Alguns projetos são fáceis de gerenciar, enquanto outros requerem muito esforço. Em ambos os casos, ter um plano de projeto adequado ajudará você a garantir que ele seja concluído sem falhas. Se você tiver uma visão clara de tudo o que precisa acontecer e de como você vai fazer isso dentro de um período de tempo específico, você pode minimizar – se não eliminar completamente – a chance de fracasso do projeto. Neste post, compilamos uma lista de técnicas de planejamento de projetos que você pode usar para criar um plano de projeto sólido e executá-lo com sucesso. Estaremos analisando diferentes áreas de planejamento de projetos, tais como processo de planejamento, planejamento de recursos, gestão do conhecimento, mapeamento de processos, tomada de decisões e gestão de riscos.
Processo de planejamento
Na primeira etapa de planejamento do projeto, você precisa estabelecer metas, criar um esboço do plano do projeto e analisar suas necessidades orçamentárias. É possível utilizar as técnicas de planejamento de projeto abaixo para concluir rapidamente estas tarefas.
Metas SMART
SMART é um critério para estabelecer metas e objetivos de projetos. De acordo com o SMART, as metas do seu projeto devem ser Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais.
Critérios de Metas SMART Consulte o nosso Guia SMART para simplificar o seu processo de planejamento de projeto para aprender como usar corretamente os critérios SMART no planejamento de projetos.
Plano da estrutura do projeto
O plano da estrutura do projeto (PEP) é uma ferramenta de gerenciamento de projeto usada para visualizar os resultados que um projeto fornecerá em uma estrutura hierárquica. Ele ajuda os gerentes de projeto a dividir as atividades complexas do projeto em tarefas simples e gerenciáveis.
Como utilizá-lo
Passo 1: O primeiro passo para criar um PEP é compreender o propósito do projeto. Isto significa que você precisa identificar os objetivos do projeto, resultados, tarefas, prazos, etc.
Passo 2: Identifique os principais resultados. Estes resultados-chave são os essenciais para o sucesso do projeto e devem aparecer no Nível 2 do seu plano de estrutura de trabalho.
Passo 3: Identifique os pacotes de trabalho ou os resultados do projeto no nível mais baixo do seu PEP. Reúna sua equipe de projeto e as partes interessadas para descobrir todo o trabalho necessário para completar os principais resultados.
Passo 4: Crie um dicionário PEP que contenha a definição e o objetivo dos elementos (pacotes de trabalho) no gráfico.
Exemplo de PEP (Clique no modelo para editá-lo online)
Matriz de prioridades de ação
A matriz de prioridade de ação é uma ferramenta de planejamento de projeto que é utilizada para determinar quais atividades devem ser priorizadas e quais atividades devem ser evitadas, a fim de aproveitar ao máximo o seu tempo e recursos. Ela ajuda na tomada de melhores decisões.
Como utilizá-lo
Na matriz de prioridade de ação, o esforço da atividade deve ser marcado no eixo x e o impacto da mesma no eixo y. A matriz de prioridade de ação cria 4 possibilidades:
- Ganhos rápidos/Urgentes – estas são as atividades que têm um impacto elevado e que exigem um esforço reduzido para serem concluídas. É melhor concentrar-se o máximo possível nestes tipos de projetos.
- Grandes projetos/Não urgentes – estes são os projetos/atividades que têm um grande impacto e exigem um grande esforço. Embora você não deva deixar estes projetos ofuscarem os ganhos rápidos, você deve planejar bem eles antes de executá-los.
- Preenchimentos/Delegações – estes são os projetos de baixa prioridade que têm um baixo impacto e baixo esforço. Você pode trabalhar neles quando tiver tempo entre os ganhos rápidos e os grandes projetos. Ou pode delegá-los a outra equipe..
- Tarefas difíceis/ Adiar ou ignorar – estas são as tarefas que têm um baixo impacto mas que requerem um alto esforço. Aconselha-se a evitar executá-las, ou se não puderem ser evitadas, contratar a ajuda de um especialista para poder terminá-las eficientemente.
Estrutura da decomposição de custos
O plano da estrutura do projeto (baseado no PEP) é uma das técnicas de planejamento de projeto utilizadas para alocar custos a diferentes partes de um projeto (para as atividades no nível mais baixo do plano da estrutura do projeto). É usado para comparar os custos reais com o orçamento.
