6 наиболее распространенных кадровых проблем и способы их решения при помощи визуальных инструментов

Если вы работаете в отделе по управлению персоналом, вы наверняка уже знаете тысячу и один способ решения распространенных кадровых задач и проблем.

Но вот в чем загвоздка.

Решить их визуальными методами может быть гораздо проще.

Ниже приведены простые визуальные приемы, которые вы можете использовать для эффективного решения общих проблем управления человеческими ресурсами.

Наем

Независимо от того, нужно ли дополнить существующий штат или заменить тех, кто покинул компанию, привлечение лучших талантов может повлечь за собой ряд кадровых проблем. Вот несколько визуальных приемов, которые помогут вам эффективно справиться с ними.

Используйте карты процессов для оптимизации процесса

Ваш процесс найма отнимает слишком много времени, денег и ресурсов, не дает никаких результатов? Возможно, его нужно организовать иначе.

Комплексная карта процесса, в которой отображены все его стадии, поможет точно определить, где вам необходимо внести улучшения.

Совет: Убедитесь, что блок-схема процесса найма доступна для всех, кто в нем участвует, иначе они рискуют запутаться в том, за какой из этапов отвечает каждый из них.

Используйте блок-схемы для визуализации процесса собеседования

Вы можете добавить блок-схему, визуализирующую процесс собеседования, в электронное письмо с приглашением на собеседование. Укажите на блок-схеме период времени, который может потребоваться на каждом этапе. Это поможет кандидату прийти подготовленным.

Вот четыре способа использования блок-схем для повышения эффективности работы менеджеров.

Упомянутая блок-схема собеседования может выглядеть примерно так:

Используйте SWOT-анализ для подбора нужных сотрудников

Проведите SWOT-анализ каждого из кандидатов, попавших в шорт-лист. Определите, какими сильными и слабыми сторонами они обладают и какие возможности и риски несет в себе принятие этих людей на постоянную работу. Сопоставьте данные SWOT-анализа с вашими критериями отбора, чтобы выбрать идеального человека на конкретную должность.

Вот бесплатный редактируемый шаблон SWOT-анализа, с которого можно начать работу.

Введение в должность и адаптация новых сотрудников

Повышение вовлеченности и удержание новых сотрудников зависят от того, насколько успешным будет процесс адаптации. Ниже описаны визуальные инструменты и методики, которые позволяют его упростить.

Используйте блок-схемы для оптимизации процесса введения в должность

• В процесс принятия сотрудника на работу вовлечено большинство отделов компании, начиная с отдела кадров и заканчивая сотрудниками, отвечающими за расстановку мебели. Вы можете использовать блок-схему, чтобы уточнить шаги, которые должны быть предприняты каждым из отделов. Это поможет избежать путаницы и задержек.

Совет: Прикрепите эту блок-схему к электронному письму новому сотруднику, и он может стать программой первого дня на работе, которая поможет ему прийти подготовленным.

• Вы также можете разработать отдельную блок-схему процесса ориентации, в которой будут указаны все ключевые события, в которых новый сотрудник будет участвовать в первый день или в первую неделю. Добавьте «плавательные дорожки» для обозначения дат и времени, чтобы создать временную шкалу.

Вот шаблон диаграммы «плавательной дорожки», который вы можете использовать в этих целях:

Используйте организационные схемы для уточнения ролей и обязанностей

Раздайте новым сотрудникам полную оргсхему компании или их отдела. Это поможет им получить представление о своей роли в компании и быстро адаптироваться. Вы также можете выделить обязанности на диаграммах. А иерархическое расположение подчеркнет структуру подотчетности.

Вот список типов организационных схем, которые вы можете использовать.

Обучение/развитие талантов/оценка навыков

Чтобы добиться максимальной отдачи от своих сотрудников, необходимо заниматься их обучением и развитием их навыков. Вот как это сделать с помощью визуальных приемов.

Используйте блок-схемы для стандартизации процессов обучения и разработки стратегий

• После оценки текущего потенциала кадрового резерва вашей компании вы можете использовать блок-схему для создания стратегии развития талантов. Используйте «‎плавательные дорожки» для разделения различных этапов, таких как поиск кандидатов, отбор, прием на работу и обучение.
• В период обучения новый сотрудник проходит множество программ обучения, начиная от вводного инструктажа и заканчивая пожарными учениями. Отслеживать прохождение всех этих программ может быть непросто. Используйте блок-схемы для официальной регистрации пройденных программ. Не забудьте поделиться ими со всеми.

Использование организационных структур для создания перечня навыков

Оргструктура, содержащая такие данные, как должностные роли, обязанности, стаж и образование сотрудников, может использоваться для инвентаризации компетенций. Это может пригодиться при планировании стратегии развития кадрового потенциала, требующего понимания того, какие отделы нуждаются в развитии.

Вот шаблон оргсхемы, который вы можете редактировать и дополнять данными своей собственной организации

Используйте SWOT-анализ для оценки навыков

Точно так же, как и при подборе подходящего кандидата, SWOT-анализ можно использовать для оценки навыков тех сотрудников, которые уже находятся в штате. Вы даже можете попросить свою команду провести личный SWOT-анализ самих себя.

Распределение ресурсов

Проект нуждается в большом количестве ресурсов: от людей до оборудования и материалов.

Это требует больших затрат.

Когда дело доходит до распределения соответствующего персонала, вы можете упростить свою работу, используя диаграмму оргструктуры.

Используйте организационные диаграммы для выявления нужных людей

При планировании проектов необходимо распределять ресурсы. Из подробной оргструктуры можно понять, кто в команде/отделе подходит на эту должность и над какими проектами этот человек работает в данный момент.

Совет: Не забывайте своевременно обновлять организационную структуру и сделайте ее доступной всем сотрудникам. Так они смогут сами отмечать свою занятость на графике.

Решение проблем

Успешный специалист по управлению персоналом должен уметь решать проблемы. Вот визуальный прием, который вы можете использовать для легкого решения проблем.

Использование диаграмм типа «рыбий скелет» для выявления корневых причин

Диаграммы Исикавы — это отличный способ выявить корневые причины определенной проблемы. Скажем, вам нужно узнать, почему падает уровень производительности труда сотрудников; вы можете собрать команду для обсуждения и фиксировать основные тезисы, которые прозвучат во время вашего мозгового штурма, с использованием диаграммы «рыбий скелет», чтобы зафиксировать основные тезисы, которые прозвучали во время вашего мозгового штурма.

Тщательно проанализируйте диаграмму «рыбий скелет», и вы легко найдете первопричину вашей проблемы.

Вот бесплатный шаблон диаграммы «рыбий скелет», с которым можно работать прямо сейчас.

Планирование человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов, будь то наем, прием на работу или обучение, может оказаться трудным делом.

Но не в том случае, если вы…

Используете диаграммы связей (mind maps) для планирования своей работы

Диаграммы связей — отличный инструмент планирования. Используйте их, чтобы стимулировать полет мысли во время мозгового штурма и визуально структурировать информацию таким образом, чтобы получить общую картину планируемых работ.

Какие методы вы используете для решения самых распространенных проблем в сфере управления персоналом?

Команда HR ежедневно сталкивается со всевозможными проблемами, и ключ к их эффективному решению в большинстве случаев универсален: правильная организация процессов и легкий доступ к соответствующим данным.

Техники визуализации, о которых мы говорили выше, помогут вам эффективно выполнять оба этих действия. Используйте их для оптимизации общих задач и повышения эффективности работы вашего отдела кадров.

И не забудьте рассказать нам, с какими еще распространенными проблемами в области управления персоналом вы сталкивались и как вы их решаете.