Strumento di diagramma della struttura delle cartelle aziendali
Modelli visivi per organizzare e gestire i file e le cartelle aziendali in modo collaborativo.
Creare un modello di struttura a cartelle- Pre-pianificare le unità cloud e i sistemi di archiviazione
- Creare una definizione chiara per tutti per organizzare file e cartelle
- Sviluppare una convenzione di denominazione efficace per i vostri file
Creately ti aiuta a fare questo con
Guida e migliori pratiche
Il modello di struttura delle cartelle è una rappresentazione grafica di come sono organizzati i file all'interno delle cartelle all'interno delle unità cloud condivise come Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive o i file server interni.
Come creare un diagramma della struttura delle cartelle
- Definire le vostre esigenze in base alle esigenze della vostra azienda. Decidete come volete che i vostri file siano organizzati; sia che si tratti di progetti, di anni o di funzioni?
- Identificare i file che vengono creati come parte dei processi aziendali e i file che vengono utilizzati per i riferimenti (come i documenti di registrazione delle aziende)
- Creare un diagramma per l’organizzazione delle cartelle utilizzando un modello di struttura delle cartelle.
- Creare una cartella per ogni categoria di documento e quindi creare sottocartelle per ogni aspetto di quella categoria.
- Creare una cartella “non categorizzata” per inserire i file che non rientrano in nessun’altra cartella.
- Codice a colori delle diverse cartelle del diagramma in modo da rendere più facile per chiunque comprendere la gerarchia delle cartelle.
- Identificare le regole di proprietà e condivisione delle diverse cartelle. Utilizzare i codici colore per mappare i ruoli nelle cartelle. Alcune cartelle possono essere condivise in tutta l’azienda e alcune possono essere personali, mentre altre possono avere accesso a livello dipartimentale o di ruolo.
- Chiedi al tuo team IT e al management di firmare e modificare la struttura pianificata invitandoli a collaborare al diagramma.
- Incorpora il diagramma nella tua intranet o in altri siti web interni tramite il Creately Viewer, a cui il tuo team farà riferimento per il salvataggio dei loro documenti.
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