Czym jest dokumentacja procesów | Prosty przewodnik po dokumentacji procesów

Wraz z rozwojem Twojej firmy, rośnie jej złożoność. Jest więcej kroków, więcej ludzi i więcej rzeczy, które nie zawsze mogą być zorganizowane w najbardziej efektywny sposób. Przemyślenie na nowo sposobu funkcjonowania firmy może wydawać się trudne, ale z pewnością pozwoli Ci osiągnąć znaczną poprawę efektywności. Dokumentacja procesu jest pierwszym krokiem w tym kierunku! Ten prosty przewodnik po dokumentacji procesu pomoże Ci zrobić to dokładnie tak, jak należy. Czytaj dalej, aby znaleźć:

• Czym jest dokumentacja procesu?,
• Dlaczego warto to zrobić: Znaczenie dokumentacji procesów,
• Jak udokumentować proces
• Wskazówki i triki: Najlepsze praktyki dokumentowania procesów,
• Co z tego będziesz miał: Korzyści wynikające z dokumentacji procesów,
• Łatwe szablony wykresów przepływu procesów.

Czym jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu zawiera szczegółowy opis sposobu realizacji procesu biznesowego. Obejmuje ona wszystkie rodzaje dokumentów wspierających proces jak np.:

• polityka,
• listy kontrolne,
• tutoriale,
• formularze,
• zrzuty ekranu,
• linki do innych aplikacji,
• mapy procesów.

Służy jako przewodnik pomagający pracownikom na wszystkich szczeblach, w tym decydentom i interesariuszom, szybko zrozumieć procesy zachodzące w firmie.

Po co to robić? – Znaczenie dokumentacji procesów

Dokumentowanie procesu pomoże Ci osiągnąć 5 kluczowych rzeczy: 

1) Pomaga usprawnić procesy. Identyfikacja wąskich gardeł i nieefektywności poprzez dokumentowanie dokładnych procesów. Szybko zauważysz, jakie procesy należy usprawnić lub których należy się pozbyć. 

2) Pomaga w szkoleniu pracowników. Możesz wykorzystać dokumenty procesowe, aby pomóc nowym pracownikom zrozumieć ich role zawodowe i zapoznać się z procesami, w których będą uczestniczyć. Nawet doświadczeni pracownicy mogą odwoływać się do tych dokumentów zawsze, gdy chcą się upewnić, że wykonują proces prawidłowo. 

3) Pomaga zachować wiedzę o firmie. Zapisuj procesy znane tylko kilku osobom specjalizującym się w ich wykonywaniu. W ten sposób, nawet gdy oni odejdą, nowi będą mogli łatwo wznowić pracę. 

4) Pomaga ograniczyć ryzyko i utrzymać spójność operacyjną. 

5) Szczegółowa dokumentacja procesu jest również istotną częścią patentów i tajemnic handlowych.

Kto jest zaangażowany w dokumentację procesu

Istnieją 3 kluczowe role w dokumentacji procesu. W niektórych przypadkach ta sama osoba może pełnić wszystkie trzy role.

Jak dokumentować procesy

Zastosowanie metody krok po kroku do udokumentowania procesu pomoże Ci szybko go wykonać.

Krok 1: Określenie i nazwanie procesu

Ustal, który proces zamierzasz udokumentować w pierwszej kolejności. Określ jego cel (dlaczego i w jaki sposób proces przyniesie korzyści organizacji) i przedstaw krótki opis procesu.

Krok 2: Zdefiniuj zakres procesu

Należy podać krótki opis tego, co jest objęte procesem, a co jest poza zakresem procesu lub co nie jest w nim uwzględnione.

Krok 3: Wyjaśnij granice procesu

Gdzie zaczyna się i kończy ten proces? Co powoduje jego uruchomienie? A skąd wiesz, że to już koniec? Dobrze określ te granice.

Krok 4: Zidentyfikuj wyjścia procesu

Ustalenie, co zostanie wyprodukowane przez proces lub jaki rezultat proces osiągnie po jego zakończeniu.

Krok 5: Zidentyfikuj dane wejściowe procesu

Wymień, jakie zasoby są niezbędne do realizacji każdego z etapów procesu.

Krok 6: Burza mózgów – etapy procesu

Zbierz wszystkie informacje na temat etapów procesu od początku do końca. Albo zacznij od tego, co uruchamia proces, albo zacznij od końca procesu i prześledź kroki do punktu wyjścia.

W sesji burzy mózgów powinny uczestniczyć osoby bezpośrednio odpowiedzialne za realizację zadań procesu lub osoby o dużej wiedzy na jego temat, ponieważ mogą one dostarczyć precyzyjnych danych.

Krok 7: Uporządkuj kolejność kroków

Weź listę kroków, które wymyśliłeś i umieść je w kolejności sekwencyjnej, aby stworzyć przepływ procesu.

Ogranicz liczbę kroków do minimum, a jeśli dany krok obejmuje więcej niż jedno zadanie, wymień je pod głównym krokiem.

Krok 8: Opisać, kto jest zaangażowany w proces

Zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne zadania procesu. Zdefiniuj ich role. Pamiętaj, aby wspomnieć o ich stanowisku pracy, a nie o nazwisku.

Należy również wziąć pod uwagę tych, którzy będą się odwoływać do dokumentu. Napisz go w taki sposób, aby każdy pracownik o odpowiedniej wiedzy mógł go przeczytać i zrozumieć.

Krok 9: Wizualizacja procesu

Ma to na celu poprawę przejrzystości i czytelności dokumentacji. Korzystając z diagramu przepływu procesów, zwizualizuj w zgrabny sposób kroki procesu, które wcześniej zidentyfikowałeś.

