Неусовершенствованные рабочие процессы являются причиной неудачных проектов, упущенных доходов и немотивированных сотрудников. Без надлежащего рабочего процесса невозможно быть продуктивным или закончить работу вовремя. Вот почему вам необходимо оптимизировать рабочие процессы, чтобы все было организовано и не загромождено. Это важный шаг на пути к тому, чтобы ваша команда выполняла больше работы за меньшее время. Выполните следующие шаги, чтобы организовать рабочие процессы и повысить эффективность работы вашей команды.
Шаги, которые необходимо предпринять для оптимизации рабочих процессов
Шаг 1: Создайте свою команду
Совершенствование рабочего процесса – это самостоятельный проект. Поэтому для контроля и выполнения различных задач необходима компетентная команда. Команда более актуальна, если речь идет о крупной компании с несколькими отделами и организационными процессами, которые могут затрагивать все из них. В этом случае важно, чтобы в команде проекта был представитель от каждого отдела. Используйте организационную схему с перечислением должностных функций и отделов. Вы можете использовать ее, чтобы подчеркнуть отношения подчинения между членами команды в ходе проекта.
Оргсхема для улучшения рабочего процесса (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаг 2: Соберите все необходимые документы
Соберите все документы, относящиеся к вашим процессам. Если вы уже задокументировали свои организационные процессы, это будет намного проще. Если вы еще не сделали этого, начните свой проект по улучшению рабочего процесса с документирования процессов. Вот наш Простое руководство по документированию процессов, чтобы помочь вам. Изучите эти документы по процессам, чтобы определить ответственных лиц и проверить, когда процессы были обновлены в последний раз или не являются ли они более жизнеспособными.
Шаг 3: Определите все процессы и рабочие процессы
С помощью своей межфункциональной команды вы можете определить все текущие процессы в вашей организации. Помимо членов команды, вы можете опросить руководителей отделов, владельцев процессов и других менеджеров высшего уровня, чтобы собрать информацию о рабочих процессах и убедиться, что вы перечислили все процессы. Вы можете создать ментальную карту, чтобы перечислить и классифицировать или расставить приоритеты процессов и рабочих процессов.
Шаблон ментальной карты совершенствования рабочих процессов (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)
Шаг 4: Оценить существующие рабочие процессы
Теперь, когда вы перечислили текущие рабочие процессы в вашей организации и расставили приоритеты, пришло время оценить их, чтобы определить области для улучшения. Если вы уже документировали процессы, у вас может быть доступ к карте процессов для начала, но если нет, создать карту процесса/ диаграмма рабочих процессов существующих процессов.
Шаблон карты процессов для анализа текущего состояния ( Нажмите на изображение, чтобы редактировать это онлайн )
Кроме того, вы можете опросить сотрудников, выполняющих процессы, чтобы собрать информацию о блокирующих и узких местах в рабочем процессе. Примите во внимание состояние других ресурсов (т.е. компьютеров, машин и т.д.), которые необходимы для завершения процесса.
Шаг 5: Проанализируйте результаты
Теперь, когда вы знаете, что работает, а что замедляет процесс, пришло время найти решения. Возьмите каждую область, которую вы считаете отходами, и найдите их коренные причины. Для этого можно использовать Анализ “5 причин или диаграмму “рыбья кость” для этого.
Диаграмма “рыбья кость” для улучшения рабочих процессов (нажмите на изображение, чтобы редактировать его онлайн)
По мере выявления первопричин вам станут очевидны решения. Вы также можете использовать инструменты анализа разрывов для выявления пробелов в ваших процессах и разработки планов действий по их устранению. Хотите больше методов, которые вы можете использовать для улучшения своих процессов? Ознакомьтесь с нашим руководство по методам совершенствования процессов в котором сравниваются инструменты Lean и Six Sigma для улучшения процессов
Шаг 6: Создание карты будущего состояния
Отметив области для улучшения и удалив неэффективные шаги из ваших процессов, вы сможете создать процесс, который находится в идеальном состоянии. Это можно назвать картой будущего состояния. Вы можете визуализировать этапы процесса с помощью другой карты процесса. Таким образом, каждый сотрудник организации сможет обратиться к нему для быстрого понимания. Получить больше шаблоны карт процессов. Когда карта готова, просмотрите ее с владельцами процессов, старшими менеджерами и другими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что они точны и выполнимы.
Шаг 7: Применять изменения
Теперь вы знаете, где нужно применить изменения для оптимизации рабочих процессов, и какие процессы нужно сделать приоритетными, пришло время применить изменения. Не забудьте обновить документы по процессам с помощью обновленных версий и поделиться ими с остальной частью организации. Внезапные изменения, которые вы можете внести в процессы, окажут влияние как на ваших сотрудников, так и на другие заинтересованные стороны. Поэтому вам нужны соответствующие инструменты, чтобы эффективно управлять организационным успехом. Ознакомьтесь с нашим списком инструменты управления изменениями чтобы без проблем адаптироваться к этим улучшениям рабочего процесса
Какие методы вы используете для оптимизации рабочих процессов
Независимо от размера компании, хороший процесс оптимизации рабочих процессов необходим для повышения эффективности и снижения затрат. В этом руководстве мы рассмотрели шаги, которые необходимо предпринять для оптимизации рабочих процессов, чтобы повысить производительность труда ваших сотрудников. Какие еще шаги вы предпринимаете для оптимизации рабочих процессов в вашей организации? Сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.
