“Правило большого пальца гласит, что паршивый процесс отнимает в десять раз больше часов, чем требует сама работа” -Билл Гейтс
Первый шаг к оптимизации рабочих процессов – определение того, что их замедляет. Существует множество методик совершенствования процессов, позволяющих выявить узкие места и неэффективность ваших процессов. В этом руководстве дается краткий обзор каждого из методов совершенствования процессов. В этой серии мы подробно остановимся на каждом из них. Здесь мы перечислим самые эффективные из них, которые вы можете легко использовать. Прокрутите вниз, чтобы узнать об этом, инструменты бережливого производства
Инструменты шести сигм
Другое
Инструменты бережливого производства
Инструменты Lean используются для устранения бесполезных этапов процесса или действий, которые не добавляют никакой ценности. 8 видов отходов, которые вы сможете устранить с помощью следующих инструментов бережливого производства, это
- Дефекты
- Перепроизводство
- Ожидание
- Неиспользуемые таланты
- Транспорт
- Инвентаризация
- Движение
- Дополнительная обработка
Избавление от этих бесполезных этапов в ваших процессах поможет вам повысить качество продукции, сократить время выполнения заказа и снизить общие затраты. Вот 3 инструмента Lean, которые вы можете использовать для улучшения своих бизнес-процессов.
5S
Организованная офисная среда является залогом эффективности процессов. Используя методологию 5S, вы можете создать чистую, безопасную и продуктивную среду для своей команды. Обычно используется в:
Все виды промышленности, от производства до малого бизнеса
Полезно для:
- содействие безопасности
- снижение затрат
- повышение эффективности процессов/команд
- удаление отходов из производственных процессов
Документация:
- Фотографии (рабочих мест до и после внедрения 5S)
- Документы о деятельности команды или контрольные списки
- Оценочные формы для проверки состояния первых 3 шагов
- Перечень рекомендаций по поддержанию организованности и чистоты в офисе
Простота использования:
Поскольку он не требует технического анализа, его может использовать каждый на работе
Как использовать:
Вот шаги, которые необходимо выполнить при внедрении 5S
Составление карты потока создания стоимости
Карта потока создания стоимости – это графическое представление потока материалов и информации, необходимых для доставки продукта или услуги клиенту. Обычно используется в:
Обрабатывающая промышленность
Полезно для:
- Выявление отходов внутри и между процессами
- Получение представления о принятии решений и потоках процессов
- Определение и приоритизация областей для улучшения
- Постановка измеримых целей для задач по улучшению
Документация:
- Карта текущего состояния, показывающая, как вы обслуживаете своих клиентов в настоящее время
- Карта будущего состояния, показывающая, как будет выглядеть процесс после внесения изменений
Простота использования:
Процесс составления карты может занять до 3 дней, но с правильной командой это можно сделать быстрее.
Как использовать:
Ознакомьтесь с кратким руководством по картированию потока создания стоимости, чтобы начать работу.
Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн
Нужно больше бесплатных шаблонов карты потока ценностей, которые вы можете редактировать?
Кайдзен
Кайдзен – это техника, которая призывает к постоянному совершенствованию каждой функции вашего бизнеса. Он может быть реализован через цикл PDCA. Обычно используется в:
Департаменты управления, а также те, кто работает в кружках контроля качества, анализаторы утилизации отходов и простые рабочие
Полезно для:
- Улучшение процессов, качества продукции/услуг и удовлетворенности клиентов
- Повышение продуктивности команды и удовлетворенности работой
- Повышение безопасности и ускорение доставки
Документация:
- Отчеты о текущей ситуации на рабочем месте
- Опросы для проверки отношения коллектива к удовлетворенности работой
- План стратегии кайдзен, направленный на повышение производительности команды
Простота использования:
Это постоянный процесс, требующий активного участия всей компании
Как использовать:
Для достижения оптимальных результатов следуйте приведенным ниже шагам на каждом этапе цикла.
Инструменты шести сигм
Шесть сигм” – это просто более разумный способ управления бизнесом. Речь идет о сборе данных о процессах, чтобы понять, что происходит. Затем эти данные анализируются и интерпретируются для поиска эффективных способов улучшения процесса. Поступая таким образом, вы получаете
- Повышение удовлетворенности клиентов
- Сократите время цикла
- Снизить количество дефектов
Давайте рассмотрим несколько инструментов “шести сигм”, которые широко используются для улучшения процессов на предприятиях.
DMAIC
DMAIC – это 5-шаговый метод (прямой потомок цикла “План-До-Проверка-Акт”), который используется для улучшения текущих процессов. Если ваши продукты/услуги или бизнес-процессы не соответствуют ожиданиям клиентов или работают плохо, DMAIC поможет вам выяснить причину и найти долгосрочные решения проблемы. Обычно используется в:
Все виды промышленности, особенно команды, работающие над проектами
Полезно для:
- Совершенствование процессов или продукции
- Поиск решений для проблем в рамках процессов
- Сокращение лишних расходов и времени
Документация:
- Устав проекта
- Карта процесса с указанием входов и выходов процесса
- Данные о результативности проекта
- Документация нового решения
Простота использования:
Его можно внедрить за несколько месяцев или в течение года
Как использовать:
Ниже перечислены шаги, которые необходимо предпринять для внедрения метода DMAIC.
