Как провести встречу: правила эффективного совещания

Из-за ошибок в планировании и проведении совещания могут стать пустой тратой времени, ресурсов и потенциала участников. Эффективные встречи, которые действительно достигают своих целей и помогают мотивировать и вдохновить их участников, требуют большой работы – или правильного планирования.

В этом посте мы обсудим, как успешно провести совещание. Кроме того, здесь вы сможете ознакомиться со списком визуальных инструментов для проведения совещаний, которые можно использовать во время встреч для принятия решений, разрешения проблем, мозгового штурма и генерирования идей.

Как сделать совещание максимально эффективным

Прежде чем созывать совещание, необходимо убедиться, что его проведение действительно необходимо. Если вы хотите обсудить вопрос, который можно решить в личном взаимодействии с конкретным членом команды, не собирайте всех остальных членов для его обсуждения.

И если вы считаете, что можете распространить информацию другими способами, такими как электронная почта, новостная рассылка и т.д., воспользуйтесь ими и не тратьте время своих сотрудников на очередное совещание.

Сформулируйте цели встречи

Какова цель совещания? Сделать специальное объявление? Принять решение? Решить проблему, которая мешает продвижению вашего проекта?

Определение цели встречи и постановка задачи, которая должна быть достигнута к ее концу, – это первый шаг, который необходимо сделать при планировании эффективной встречи. Четко сформулированная цель – залог содержательного обсуждения по существу.

Составьте список участников совещания

Решите, кто из сотрудников должен присутствовать на встрече, принимая во внимание их загруженность и способность внести вклад в достижение цели встречи. Это могут быть ключевые лица, принимающие решения, эксперты, специализирующиеся на теме совещания, лица, заинтересованные в результате и т.д.

Если кто-то не может приехать на встречу, но его вклад все равно необходим, вы можете договориться о том, чтобы связаться с ним через конференц-связь или другой инструмент для совместной работы в Интернете.

Помимо этого назначьте и распределите роли, необходимые для проведения собрания: ведущий, хронометрист, протоколист и т.п.

Составьте повестку собрания

Повестка – это документ, который необходимо распространить среди всех присутствующих до начала совещания. Вы можете приложить ее к приглашению на встречу. Таким образом, получатели смогут решить, необходимо ли их присутствие на мероприятии или нет.

В этом документе должны содержаться тезисы для обсуждения, изложенные в логическом порядке, и реалистичный хронометраж обсуждения для каждого из них.
Ниже представлен шаблон повестки дня собрания, созданный с помощью Creately. Вы можете редактировать его в режиме онлайн и настраивать в соответствии с вашими требованиями.

После изменения вы можете поделиться им с остальными участниками с помощью безопасной ссылки для общего доступа к диаграмме или с помощью Creately Viewer встроить его в интранет или внутренние веб-сайты, чтобы каждый мог легко получить к нему доступ.

Шаблон повестки дня собрания
Шаблон повестки дня собрания (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Выберите подходящее место со всем необходимым

В зависимости от того, какой тон вы хотите задать для встречи, выберите место ее проведения (например, для создания более формальной обстановки лучше выбрать конференц-зал). Убедитесь, что это место свободно в день и время, выбранные вами для проведения встречи.

Кроме того, не забудьте проверить наличие всего необходимого оборудования для проведения встречи. К нему относятся проекторы, экраны и другие устройства для видеозвонков и т.п.

Закончите совещание составлением плана действий

Составьте план действий, чтобы обеспечить выполнение решений, принятых на совещании, после его завершения.

Ваш протоколист может использовать шаблон плана действий, подобный приведенному ниже, и в любом случае он должен включать задачи/действия, ответственных за их выполнение и последующие действия по пунктам плана.

Шаблон плана действий для извлеченных уроков проекта
Шаблон плана действий (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Инструменты для повышении продуктивности совещаний

Теперь, когда мы рассмотрели, как правильно организовать и провести встречи, познакомьтесь с рядом визуальных инструментов, которые вы можете использовать для принятия решений, разрешения проблем и мозгового штурма в рамках совещания.

Диаграммы связей

Диаграммы связей (mind maps) – это отличный инструмент для организации идей, планирования и ведения записей.

Если вы проводите мозговой штурм для поиска решения проблемы, диаграмма связей поможет зафиксировать свободный поток мыслей. Вы можете использовать ее для более глубокой проработки обсуждаемой темы.

А если вы хотите представить информацию на своих конференц-площадках в удобном для восприятия виде, то диаграмма может стать отличным решением.

Mind Maps for Meetings - как проводить совещания
Шаблон карты ума (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Вот как эффективно использовать диаграммы связей на совещании.

SWOT-анализ

SWOT означает “сильные и слабые стороны”, “возможности” и “угрозы”.

Этот инструмент используется для оценки компаний во время стратегического планирования, совещаний по планированию проектов и т.д. Вы также можете использовать его для оценки эффективности вашего отдела, продукта, проектной команды или конкурента.

Шаблон SWOT-анализа
Шаблон SWOT-анализа (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Хотите узнать, как эффективно использовать SWOT-анализ?

Диаграмма Исикавы (“рыбий скелет”) / 5 причин

Это инструменты, используемые при анализе первопричин.

Тогда как диаграмма “рыбий скелет” (также известная как диаграмма причин и следствий) помогает выявить и изолировать первопричину проблемы, диаграмма “5 причин” позволяет детализировать проблему и проанализировать лежащие в ее основе причинно-следственные связи.

Шаблон диаграммы Фишбоун
Шаблон диаграммы Фишбоун (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Ознакомьтесь с нашим полным руководством по диаграммам типа “рыбий скелет”, чтобы узнать, как их применять.

Диаграмма сродства

Диаграммы сродства помогают собирать и организовывать большие объемы данных для выявления закономерностей и тематических групп. Это может пригодиться, если вы проводите совещание с целью анализа и осмысления большого количества данных, собранных в ходе исследований, мозговых штурмов и т.д.

Шаблон диаграммы сродства для эффективных совещаний
Шаблон диаграммы сродства (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Блок-схема

Пытаетесь оптимизировать процесс? Определить его слабые места? Разработать новый процесс? В этих (и не только этих) целях вы можете использовать блок-схемы.

Блок-схема – это, по сути, визуализация этапов процесса. Это также может помочь в решении проблем и принятии решений.

Ознакомьтесь с нашим полным руководством по блок-схемам, чтобы узнать, как их использовать.

Шаблон блок-схемы совещания
Шаблон блок-схемы (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Шесть шляп мышления

Это еще один инструмент для обеспечения высокой продуктивности ваших встреч. Шесть шляп мышления – это метод, который позволяет изучить различные точки зрения участников совещания.

Как провести встречу: правила эффективного совещания

Каждого члена группы просят по очереди надеть разноцветные шляпы (обозначающие различные точки зрения) и высказать свое мнение по данному вопросу. Более подробно о том, как использовать технику шести шляп мышления, можно узнать здесь.

Шаблон "Шесть шляп мышления" для эффективных совещаний
Шаблон “Шесть шляп мышления” (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Вот еще несколько визуальных методов мозгового штурма, которые вы можете использовать во время встреч и групповых обсуждений.

Есть ли другие советы о том, как провести совещание?

Шаги, перечисленные в этой публикации, просты, и они гарантируют успех. Сочетайте их с упомянутыми нами инструментами, чтобы обеспечить максимальную продуктивность во время встреч.

У вас есть собственные советы по проведению совещаний? Поделитесь ими с нами в комментариях под публикацией. 

Leave a comment

*
*

четыре × один =

Вернуться наверх