Spotkania mogą okazać się stratą czasu, zasobów i talentu ludzi, jeśli nie są odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. Skuteczne spotkania, które faktycznie osiągają swoje cele i pozostawiają uczestników pełnych energii i zmotywowanych, wymagają odpowiedniej pracy – czyli właściwego planowania.
W tym wpisie omówimy, jak skutecznie przeprowadzić spotkanie. Znajdziesz tutaj również listę narzędzi wizualnych, które można wykorzystać podczas spotkań. Pomogą one w podejmowania decyzji, rozwiązywaniu problemów, burzy mózgów i generowaniu pomysłów.
Efektywne spotkanie krok po kroku
Zanim zwołasz spotkanie, musisz się upewnić, że rzeczywiście jest ono potrzebne. Jeśli jest to sprawa, którą powinieneś zająć się osobiście z daną osobą, nie zbieraj całego zespołu, aby ją przedyskutować.
Jeśli uważasz, że możesz polegać na innych metodach komunikacji, takich jak e-mail, newsletter itp., aby przekazać swoją wiadomość, możesz uniknąć marnowania czasu swoich pracowników na kolejne spotkania.
Wyznacz cele spotkania
Jaki jest cel spotkania? Czy to ma być spotkanie ogłaszające coś ważnego? Zdecydować się na coś? Rozwiązać problem, który utrudnia postępy w realizacji projektu?
Określenie celu spotkania i wyznaczenie celu, który ma być osiągnięty do końca spotkania jest pierwszym krokiem, który należy podjąć planując efektywne spotkanie. Cel ten pomoże stworzyć podstawy dla dobrze ukierunkowanej dyskusji.
Lista uczestników spotkania
Zdecyduj, kto powinien wziąć udział w spotkaniu, biorąc pod uwagę jego dostępność i możliwość przyczynienia się do osiągnięcia celu spotkania. Mogą to być kluczowi decydenci, eksperci w danym temacie, osoby, na które wynik będzie miał wpływ itp.
Jeśli ktoś nie może przybyć na spotkanie, ale jego wkład jest nadal potrzebny, możesz umówić się z nim na połączenie konferencyjne lub inne narzędzie do współpracy online.
Należy również wybrać i przydzielić różne role potrzebne do przeprowadzenia spotkania, w tym facylitatora, chronometrażystę, protokolanta itp.
Stwórz porządek spotkania
Porządek obrad jest czymś, co każdy uczestnik spotkania powinien otrzymać przed jego rozpoczęciem. Możesz to wysłać razem z zaproszeniem na spotkanie. W ten sposób osoby zaproszone będą mogły zdecydować, czy ich obecność jest konieczna, czy nie.
Powinien on zawierać punkty spotkania ułożone w logicznej kolejności oraz realistyczny czas trwania każdego z nich.
Poniżej znajduje się szablon agendy spotkania stworzony za pomocą Creately. Możesz go edytować online i dostosować do swoich wymagań.
Po zmodyfikowaniu można go udostępnić pozostałym uczestnikom za pomocą bezpiecznego linku udostępniania diagramu lub osadzić go za pomocą przeglądarki Creately Viewer w intranecie lub na wewnętrznych stronach internetowych, aby wszyscy mieli do niego łatwy dostęp.
Wybierz odpowiednie miejsce
W zależności od tonu, jaki chcesz nadać spotkaniu, wybierz miejsce (np. sala konferencyjna w przypadku formalnego ustawienia). Upewnij się, że jest on dostępny w dniu i o godzinie, które wybrałeś na spotkanie.
Nie zapomnij sprawdzić, czy dostępny jest również cały sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkania. Może to obejmować projektory, ekrany i inne narzędzia do prowadzenia rozmów wideo itp.
Plan działania
Stwórz plan działania, aby upewnić się, że decyzje podjęte podczas spotkania zostaną zrealizowane po jego zakończeniu.
