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Leitfaden und bewährte Praktiken

Ein Kommunikationsplan ist ein Fahrplan, der skizziert, wie Sie Ihre Botschaft auf effektive Weise an Ihr Zielpublikum übermitteln können. Es beschreibt, welche Informationen an welche Zielgruppen kommuniziert werden, wer für den Prozess verantwortlich ist und welche Kanäle genutzt werden.

Wie man einen Kommunikationsplan erstellt

Um zu verstehen, welche Art von Informationen Sie kommunizieren wollen, müssen Sie das Ziel Ihrer Kommunikationsstrategie identifizieren. Vielleicht versuchen Sie, eine Veranstaltung anzukündigen, das Bewusstsein in der Gemeinde zu schärfen, über eine interne Krise aufzuklären, usw.
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Zielgruppe zu identifizieren. Wem übermitteln Sie diese Nachricht? Führen Sie eine angemessene Zielgruppenforschung durch, um die verschiedenen Zielgruppensegmente, ihre Eigenschaften, ihre Bedürfnisse, die von ihnen genutzten Kanäle usw. zu identifizieren.
Erstellen Sie Ihre Nachricht mit dem Profil der Zielgruppe im Hinterkopf. Passen Sie Ihren Ton und Ihre Sprache an, je nachdem, wie Ihr Publikum darauf reagieren soll.
Sobald die Botschaft entwickelt ist, müssen Sie die Kanäle bestimmen, über die Sie Ihr Publikum erreichen wollen. Die Kanäle können von Mundpropaganda bis zu Newslettern reichen. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen am besten helfen, vor Ihrem Publikum gesehen zu werden.
Ermitteln Sie die Ressourcen, die Sie benötigen. Wie hoch ist Ihr Budget, um Ihren Kommunikationsplan effektiv umzusetzen? Wer wird für die Umsetzung verantwortlich sein? Welche Materialien werden Sie benötigen?
Während der Ausführung Ihres Plans können Hindernisse oder Notfälle auftreten. Deshalb ist es wichtig, sich auch auf sie vorzubereiten. Ihr Kommunikationsplan sollte daher solche möglichen Hindernisse und die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um sie zu beseitigen, enthalten.
Erstellen Sie Ihren Kommunikations-Aktionsplan, indem Sie alle Details, die Sie gesammelt haben, zusammenstellen. Darin sollten Sie Ihre Ziele, den Zeitplan, die Ressourcen, die Schritte, die Sie unternehmen sollten, die Hindernisse und die Vorsichtsmaßnahmen hervorheben.
Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan mit den Beteiligten per E-Mail oder über einen Link zur Diagrammfreigabe mit Bearbeitungs- oder Überprüfungszugang. So können sie Ihnen schnelles Feedback mit Inline-Kommentaren geben.