Простое руководство по управлению отношениями с заинтересованными сторонами

Большинство неудачных проектов является таковыми именно потому, что запросам и потребностям заинтересованных сторон совершенно не уделяется внимания.

И поскольку судьба вашего проекта находится в руках ключевых заинтересованных сторон, у вас всегда должен быть план по определению их потребностей, коммуникации и взаимодействию с ними.

Планирование мер по управлению отношениями с заинтересованными сторонами должно быть самым важным этапом планирования проекта в целом.

В этой статье мы рассмотрим, что такое управление отношениями с заинтересованными сторонами, а также осветим различные этапы этого процесса.

Кроме того, мы предлагаем ряд визуальных инструментов  с соответствующими редактируемыми шаблонами, которые вы можете использовать на каждом из этих этапов.

Что такое управление заинтересованными сторонами?

Заинтересованная сторона — это человек, для которого ваш проект и его результат представляют интерес и имеют большое значение.

Это могут быть как внутренние, так и внешние акторы, например, члены проектной группы, спонсоры проекта, руководители, клиенты, поставщики, партнеры или правительственные организации.

Управление отношениями с заинтересованными сторонами — это процесс управления ожиданиями и требованиями этих заинтересованных сторон.

Он заключается в выявлении заинтересованных сторон, аналитической работе и системном планировании общения и взаимодействия с ними.

Процесс управления отношениями с заинтересованными сторонами

Ниже перечислены основные этапы управления отношениями с заинтересованными сторонами. Выполнение этих шагов поможет вам эффективно выполнять запросы заинтересованных сторон и поддерживать высокий уровень их удовлетворенности.

Идентификация заинтересованных сторон

Первый шаг — определить, кто именно является заинтересованными сторонами вашего проекта. Вы можете начать с составления списка всех, кто так или иначе имеет отношение к проекту.

На этом этапе рано задумываться о систематизации и выделении категорий: просто запишите имена людей и названия компаний, которые придут вам в голову. К заинтересованным сторонам относятся:

    null
  • те, на кого повлияет ваш проект (как положительно, так и отрицательно);
  • те, кто заинтересован в вашем проекте;
  • те, кто в силах повлиять на реализацию проекта;
  • те, кто хочет, чтобы ваш проект провалился;
  • те, кто желает вашему проекту успеха.

Для составления такого списка можно использовать следующий шаблон диаграммы связей:

Карта заинтересованных сторон для выявления заинтересованных сторон
Карта заинтересованных сторон (кликните на шаблон, чтобы редактировать его в режиме онлайн)

При наличии полного списка заинтересованных сторон становится легче распределить их по категориям. Например, вы можете разделить их на внешние и внутренние. Для этого можно использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной выше.

Анализ заинтересованных сторон

На этом этапе вы будете оценивать заинтересованные стороны с точки зрения полномочий и интересов, которые они имеют в отношении вашего проекта. Распределив по соответствующим категориям, вы сможете решить, какие заинтересованные лица заслуживают наибольшего внимания, а какие — наименьшего.

Матрица интересов и полномочий

Матрица интересов и полномочий является наиболее широко используемой техникой в анализе заинтересованных сторон. Этот инструмент поможет вам определить, что вы будете сообщать заинтересованным сторонам и как часто вы будете это делать.

Сетка интересов власти для анализа заинтересованных сторон
Матрица интересов и полномочий (Power Interest Grid) (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Высокие полномочия/высокий интерес (полное вовлечение)

Заинтересованные стороны, которых вы поместите в этот квадрант, являются ключевыми игроками. Вам придется потратить больше всего усилий на взаимодействие с ними, ведь вы должны постоянно держать их в курсе событий.

Высокие полномочия/низкий интерес (сохранять уровень удовлетворенности)

Приложите достаточно усилий, чтобы эти заинтересованные стороны остались довольны, но не наскучивайте им чрезмерно активной коммуникацией.

Низкая мощность/высокий интерес (“Будьте в курсе”)

Предоставьте этим людям адекватную информацию о проекте и убедитесь, что у них не возникнет никаких проблем с проектом.

Низкие полномочия/низкий интерес (минимальные усилия)

Следите за этими заинтересованными сторонами и их интересом к проекту и предоставляйте им адекватную информацию, не перегружая их.

Концентрическая (луковичная) диаграмма: приоритизация заинтересованных сторон

Теперь, когда вы знаете, в каком квадранте находится каждая из заинтересованных сторон, вы можете расставить их в порядке приоритетности в зависимости от их важности для реализации проекта и иерархии, используя организационную схему или луковичную диаграмму.

Луковая диаграмма заинтересованных сторон
Луковичная диаграмма заинтересованных сторон (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

SWOT-анализ заинтересованных сторон

Еще одним отличным инструментом для анализа важности заинтересованных сторон и определения их приоритетов является SWOT-анализ.

С его помощью вы можете оценить заинтересованные стороны на основе их преимуществ и слабостей, угроз, которые они представляют для вашего проекта, и возможностей для успешного завершения проекта, которые они открывают.

SWOT-анализ для заинтересованной стороны
SWOT-анализ заинтересованных сторон (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Планирование управления отношениями с заинтересованными сторонами

Теперь, когда у вас есть представление о том, в какой форме и как часто необходимо общаться и взаимодействовать с заинтересованными сторонами, пришло время создать план, который позволит своевременно донести нужное сообщение до нужной заинтересованной стороны.

Прежде чем приступить к созданию плана коммуникации, необходимо составить профиль заинтересованных сторон.

В этих профилях (для каждой из категорий заинтересованных сторон необходимо иметь отдельный профиль) должны быть перечислены их потребности, интересы, цели, обязанности, уровень влияния и заинтересованности, каналы связи и т.д.

Шаблон профиля заинтересованных сторон
Профиль заинтересованной стороны (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Затем вы можете разработать план коммуникации для каждого профиля заинтересованных сторон. В плане необходимо указать следующие данные:

    null
  • тип передаваемой информации (основной тезис)
  • подход ко взаимодействию;
  • каналы коммуникации (например, электронные письма, информационные рассылки, видеозвонки и т.д.);
  • частота взаимодействия и фазы проекта, в ходе которых оно планируется.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

На этом этапе вы реализуете созданный вами план коммуникации.

Активно взаимодействуя с заинтересованными сторонами, вы должны постоянно следить, не возникает ли у них каких-либо проблем по ходу развития проекта.

Примите необходимые меры для решения этих проблем, чтобы не лишиться их поддержки.

Также внимательно отнеситесь к выбору подхода в зависимости от типа заинтересованной стороны. Например, можно использовать более затратные подходы, такие как личные встречи, обширные консультации и т.д. с заинтересованными сторонами, которые обладают большими полномочиями и имеют высокий интерес (ключевыми игроками).

Оставьте менее затратные методы, такие как информационные рассылки и электронные письма, для тех, на кого планируется потратить минимум усилий.

Затем измерьте эффективность вашей стратегии взаимодействия и при необходимости внесите необходимые коррективы для ее улучшения.

Еще советы по управлению отношениями с заинтересованными сторонами?

Необходимо налаживать и регулировать взаимоотношения со всеми заинтересованными сторонами вне зависимости от их положения в списке. Удовлетворение их потребностей — залог успешности проекта.

В этой статье мы рассказали о том, как находить и анализировать заинтересованные стороны и создавать эффективный план взаимодействия с ними.

Ознакомьтесь и с нашей статьей о составлении плана коммуникации с клиентами, где более подробно описывается, как создать успешный план коммуникации с вашими заинтересованными сторонами.


Leave a comment

*
*

17 + 13 =

Вернуться наверх