Krok 10: Zanotuj wyjątki od normalnego przebiegu procesu

Proces biznesowy nie zawsze może przebiegać w ten sam sposób z różnych powodów. Należy wspomnieć o tych wyjątkach i o tym, jakie kroki zostaną podjęte w celu ich wyeliminowania.

Krok 11: Dodaj punkty kontrolne i pomiary

Zidentyfikuj miejsca, w których mogą wystąpić zagrożenia w procesie i dodaj punkty kontrolne, aby pomóc właścicielowi procesu podczas jego monitorowania.

Ustanowienie pomiarów w celu określenia skuteczności procesu i pomocy w jego ulepszaniu.

Krok 12: Przegląd i testowanie procesu

Zbierz wszystkich zaangażowanych i przejrzyj schemat przepływu procesów, który zmapowałeś. Czy są jakieś brakujące kroki? Czy wszystko jest w porządku? Po zakończeniu przetestuj proces i sprawdź, czy niczego nie przeoczyłeś.

Wskazówki i triki: Najlepsze praktyki dokumentowania procesów

• Dokument powinien być prosty i zwięzły. Powinien on być technicznie dokładny, ale też łatwy do naśladowania,

• Posiadanie odpowiedniego planu aktualizacji dokumentów, jeśli proces ulegnie zmianie. Pamiętaj, aby przeglądać je co najmniej raz w roku,

• Można też wyznaczyć właściciela procesu , który będzie dokonywał regularnych przeglądów i informował innych o zmianach,

• Przechowuj oddzielną dokumentację dla każdego procesu, aby uniknąć zamieszania,

• Dokumentując procesy po raz pierwszy, należy unikać objęcia nimi całej organizacji na raz. Zacznij od pojedynczego procesu w ramach działu lub głównego procesu wspólnego dla całej organizacji,

• Przechowuj dokumenty w miejscu, które jest łatwo dostępne dla każdego, kto ich szuka,

• Upewnij się, że w razie potrzeby można go łatwo skorygować , a nowa wersja może być łatwo rozpowszechniona wśród wszystkich zaangażowanych,

• Przechowywanie dokumentów online w centralnej lokalizacji za pomocą narzędzia do dokumentowania procesów. To automatycznie pomoże w realizacji dwóch wyżej wymienionych najlepszych praktyk,

• Użyj odpowiednich przykładów, grafiki, kodowania kolorami, zrzutów ekranu, wielu platform itp.,

• Upewnij się, że dokumentacja procesu jest zgodna z obowiązującymi w Twojej organizacji standardami,

• Jeśli przedstawiasz przebieg procesu w formie werbalnej, zawsze równoważ go grafiką – schematem przebiegu procesu,

• Dodaj pływaki do diagramów przepływu procesów biznesowych, aby wyróżnić różne role w procesie, harmonogramy itp.,

• Stworzenie przewodnika dokumentacji procesu, do którego każdy może się odwołać jako do standardowego szablonu dokumentowania procesu,

• Wykorzystaj istniejące materiały dokumentacyjne, zapisy, wywiady, studia przypadków, dzienniki terenowe personelu projektu oraz wiedzę pracowników, aby zebrać informacje do dokumentacji procesu.

Co z tego będziesz miał: Korzyści wynikające z dokumentacji procesów

• Pomoże wszystkim znaleźć się na tej samej stronie, zapewniając wspólny widok kroków procesu. Wspólny pogląd jest niezbędny dla zachowania spójności,

• Tam, gdzie istnieje przejrzysta dokumentacja procesów, zmiany w procesach mogą być wprowadzane w sposób szybki i prosty,

• Pomaga określić idealne warunki dla efektywnej współpracy i wydajności,

• Pomaga zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności w procesach (nawet w tych „dobrze dopracowanych”, które w przeciwnym razie mogą pozostać niezauważone,

• Jasno udokumentowany proces oszczędza czas i zapobiega błędom poprzez usunięcie wszelkich niejasności i dostarczenie jasnych instrukcji.

• Zmniejsza koszty i niepotrzebne wydatkowanie zasobów,

• Pomaga poprawić ogólną jakość procesów i jakość wyników,

• Pomaga zwiększyć wydajność i zadowolenie pracowników,

• Dzięki temu, że jest jasno zapisane, jak powinny przebiegać procesy, łatwiej jest zlecać prace na zewnątrz,

• Dokumentacja procesów pomaga również łatwo zautomatyzować procesy w razie potrzeby.

Proste szablony dokumentacji procesu startowego

Zasadniczo, mapowanie procesów pomaga przedstawić udokumentowane informacje, takie jak kroki procesu, role procesowe, wejścia i wyjścia w uproszczonym obrazie. Poniżej znajdują się szablony diagramów przepływu procesów/szablony mapowania procesów, które można szybko edytować online z informacjami o procesach organizacyjnych. Kliknij szablon, aby otworzyć go w edytorze Creately. 

Szablon 1

Szablon 2

Szablon 3

Szablon 4

Opinie na temat naszego poradnika po dokumentacji procesów

Ten przewodnik po dokumentowaniu procesów obejmuje wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo udokumentować proces. Postępuj zgodnie z krokami dokumentacji procesu, które omówiliśmy powyżej, i skorzystaj z szablonów schematów blokowych procesu, aby zapewnić jakość procesu dokumentacji. Na naszej stronie możesz znaleźć więcej szablonów schematów blokowych procesów. W naszym kolejnym przewodniku omówimy techniki usprawniania procesów, które pomogą Ci w łatwy sposób usprawnić procesy biznesowe.