Организационная структура — это графическое представление отношений между отделами, функциями и сотрудниками организации. Кроме того, она может отображать направление передачи данных, ответственность и подотчетность в рамках вертикальной иерархии. Широкое использовании этого инструмента во всем мире свидетельствует о его эффективности. Ниже приведены некоторые правила составления организационной структуры и наиболее эффективные методы их создания, благодаря которым ваша организационная структура станет более содержательной и полезной.
Разделяй и властвуй
Если вы не являетесь совсем маленькой компанией с десятком-другим сотрудников, ваша организационная структура будет сложной и, возможно, в ней будет отображено целое множество взаимосвязей между отделами или функциями.
Например, у транснациональной корпорации в разных странах/регионах могут иметься филиалы с различной организационной структурой, обусловленной их функциями и ситуацией на местном рынке, и организационная структура такой компании будет очень сложной и разветвленной.
Попробуйте вписать такую оргсхему в веб-сайт/документ
Когда ваша организационная структура становится слишком большой и сложной, как в приведенном выше примере, ее можно разделить на более мелкие диаграммы. Вы можете сгруппировать её участки по отделам, проектам, площадкам, регионам и т.д.
Подойдет любое деление, которое удобно для вашей организации. Так пользователю будет легче понять обязанности или ожидания каждого отдела.
После разбиения оргструктуры на составляющие становится намного проще отслеживать ход работ и загруженность сотрудников, что позволит распределять работу между теми, чья нагрузка является наименьшей. Это также значительно облегчает проведение сравнительного анализа ситуаций, что позволит оптимизировать распределение ресурсов.
Программное обеспечение для составления организационных структур
Существует множество программ для создания организационных структур, которыми можно пользоваться как онлайн, так и офлайн; они облегчают создание различных типов организационных структур.
В крупных компаниях, где организационных структур несколько (по количеству ее подразделений), трудно с первого взгляда понять общую картину.
Если диаграмма занимает несколько страниц, может возникнуть путаница при определении связей между ее отдельными объектами. Используя Creately в качестве инструмента для построения диаграмм, вы можете избежать этой проблемы, благодаря функции связывания диаграмм. Это позволит тем, кто будет ее читать, отслеживать связи между отдельными компонентами схемы, перемещаться между диаграммами и, возможно, переходить к профилям отдельных сотрудников.
Взгляните на приведенную ниже схему. Она отображает общую иерархию компании. Теперь нажмите на выделенное поле (синее поле CEO справа), и это приведет вас к другой оргсхеме, которая покажет еще более подробную структуру раздела. Вы можете быстро вернуться к исходному виду, кликнув на кнопки со стрелками в нижней панели инструментов. Попробуйте сами.
Группируйте разумно
Когда организационные диаграммы разбиваются на поддиаграммы, необходимо группировать их разумно и пользоваться функцией связывания, поскольку связь каждой диаграммы и внутренняя динамика должны быть легко понятны читателю.
Разумная группировка осуществляется на основе сходств и различий отдельных сотрудников, позиций, функций или видов деятельности. Кроме того, внутри каждой группы необходимо оптимизировать потоки передачи информации, при этом четко отделяя его от других групп.
Структурная связь
Структурная связь между группами должна осуществляться с помощью интеграционного механизма (например, роли связующего звена, межподраздельные группы, роли интеграторов или проекты и пунктирные линии) для помощи в координации и обмене информацией между группами, что позволит руководству организации обеспечить руководство и управление деятельностью всей организации.
5 типов организационных структур
1. Функциональная организационная структура
Наиболее распространенная структура, построенная вокруг отделов (финансовый, маркетинг, продажи и т.д.) и их функций. Подходит для небольших или однопродуктовых организаций с компактной географией.
Преимущества этой модели состоят в том, что она:
– позволяет достичь максимальной глубины освоения навыков специалистами и отделами компании (большинство позиций являются функциональными по своей природе);
– способствует функциональным инновациям, масштабированию и снижению затрат;
– проста в исполнении и позволяет каждому отделу понять свои основные обязанности и обеспечить подотчетность.
