Что такое технологическая документация | Простое руководство по технологической документации

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Здесь больше этапов, больше людей и больше вещей, которые не всегда можно организовать наиболее эффективным образом. Переосмысление принципов работы вашего бизнеса может показаться сложной задачей, но это поможет вам добиться значительного повышения эффективности. Документирование процессов – первый шаг к этому! Это простое руководство по документированию процессов поможет вам сделать это правильно. Читайте дальше, чтобы узнать;

• Что такое документация процесса?
• Зачем это делать: Важность документирования процессов
• Как документировать процесс
• Советы и рекомендации: Лучшие практики документирования процессов
• Что это для вас: Преимущества документирования процессов
• Простые шаблоны блок-схем процессов

Что такое документация процесса?

Документация процесса содержит подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс. Он включает в себя все типы документов, которые поддерживают процесс, например

• политика
• контрольные списки
• учебники
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, помогающего сотрудникам всех уровней, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованные стороны, быстро понять процессы компании.

Зачем это делать? : Важность документирования процессов

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей: 1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы вам нужно улучшить или от каких избавиться. 2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процессов, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать. Даже опытные сотрудники могут обратиться к этим документам, когда захотят убедиться, что они правильно выполняют процесс. 3) Помогает сохранить знания компании. Ведите учет процессов, известных только нескольким людям, специализирующимся на их выполнении. Таким образом, даже когда они уйдут, новички смогут легко возобновить работу. 4) Способствует снижению рисков и поддержанию последовательности в работе. 5) Подробная документация процесса также является жизненно важной частью патентов и коммерческой тайны.

Кто участвует в документировании процессов

В документировании процессов есть 3 ключевые роли собственников. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода для документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1: Определите и назовите процесс

Определите, какой процесс вы будете документировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите масштаб процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или не включено в него.

Шаг 3: Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что вызывает его запуск? А как вы узнаете, когда все будет готово? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходные данные процесса

Определите, что будет произведено в результате процесса или какого результата достигнет процесс после его завершения.

Шаг 5: Определите входные данные процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: Мозговой штурм этапов процесса

Соберите всю информацию об этапах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните с конца процесса и проследите все шаги до начальной точки.

В мозговом штурме должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или те, кто обладает обширными знаниями о нем, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7: Организуйте шаги последовательно

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать поток процесса.

Сведите количество шагов к минимуму, а если шаг включает в себя несколько задач, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто вовлечен в процесс

Определите каждого человека, который будет отвечать за выполнение задач процесса. Определите их роли. Не забывайте упоминать должность, а не имя.

Также не забывайте о тех, кто будет ссылаться на документ. Напишите его таким образом, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог прочитать и понять его.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это делается для улучшения ясности и читабельности вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Обратите внимание на исключения из нормального хода процесса

Бизнес-процесс может не всегда следовать одному и тому же потоку по различным причинам. Упомяните об этих исключениях и о том, какие шаги будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавить контрольные точки и измерения

Определите, где в процессе могут возникнуть риски, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при его мониторинге.

Установите измерения для определения эффективности процесса и его совершенствования.

Шаг 12: Проанализируйте и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите схему процесса, который вы нанесли на карту. Есть ли пропущенные шаги? Все ли в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не упустили ли вы чего-нибудь.

Советы и рекомендации: Лучшие практики документирования процессов

• Сохраняйте документ простым и лаконичным. Он должен быть технически точным, но при этом простым для понимания.

• Иметь надлежащий план по обновлению документов, когда/если процесс изменится. Обязательно пересматривайте их хотя бы раз в год.

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Ведите отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.

• При первом документировании процессов избегайте охвата всей организации сразу. Начните с отдельного процесса в отделе или крупного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в таком месте, чтобы к ним легко мог получить доступ любой, кто их ищет.

• Убедитесь, что его легко пересмотреть при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников процесса.

• Обеспечьте централизованное хранение документов в режиме онлайн с помощью инструмента документирования процессов. Это автоматически поможет в реализации двух вышеупомянутых лучших практик.

• При необходимости используйте соответствующие примеры, графики, цветовое кодирование, скриншоты, несколько платформ и т.д.

• Убедитесь, что документация процесса соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы освещаете ход процесса в словесном формате, всегда уравновешивайте его графикой – блок-схемой процесса.

• Добавляйте “плавающие линии” в блок-схемы бизнес-процессов, чтобы разграничить различные роли в процессе, сроки и т.д.

• Создайте руководство по документированию процесса, к которому каждый может обратиться как к стандартному шаблону для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы, записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что это для вас: Преимущества документирования процессов

• Помочь всем быть на одной волне, предоставив общее представление о шагах процесса. Единый взгляд необходим для обеспечения последовательности.

• При наличии четкой документации по процессам изменения в них могут вноситься своевременно и просто.

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и работы.

• Помогает выявить узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех “хорошо отточенных” процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко документированный процесс экономит время и предотвращает ошибки, устраняя любую путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов.

• Помогает повысить общее качество процессов и качество результата.

• Помогает повысить производительность труда и удовлетворенность сотрудников.

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, это облегчает передачу работы на аутсорсинг.

• Документирование процессов также помогает легко автоматизировать процессы, когда это необходимо.

Простые начальные шаблоны документации по процессам

По сути, картирование процессов помогает представить документированную информацию, такую как этапы процесса, роли в процессе, входы и выходы в виде упорядоченной картины. Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов/шаблоны карт процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, используя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately. Шаблон 1

Шаблон 2

Шаблон 3

Шаблон 4

Отзывы о Легком руководстве по документированию процессов

Это руководство по документированию процессов охватывает все, что вам необходимо знать для правильного документирования процесса. Следуйте шагам документирования процессов, которые мы обсуждали выше, и используйте шаблоны блок-схем процессов для обеспечения качественного процесса документирования. В нашем сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов. В нашем следующем руководстве мы обсудим методы совершенствования процессов, которые помогут вам легко упорядочить ваши бизнес-процессы.