Como utilizá-lo
Passo 1: No seu plano da estrutura do projeto, certifique-se de que todos os pacotes de trabalho representam uma tarefa discreta e definível uns dos outros. E atribuir a cada pacote de trabalho uma data de início e fim. Passo 2: Dê a cada pacote de trabalho que você identificou um valor específico do orçamento. Certifique-se de que você também atribuiu um proprietário responsável pelo orçamento para isso. Passo 3: Examinar os custos e determinar quanto o projeto custará em cada nível do plano da estrutura do projeto. caption id=”attachment_16325″ align=”aligncenter” width=”1165″]
Análise de Tendências de Marcos
A análise de tendência de marcos é uma técnica de planejamento de projeto para rastrear marcos em um projeto. Ajuda a identificar se o trabalho relacionado a um marco de um projeto está adiantado ou atrasado.
Como utilizá-lo
Passo 1: Consulte o cronograma do seu projeto e defina as etapas do seu projeto. É melhor que não tenha muitos passos, para não parecer confuso no seu gráfico de análise de tendência de etapas.
Passo 2: No gráfico ATE, o eixo y representa a escala de tempo do projeto, e o eixo x representa a escala de tempo do relatório. Você pode usar uma linha com uma cor específica ou uma forma específica de marcador para simbolizar a etapa no gráfico. Adicione os passos no gráfico ao final de cada período do relatório.
Passo 3: Consulte o gráfico ATE para identificar as tendências de etapas no seu projeto. Consulte este post para saber como a análise de tendência de etapas funciona em detalhes.
Análise de Tendência de Etapas (Clique no modelo para editá-lo online)
Planejamento de Recursos
Para executar projetos com mais eficiência, você precisa alocar seus recursos adequadamente. Na etapa de planejamento de recursos, é necessário tomar nota dos tipos de recursos necessários para as tarefas do projeto e determinar a duração de cada tarefa.
Gráficos de Gantt
Os gráficos de Gantt são uma ferramenta e técnica de planejamento de projetos utilizada para programar e monitorar tarefas. Eles também podem ser utilizados para mostrar custos e despesas em diferentes fases de um projeto.
Como utilizá-lo
Passo 1: Divida o projeto em tarefas individuais e distribua-as em linhas no diagrama de Gantt.
Passo 2: Cada tarefa tem uma linha do tempo, e você pode codificá-las por cores conforme precisar. Sobreponha a linha do tempo em uma linha de progresso e use-a marcando quanto trabalho já foi feito na tarefa. Consulte o nosso post Como Usar Gráficos de Gantt para Planejar Projetos Como um Chefe para saber mais sobre o uso de gráficos de Gantt no planejamento de projetos.
Gráfico de Gantt para Plano de Projeto de Alto Nível (Clique no modelo para editá-lo online) Mais Modelos de Gráficos de Gantt
Gráficos Organizadores
Gráficos Organizadores são técnicas de planejamento de projetos que você pode utilizar para visualizar a equipe do projeto – suas funções e responsabilidades. Com ela é possível não só destacar a hierarquia e a estrutura de relatórios, mas também utilizá-la ao atribuir as tarefas aos indivíduos.
Como utilizá-lo
Passo 1: Examine os recursos disponíveis para você, e associe-os às tarefas.
Passo 2: Entenda a hierarquia/estrutura de relatórios da equipe do projeto.
Passo 3: Usando um modelo de como o abaixo, você pode atribuir a cada indivíduo um lugar no gráfico organizador. Você pode adicionar as informações necessárias, como as funções e responsabilidades, disponibilidade, etc. nográfico organizador. Ao fazer isso, é possível atribuir cada tarefa relevante individualmente.
Gráfico Organizador de Gerenciamento de Projetos (Clique no modelo para editá-lo online) Mais Modelos de Gráficos Organizadores
Gestão do Conhecimento
Ao trabalhar em projetos, a equipe precisa se referir a diferentes recursos como tutoriais, atas de reuniões, documentos de processo, etc., para realizar algumas áreas de seu trabalho. Se houver um único lugar – algo como uma base de dados – onde eles possam acessar todas as informações, isso economizaria muito tempo.
Mapas de Conhecimento / Mapas Mentais
Os mapas mentais são uma ferramenta que é utilizada para organizar informações. Equipes de projeto usam mapas mentais durante sessões de brainstorming para capturar o fluxo livre de ideias e estruturá-las de uma maneira fácil de entender. Eles também podem ser usados como mapas de conhecimento que armazenam informações necessárias.
