Les réunions peuvent devenir un gaspillage de temps, de ressources et de talents des personnes, si elles ne sont pas planifiées et exécutées correctement. En effet, les réunions efficaces, qui atteignent réellement leurs objectifs et laissent les participants pleins d’énergie et de motivation, nécessitent un travail suffisant ou une bonne planification.
Dans cet article, nous découvrirons comment mener une réunion avec succès. Vous y trouverez également une liste d’outils de réunion visuels que vous pouvez utiliser pendant les réunions pour prendre des décisions, résoudre des problèmes, faire du brainstorming et générer des idées.
Pour commencer, découvrons en premier lieu les étapes à suivre pour organiser des réunions efficaces.
Étapes pour organiser des réunions efficaces
Avant de convoquer une réunion, vous devez vous assurer que vous en avez réellement besoin. S’il s’agit d’une question que vous devez traiter personnellement avec une personne, ne réunissez pas toute l’équipe pour en discuter.
Et si vous pensez pouvoir compter sur d’autres méthodes de communication telles que le courrier électronique, la lettre d’information, etc., pour transmettre votre message, vous pouvez éviter de faire perdre du temps à vos employés avec une autre réunion.
Par ailleurs, si vous jugez qu’une réunion est nécessaire, voici les étapes à suivre :
Définir les objectifs de la réunion
Quel est l’objectif de la réunion ? Est-ce pour faire une annonce spéciale ? Décider de quelque chose ? Résoudre un problème qui entrave l’avancement de votre projet ?
Déterminer le but de votre réunion et fixer un objectif à atteindre à la fin de celle-ci est la première étape à franchir pour planifier une réunion efficace. Cet objectif permettra de jeter les bases d’une discussion bien ciblée.
Liste des participants à la réunion
Décidez qui doit participer, en tenant compte de leur disponibilité et de leur capacité à contribuer à l’objectif de la réunion. Il peut s’agir de décideurs clés, d’experts en la matière, de personnes concernées par le résultat, etc.
Si une personne ne peut pas se rendre à la réunion, mais que sa contribution est tout de même nécessaire, vous pouvez prendre des dispositions pour vous connecter avec elle par le biais d’une conférence téléphonique ou d’un autre outil de collaboration en ligne.
De plus, sélectionnez et attribuez également les différents rôles nécessaires au bon déroulement de la réunion; notamment celui d’animateur, de chronométreur, d’enregistreur, etc.
Créer l’ordre du jour de la réunion
L’ordre du jour est un document que tous les participants doivent obtenir avant la réunion. Vous pouvez l’envoyer en même temps que l’invitation à la réunion. Ainsi, ils peuvent décider si leur présence est nécessaire ou non.
l’ordre du jour doit comprendre les points de la réunion disposés dans un ordre logique, et une durée réaliste fixée pour chaque point.
Voici ci-dessous, un modèle d’ordre du jour de réunion créé avec Creately. Vous pouvez l’éditer en ligne et le personnaliser pour répondre à vos besoins.
Une fois modifié, vous pouvez le partager avec le reste des participants à l’aide d’un lien de partage de diagramme sécurisé, ou l’intégrer avec Creately Viewer dans votre intranet ou vos sites Web internes pour que tout le monde puisse y accéder facilement.
Choisir un lieu approprié avec des installations
En fonction du ton que vous souhaitez donner à la réunion, sélectionnez un lieu (par exemple, une salle de conférence pour un cadre formel). Assurez-vous qu’il est disponible à la date et à l’heure que vous avez choisies pour la réunion.
N’oubliez pas de vérifier que tout le matériel nécessaire à la réunion est également disponible. Cela peut inclure des projecteurs, des écrans et d’autres outils pour les appels vidéo, etc.
Terminez par un plan d’action
Créez un plan d’action pour vous assurer que les décisions prises au cours de la réunion sont appliquées par la suite.
Bien que votre rapporteur/enregistreur puisse utiliser un modèle de plan d’action comme celui ci-dessous, il doit inclure les tâches/actions, les personnes chargées de les réaliser et le suivi des actions.
Outils pour des réunions productives
Maintenant que nous avons examiné de long en large comment organiser une réunion; voici plusieurs outils de réunion visuels que vous pouvez utiliser à différentes fins, comme la prise de décision, la résolution de problèmes et le brainstorming.
Cartes mentales
Les cartes mentales sont un excellent outil pour organiser les idées, planifier et prendre des notes.
Si vous réfléchissez à des solutions à un problème, une carte mentale peut vous aider à capturer le flux libre des pensées. Par contre, si vous discutez d’un sujet, vous pouvez l’utiliser pour approfondir le sujet.
En revanche, si vous souhaitez présenter des informations à vos plateformes de réunion d’une manière facile à comprendre, une carte heuristique est une excellente option.
Voici comment utiliser efficacement les cartes heuristiques lors d’une réunion.
Analyse SWOT
SWOT est l’abréviation de Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités) et Threats (menaces).
Cet outil est utilisé pour évaluer les entreprises lors des réunions de planification stratégique, de planification de projet, etc. Vous pouvez également l’utiliser pour évaluer l’efficacité de votre département, produit, équipe de projet ou concurrent.
Voulez-vous savoir comment utiliser efficacement une analyse SWOT?
Diagramme en arête de poisson / 5 pourquoi
Ce sont des outils utilisés dans l’analyse des causes profondes.
Alors que le diagramme en arête de poisson (alias. Le diagramme des causes et effets), permet d’identifier et d’isoler la cause profonde d’un problème; le diagramme des 5 pourquoi vous permet d’approfondir un problème et d’analyser sa relation de cause à effet sous-jacente.
Consultez notre guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour apprendre à l’appliquer.
Diagramme d’affinité
Les diagrammes d’affinité vous aident à rassembler et à organiser de grandes quantités de données pour identifier des modèles et des thèmes. Cela peut s’avérer utile si vous organisez une réunion pour analyser et donner du sens à de nombreuses données recueillies lors de recherches; de séances de brainstorming, etc.
Flowchart
Essayez-vous d’optimiser un processus ? Identifiez-vous les goulots d’étranglement dans votre processus ? Ou concevez-vous un nouveau processus ? Les organigrammes peuvent vous aider à atteindre ces objectifs et bien d’autres encore.
Un organigramme est essentiellement une visualisation des étapes d’un processus. Il peut également aider à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
Voici notre guide ultime sur les organigrammes pour apprendre à les utiliser.
Six chapeaux de réflexion
Il s’agit d’un outil supplémentaire pour garantir que vos réunions soient hautement productives. Les six chapeaux de réflexion est un outil qui vous permet d’explorer les différentes perspectives des plateformes de réunion.
Au cour de la reunion, chaque membre est invité à porter tour à tour les différents chapeaux de couleur (qui représentent les différentes perspectives) et à exprimer son opinion sur le sujet. Apprenezà utiliser la technique des six chapeaux de réflexion de manière plus détaillée ici.
Voici quelques autres techniques de brainstorming visuel que vous pouvez utiliser lors de vos réunions et discussions de groupe.
D’autres conseils sur la façon de mener une réunion ?
Les étapes que nous avons énumérées dans ce post sont plus faciles à suivre et garantissent le succès. Combinez-les avec les outils que nous avons mentionnés pour assurer une productivité maximale lors de vos réunions.
Quels autres conseils avez-vous pour répondre à la question de savoir comment organiser une réunion ? Partagez-les avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.
