- Duidelijke communicatiekanalen hebben
Visie en strategieën ontwikkelen
Het doel van deze stap is een zinnige visie te creëren om het initiatief te sturen en doeltreffende strategieën te ontwikkelen om het team te helpen die visie te verwezenlijken. Het helpt een beeld te schetsen van hoe de toekomst van de organisatie eruit ziet als de verandering eenmaal is doorgevoerd.
De juiste visie helpt verandering succesvol te realiseren door teamacties en -beslissingen te inspireren en te sturen. Ook moeten duidelijke en realistische doelstellingen worden geformuleerd om het succes gemakkelijk te kunnen meten en de belangstelling van de belanghebbenden van het bedrijf te wekken.
Een duidelijke en aansprekende visie neerzetten,
- null
- Stem het af op de waarden die centraal staan in de organisatie en het veranderingsinitiatief
- Accepteer de ideeën van werknemers bij het ontwikkelen van de visie
- Zorg ervoor dat het gemakkelijk kan worden overgebracht en voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is
- Opnemen van gegevens zoals prognoses, gegevens uit marktonderzoek, zakelijke trends, enz.
- Zorg ervoor dat het eenvoudig genoeg is om in vijf minuten of minder te worden uitgelegd
Communiceren van de verandervisie
In deze stap ligt de nadruk op het effectief communiceren van de visie en de strategieën op manieren die de rest van de organisatie helpen om het veranderingsinitiatief te accepteren en te steunen.
Het doel hier is de harten en geesten van de werknemers te veroveren; hen ertoe te brengen offers te brengen om de verandering te steunen, hen te doen geloven dat verandering mogelijk is en dat de daaruit voortvloeiende voordelen zowel voor de organisatie als voor henzelf het beste zijn.
Om dit effectief te doen,
- Communiceer de visie en strategieën zo vaak als je kunt door ze op te nemen in de dagelijkse besluitvorming, probleemoplossing en acties
- Zeg wat je zegt. Het is belangrijk dat het hogere management het ideale gedrag vertoont dat ze van de rest van het personeel verwachten
- Feedback van werknemers aanmoedigen en open en eerlijk ingaan op hun angsten, problemen, woede en zorgen
- Gebruik eenvoudige woorden bij het overbrengen van de boodschap om verwarring en twijfel te voorkomen
- Maak gebruik van alle organisatorische communicatiekanalen om het woord naar buiten te brengen. Dit kan platforms omvatten variërend van e-mails en nieuwsbrieven tot het bedrijfsintranet
Belemmeringen voor actie wegnemen
Bij het doorvoeren van organisatiebrede veranderingen kunnen zich vaak obstakels voordoen. Barrières kunnen de vorm aannemen van ontoereikende processen, weerstand tegen verandering bij de werknemers zelf, managers die hun bevoegdheden verliezen, het beleid en de structuur van de organisatie, enz.
En in deze stap moeten de leidende coalitie en het senior management zich richten op het wegnemen van die obstakels die de organisatie de weg versperren om de veranderingsvisie te realiseren.
- null
- Duidelijk inzicht in de barrières binnen de organisatie die de implementatie van verandering in de weg staan. De begeleidende coalitie, die bestaat uit werknemers met verschillende deskundigheid, kan bij deze stap helpen. En een open communicatie met werknemers en belanghebbenden kan ook helpen de belemmeringen te identificeren.
- Zorg ervoor dat organisatorische processen, structuren, beleidslijnen, beloningssystemen, enz. in overeenstemming zijn met de nieuwe veranderingsvisie.
- Erken en beloon werknemers die actief werken aan het doorvoeren van veranderingen
- Stel werknemers in staat het beste van zichzelf te geven en uitdagingen met succes aan te gaan door hun de nodige opleiding, coaching en begeleiding te geven.
Successen op korte termijn behalen
Het kan tijd kosten om een volledige transformatie te bewerkstelligen. Zo lang zonder overwinningen te vieren kan werknemers ontmoedigen. Om de vaart erin te houden en werknemers aan te moedigen het initiatief te blijven steunen, is het belangrijk om al vroeg in het veranderingsproces kortetermijndoelen te stellen en te vieren.
Een kortetermijnwinst is er een die binnen een korte periode kan worden doorgevoerd. Zo’n quick win moet zichtbaar zijn in de hele organisatie, ondubbelzinnig zijn, en verband houden met het veranderingsinitiatief.
- null
- Identificeer haalbare kortetermijnwinsten; dit kunnen bijvoorbeeld inspanningen zijn die kunnen helpen om kosten te besparen, processen te verbeteren, de winst te verhogen, enz. Het is belangrijk dat je de voor- en nadelen van het gekozen doel grondig overweegt, aangezien het falen van een vroeg doel het team kan ontmoedigen.
- Breek het veranderingsproject op in kleinere delen met kortetermijndoelstellingen
- Erken en beloon degenen die verantwoordelijk zijn voor deze quick wins om ook andere werknemers aan te moedigen
Voortbouwen op de verandering
Bij deze stap gaat het erom de implementatie van de verandering te ondersteunen door ervoor te zorgen dat de teams aanhoudend werken aan de verwezenlijking van de veranderingsvisie, terwijl de vooruitgang wordt gemeten. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat het team niet voortijdig winst gaat vieren na een paar snelle overwinningen.
Om het momentum van verandering voort te zetten,
- null
- Stel na elke overwinning vast wat werkte en wat fout ging om te beslissen wat moet worden verbeterd
- Consolideer de voordelen van de quick wins en blijf werken aan het doorvoeren van grotere veranderingen in de hele organisatie
- Onnodige processen en onderlinge afhankelijkheden opsporen en verwijderen
- Doorgaan met het communiceren van de visie en het leveren van voordelen
Zorg ervoor dat verandering blijft bestaan
In deze stap werken de veranderingsleiders aan het koesteren van een nieuwe cultuur waarin verandering blijft bestaan. Dit omvat het veranderen van organisatorische normen en waarden, processen, beloningssystemen en andere infrastructuurelementen om ervoor te zorgen dat alles in lijn is met de nieuwe richting.
Om veranderingen succesvol door te voeren,
- null
- Bespreek het belang van de nieuwe veranderingen door te wijzen op de voordelen ervan
- Normen en waarden vaststellen en integreren die de verandering versterken
- Integreer deze nieuwe normen en waarden bij het selecteren en aanwerven van nieuw talent, het bevorderen van werknemers, enz.
- Nieuwe opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s opzetten om de werknemers te helpen vaardigheden en bekwaamheden te ontwikkelen die relevant zijn voor de nieuwe veranderingen
- Verbeteren of elimineren van organisatorische processen die niet op één lijn liggen met de nieuwe cultuur. Verwijder ook personen die de vooruitgang belemmeren.
Klaar om verandering door te voeren?
Het doorvoeren van veranderingen in de hele organisatie is niet snel of gemakkelijk. Het vereist geduld, voorbereiding en doorzettingsvermogen. Een goed kader om jezelf te helpen op koers te blijven tijdens deze lange reis, is het 8 stappen veranderingsmodel van Kotter. Door deze 8 stappen te volgen, kun je zorgen voor een succesvolle implementatie van verandering binnen je organisatie.
Heb je iets toe te voegen? Laat het ons weten in de commentaar sectie hieronder.