DMADV
DMADV, также известный как Design for Six Sigma (DFSS), используется для создания новых процессов на уровне качества Six Sigma. Если существующие процессы не соответствуют требуемым уровням качества даже после их оптимизации, пришло время провести DMADV, чтобы внести эволюционные изменения. Или, другими словами, создайте новый и лучший процесс. Обычно используется в:
Все виды промышленности, особенно в обрабатывающей промышленности
Полезно для:
- Разработка нового процесса/продукта
- Сокращение ошибок в продуктовой линейке
- Повышение удовлетворенности клиентов
- Увеличение прибыли
Документация:
- Информация об исторических данных о процессе/продукте
- Отзывы клиентов/обзоры
Простота использования:
Эта методология может быть внедрена в течение нескольких месяцев или даже лет
Как использовать:
Выполните следующие шаги для внедрения DMADV
Анализ причин и следствий
Она также известна как диаграмма рыбьей кости или диаграмма Исикавы. Это техника, которая может быть использована для визуального отображения причин определенной проблемы или эффекта. Обычно используется в:
Все виды промышленности
Полезно для:
- Выявление и анализ всех возможных причин проблемы/следствия
- Фасилитация мозговых штурмов по решению проблем в команде
Документация:
Документы об информации, относящейся к анализируемым вопросам
Простота использования:
Может помочь команде определить и проанализировать причины проблемы за один сеанс мозгового штурма
Как использовать:
Вот окончательное руководство по диаграммам “рыбьей кости”, которое поможет вам начать работу.
Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн
Получите больше бесплатных шаблонов диаграмм “рыбья кость”, которые вы можете быстро редактировать онлайн.
Анализ SIPOC
Анализ SIPOC – это техника, которая помогает упорядочить данные о людях и вещах, участвующих в ваших бизнес-процессах. Обычно используется в:
Обрабатывающая промышленность
Полезно для:
- Определение всех соответствующих элементов, необходимых для проекта по улучшению процессов
- Определять сложные проекты, которые не имеют должного масштаба
- Понимание процесса на этапе определения DMAIC
Документация:
В анализе SIPOC вы будете перечислять данные по каждой из следующих категорий, и поэтому вам понадобится информация по ним.
- Поставщики: люди, отделы, организации и т.д., которые предоставляют вам исходные данные, необходимые для выполнения процесса
- Вход: сырье, оборудование, формы или информация и даже люди, которые необходимы для осуществления процесса
- Процесс: графическое изображение этапов процесса
- Выход: список того, что процесс предоставляет внутреннему и внешнему потребителю
- Клиент: список внутренних и внешних клиентов, которые будут получать ваши результаты
Простота использования:
5 колонок заполняются во время мозгового штурма. Если команда предоставляет соответствующую информацию, диаграмма может быть быстро заполнена и проанализирована.
Как использовать:
Соберите свою команду и запишите вышеуказанную информацию в схему/таблицу, подобную приведенной ниже.
Карты процессов
Карты процессов графически представляют каждый этап процесса. И они являются неотъемлемой частью документации процесса. Обычно используется в:
Все виды промышленности, от производства до маркетинга
Полезно для:
- Понимание того, как работают процессы
- Определение областей процесса, требующих изменений
Документация:
- Доступная информация о процессе, который картируется
- Должностные инструкции и обязанности тех, кто вовлечен в процесс
Простота использования:
Чтобы составить карту процесса, необходимо участие тех, кто в нем задействован. Сбор их в одном месте, составление схемы процесса и его анализ могут занять несколько дней, особенно если процесс сложный.
Как использовать:
Соберите свою команду, проведите мозговой штурм этапов процесса, определите границы процесса, расположите этапы в последовательном порядке, нарисуйте карту процесса и проверьте точность карты.
Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн
Хотите нарисовать карту процесса/ блок-схему? Используйте программное обеспечение для создания блок-схем Creately, чтобы сделать это быстро!
Карты процессов BPMN
Карта Business Process Modeling Notation – это стандартизированный способ создания визуальных моделей ваших бизнес-процессов. Обычно используется в:
Все виды промышленности, особенно бизнес-аналитики
Полезно для:
- Разбивка бизнес-процессов для упрощения анализа
- Выявление ошибок в процессах
- Разработка совершенно новых процессов
- Помочь заинтересованным сторонам понять, как ведется бизнес
Документация:
Информация о входах, выходах и т.д. бизнес-процесса
Простота использования:
Если вы знакомы со стандартами BPMN, то нарисовать диаграмму можно за день, при условии, что у вас есть четкое представление о том, как протекает процесс.
Получите больше бесплатных шаблонов BPMN, которые вы можете редактировать онлайн.
Хотите расширить список методологий совершенствования бизнес-процессов?
Мы рассмотрели ряд удобных методик совершенствования бизнес-процессов, которые вы можете использовать для оптимизации рабочего процесса и повышения производительности вашей команды. Используйте их и поделитесь с нами, как они помогли вам достичь поставленных целей. Какие еще методологии совершенствования процессов вы используете? В нашем следующем руководстве мы более подробно рассмотрим картирование процессов – важнейший метод совершенствования бизнес-процессов, который поможет вам повысить эффективность и сократить расходы.