Организационная схема с изображениями (кликните на изображения, чтобы редактировать их онлайн)
2. Географическая организационная структура
Эта структура организована вокруг основных регионов ведения деятельности. Подходит для крупных компаний с разнообразной продукцией, которая нередко варьируется в зависимости от региона, где локальные особенности имеют решающее значение для успеха (например, регуляторы, благотворительные организации, экономические компании).
Преимущества этой модели заключаются в том, что она:
– обеспечивает доступ к ресурсам, необходимым для достижения успеха в данном регионе;
– позволяет лучше адаптировать товары или услуги к местным особенностям;
– обеспечивает четкую направленность и подотчетность за результаты по географическому признаку;
– позволяет сосредоточиться на местных источниках финансирования.
3. Проектная организационная структура
Эта структура организована вокруг крупных проектов. Подходит для мультисервисных организаций и фондов, у которых есть проекты, сильно отличающиеся друг от друга (например, предназначенные для разных клиентов, имеющие различные источники финансирования и т.д.), и где ресурсы и навыки, необходимые для успеха, столь же сильно различаются. При этом реализация этих проектов в различных регионах имеет много общего.
К преимуществам такой организационной структуры относится то, что она:
- помогает достигнуть глубокого понимания одного аспекта проекта и может способствовать введению инновационных подходов;
- обеспечивает наличие ресурсов, необходимых для достижения успеха в рамках проекта;
- обеспечивает четкую направленность и подотчетность за результаты программы;
- позволяет сосредоточиться на источниках финансирования, зачастую привлекаемых под конкретный проект.
4. Клиентская/рыночная организационная структура
Эта структура построена вокруг клиентов/рынков, обслуживаемых организацией. Она подходит для компаний со множеством разнообразных клиентов, у которых разные требования к обслуживанию (в результате чего им предоставляются разные продукты).
К преимуществам этой модели относится то, что она:
– обеспечивает концентрацию на клиенте, что позволяет разрабатывать программы с учетом их потребностей и получать результат;
– обеспечивает четкое разделение по группам клиентов и ответственность за результат по каждой из них;
– позволяет четко сфокусироваться на наиболее важных клиентах и/или рынках.
5. Матричная организационная структура
Это структура, учитывающая сразу несколько аспектов, например, вид продукта и географию. Данная модель НЕ рекомендуется к использованию из-за своей сложности.
К преимуществам данной модели относится то, что она:
– позволяет организации (по крайней мере, теоретически) одновременно управлять сразу несколькими аспектами.
Шаблон организационной структуры в форме матрицы (кликните на изображение, чтобы редактировать шаблон онлайн)
Некоторые из этих типов можно найти среди наших примеров организационной структуры.
Ссылки на шаблоны: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx
Однозначная подотчетность / иерархия
При составлении организационной схемы, показывающей организационную иерархию, необходимо четко обозначить подотчетность, чтобы читатель/сотрудник получил ясное представление о применяемой структуре подчинения. Одним из методов может быть использование цветового кодирования или визуальных рядов для обозначения подотчетности. Когда речь идет о матричных схемах организационной структуры, в которых отношения подчинения отображены в виде сетки или матрицы, а не в виде традиционной иерархии, четкое указание иерархических связей имеет решающее значение для успеха деятельности организации.
Ниже приведен удачный пример нетрадиционной плоской (командной/функциональной) оргструктуры организации.
У вас есть свои советы по организационным структурам или излюбленные методы работы с ними?
Надеемся, что эта статья о методах составления организационной структуры оказалась полезной и помогла вам сделать ваши оргструктуры гораздо более эффективными. Вот некоторые из лучших методов составления таких диаграмм, которыми мы в Cinergix активно пользуемся. А какими пользуетесь вы? Обязательно поделитесь своим опытом в комментариях.
