Одним из самых первых шагов на этапах жизненного цикла управления проектом является разработка устава проекта. Это помогает информировать каждого члена команды о том, за что он отвечает и что необходимо сделать.
Давайте дадим определение устава проекта и обсудим, как его создать. Мы добавили несколько полезных шаблонов устава проекта, которые помогут вам начать работу над проектом. Настройте их по своему вкусу и экспортируйте в виде изображений или SVG для добавления в презентации или документы.
Что такое устав проекта?
Устав проекта – это документ, в котором излагается видение проекта, его масштаб, цели, команда проекта и их обязанности, основные заинтересованные стороны, а также то, как он будет осуществляться, или план реализации. Он также известен как заявление о проекте и отчет об определении проекта.
Он помогает определить уровень полномочий руководителя проекта и направление проекта.
Устав проекта
- Описывает цель и результаты проекта
- Юридически санкционирует начало проекта
- Помогает следить за сроками выполнения проекта
- Помогает выявить ограничения и риски и определить превентивные меры
- Описывает общий обзор бюджета
- Помогает согласовать цели проекта с интересами заинтересованных сторон
Устав проекта в сравнении с планом проекта
Устав проекта – это инициативный документ высокого уровня, состоящий всего из нескольких страниц. В нем перечисляются цели проекта, объем, видение, команда, их обязанности и заинтересованные стороны.
С другой стороны, план проекта – это подробный документ, в котором описывается, как достичь целей проекта. В нем указываются результаты проекта, план действий, необходимые ресурсы и этапы.
Как разработать устав проекта
Здесь мы рассмотрим, как создать устав проекта и определим его ключевые элементы.
1. Определите видение проекта
Видение проекта выражается через его конечную цель и назначение. Его можно разделить на,
Область применения: Объясните границы проекта с точки зрения целей проекта, результатов, затрат, сроков и выполняемой работы. Определение объема проекта на ранней стадии жизненного цикла проекта очень важно, так как это повлияет на стоимость проекта и график его выполнения.
Задачи: При постановке целей убедитесь, что они соответствуют критериям SMART, или, другими словами, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Принимая во внимание общие цели организации, поставьте около 5 целей, которые должны быть достигнуты к концу проекта.
Результаты: Перечислите результаты, которые будут получены в конце каждого успешного достижения цели.
2. Определите заинтересованные стороны и клиентов
Заинтересованные стороны – это лица, которые имеют ключевую долю или интерес в успешном завершении проекта. Они могут быть как внутри компании, так и за ее пределами, и включать тех, кто финансирует ваш проект, а также членов команды и клиентов.
Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной ниже, чтобы распределить их по категориям и сделать имеющуюся у вас под рукой информацию более презентабельной и легкой для восприятия.
3. Создайте организационную схему
Теперь, когда вы определили команду проекта, уточните их обязанности.
Используйте оргсхему, чтобы перечислить их имена, роли и обязанности. В то же время, вы можете подчеркнуть отчетные отношения между членами с помощью соединительных линий.
4. Определите этапы проекта
Вехи представляют собой важные события в жизненном цикле проекта и включают даты начала и окончания проекта, успешное завершение ключевых результатов и т.д.
5. Создание плана ресурсов
Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для проекта: оборудование, машины, люди, материалы и т.д. Это может помочь вам при распределении бюджета.
6. Установите бюджет проекта
Перечислите расходы, которые ваша организация должна будет понести для реализации плана. Поскольку эти расходы могут меняться в ходе проекта, вы можете сделать приблизительные расчеты. Кроме того, запишите лицо, которое будет отвечать за утверждение расходов.
7. Перечислите зависимости, ограничения и риски
Зависимости: Определите и перечислите зависимости проекта, или виды деятельности, которые окажут влияние на начало или завершение другой задачи.
Ограничения: Выясните факторы, которые будут препятствовать достижению результатов проекта. Например, нехватка ресурсов или времени.
Риски: Риски могут возникнуть на любом этапе жизненного цикла проекта. Важно, чтобы вы заранее определили их и приняли меры предосторожности. Вот несколько отличных приемов управления рисками, которые могут пригодиться здесь.
8. Наметьте план реализации
Здесь вы составите план действий, выделив основные даты или этапы.
Визуальный устав проекта
Обычно устав проекта занимает 5-6 страниц. Это одна из основных причин, почему их упускают из виду в процессе управления проектами. Более простой способ написать устав проекта, который все смогут быстро прочитать и понять, приложив минимум усилий, – это визуализация.
Визуальные уставы проектов, подобные приведенным ниже, помогут вам собрать все элементы устава проекта на одной странице. Они легко читаются и визуально приятны.
Ниже приведены несколько примеров визуальных уставов проектов. Вы можете редактировать их в режиме онлайн, добавляя или удаляя элементы и настраивая их в соответствии с потребностями вашего проекта. Загружайте их как SVGs или как изображения для добавления в презентации, веб-сайты, вики компании, документы и т.д.
Шаблон 1
Шаблон 2
Шаблон 3
Каковы ваши мысли по поводу руководства?
На протяжении всего жизненного цикла проекта устав проекта играет важнейшую роль в поддержании заданного курса. В этом руководстве мы рассмотрели, что такое устав проекта, как его создать, а также некоторые редактируемые шаблоны устава проекта.
Есть ли лучшие практики, которым вы следуете при создании устава проекта? Поделитесь ими с нашими читателями в разделе комментариев ниже.