Twój reporter/rejestrator może skorzystać z szablonu planu działania, takiego jak ten poniżej, ale powinien on zawierać zadania/działania, osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz działania następcze.
Narzędzia do produktywnych spotkań
Teraz, gdy przyjrzeliśmy się temu, jak prowadzić spotkanie, oto kilka narzędzi wizualnych, które możesz wykorzystać do różnych celów, takich jak podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów i burza mózgów.
Mapy myśli
Mapy myśli są świetnym narzędziem do organizowania pomysłów, planowania i robienia notatek.
Jeśli prowadzisz burzę mózgów w celu znalezienia rozwiązania jakiegoś problemu, mapa myśli może pomóc w uchwyceniu swobodnego przepływu myśli. Jeśli dyskutujesz na jakiś temat, możesz użyć go, aby pogłębić temat.
A jeśli chcesz przedstawić informacje platformom konferencyjnym w łatwy do zrozumienia sposób, mapa myśli może być świetnym rozwiązaniem.
Oto jak efektywnie wykorzystać mapy myśli podczas spotkania.
Analiza SWOT
SWOT to skrót od angielskich słów Strengths (mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (szanse) i Threats (zagrożenia).
Narzędzie to jest wykorzystywane do oceny firm podczas planowania strategicznego, spotkań dotyczących planowania projektów itp. Możesz go również wykorzystać do oceny efektywności swojego działu, produktu, zespołu projektowego lub analizy konkurencji.
Chcesz wiedzieć, jak efektywnie wykorzystać analizę SWOT?
Diagram Ishikawy / Metoda 5 whys
Są to narzędzia wykorzystywane w analizie przyczyn źródłowych.
Podczas gdy diagram rybiej ości (diagram przyczynowo-skutkowy) pomaga zidentyfikować i wyizolować przyczynę problemu, diagram 5 whys pozwala zgłębić problem i przeanalizować leżący u jego podstaw związek przyczynowo-skutkowy.
Sprawdź nasz przewodnik po diagramach rybiej ości, aby dowiedzieć się, jak je stosować.
Diagram pokrewieństwa
Diagramy pokrewieństwa pomagają zebrać i uporządkować duże ilości danych w celu zidentyfikowania wzorców i tematów. To bardzo przydatny diagram, jeśli prowadzisz spotkanie, aby przeanalizować i nadać sens wielu danym zebranym z badań, sesji burzy mózgów itp.
Schemat blokowy
Próbujesz zoptymalizować proces? Chcesz zidentyfikować wąskie gardła w swoim procesie? Albo zaprojektować nowy proces? Schematy przepływu danych mogą pomóc w realizacji tych celów i wielu innych.
Diagram przepływu danych jest w zasadzie wizualizacją kroków procesu. Może również pomóc w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji.
Oto nasz przewodnik po schematach blokowych, dzięki któremu dowiesz się, jak z nich korzystać.
Sześć myślowych kapeluszy
Jest to kolejne narzędzie zapewniające wysoką produktywność spotkań. Sześć myślowych kapeluszy to narzędzie, które pozwala na zbadanie różnych perspektyw uczestników spotkania.
Każdy z członków jest proszony o założenie po kolei różnokolorowych kapeluszy (oznaczających różne punkty widzenia) i wyrażenie swojej opinii na dany temat. Dowiedz się, jak używać techniki sześciu myślowych kapeluszy w sposób bardziej szczegółowy.
Oto kilka innych wizualnych technik burzy mózgów, które możesz wykorzystać podczas spotkań i dyskusji grupowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak prowadzić spotkanie?
Kroki, które wymieniliśmy w tym poście są łatwe do naśladowania oraz wykonania i gwarantują sukces. Połącz je z narzędziami, o których wspomnieliśmy, aby zapewnić maksymalną produktywność podczas spotkań.
Masz inne wskazówki, jak prowadzić spotkanie? Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej.