Como utilizá-lo
Passo 1: Reúna os recursos que a equipe precisa para referenciá-los e categorizá-los. Ex.: Em um projeto de construção de website, os posts em blogs, os vídeos e os infográficos sobre planejamento de website podem ser categorizados como Tutoriais de Planejamento de Website.
Passo 2: Usando o Creately, você pode adicionar os links relevantes. Basta clicar na forma, acessar Propriedades e adicionar seu link em Link para uma URL ou um Diagrama
Passo 3: Se você estiver incorporando o diagrama em uma página web, publique-o como um diagrama interativo com o Creately Viewer.
Mapa Mental dos Recursos do Projeto
Mapeamento de Processos
Se você esclareceu como executar uma determinada tarefa passo a passo, seria fácil para qualquer pessoa – familiarizada ou não com o processo – levá-la adiante sem luta. É aqui que entra em jogo o mapeamento dos seus processos.
Mapas de processo
Os mapas de processo são uma ferramenta que é utilizada para visualizar os passos de uma atividade de trabalho e as pessoas que são responsáveis por ela. Para saber o que são mapas de processo, símbolos de mapas de processo, tipos de mapas de processo e como desenhar um mapa de processo, consulte o nosso Guia Fácil de Mapeamento de Processos.
Modelo de Mapa de Processo de Gerenciamento de Projeto (Clique no modelo para editá-lo online)
Gráfico PERT
PERT é uma Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos. Ela ajuda a mapear seus processos do início ao fim. O gráfico PERT ajuda as equipes a identificarem rapidamente os ‘gargalos’ nos projetos, que podem então ser instantaneamente resolvidos. Isto ajuda a poupar tempo a longo prazo, em vez de esperar que surjam problemas. Neste guia detalhado dos gráficos PERT, abordamos como utilizar esta técnica de planejamento de projetos e que benefícios pode obter com a sua utilização.
Modelo PERT para Planejamento de Projeto (Clique no diagrama para editar online) Mais Modelos de PERT
Brainstorming/Tomada de Decisão
As sessões de brainstorming e tomada de decisões tendem a levar muito tempo durante o processo de planejamento do projeto e durante todo o projeto. Embora o brainstorming seja necessário para se chegar a ideias criativas, é uma técnica indispensável na tomada de decisões e na resolução de problemas.
Diagramas de afinidade
Os diagramas de afinidade são usados para agrupar um grande conjunto de ideias/dados/ opiniões sob um determinado tema ou categoria, com base na sua relevância uns para os outros. Pode ser usado para organizar ideias geradas a partir de uma sessão de brainstorming, de uma forma lógica.
Como utilizá-lo
Passo 1: Reúna uma equipe competente para a sessão de brainstorming
Passo 2: Registre cada idéia/opinião compartilhada durante a sessão
Passo 3: Ordene as ideias de acordo com as suas semelhanças
Passo 4: Agrupe-as, e dê a cada grupo um nome para identificação
Modelo de Diagrama de Afinidade(Clique no modelo para editá-lo online)
Gráfico PICK
O Gráfico PICK é outra técnica de planejamento de projetos que você pode usar para organizar ideias após uma sessão de brainstorming. Ele ajuda a identificar quais idéias são fáceis de implementar e quais têm um alto retorno ou, em outras palavras, quais idéias são as mais úteis.
Como utilizá-lo
De acordo com o gráfico PICK, você pode rotular suas idéias como
- Possível: estas são as ideias que são fáceis de implementar mas que têm um baixo retorno
- Implementar: as ideias nesta seção do gráfico são fáceis de implementar e têm um alto retorno
- Desafio: aqui as ideias são mais difíceis de implementar e o retorno é difícil de determinar
- Matar: estas ideias são mais difíceis de implementar e têm um baixo retorno
Uma vez que você coloca as suas ideias em uma matriz, ficará mais claro sobre qual idéia você deve trabalhar primeiro e qual deve ser evitada.
Árvore de decisão
Quando lhe são apresentados vários cursos de ação, você pode utilizar uma árvore de decisão para analisar os diferentes resultados da escolha dessas opções.
Como utilizá-la
Passo 1: Identifique e defina a decisão e coloque-a no início do diagrama
Passo 2: Escreva possíveis soluções nas linhas ligadas ao próximo nível de formas da árvore de decisão.
Passo 3: Coloque o resultado dessas soluções nas formas ligadas às linhas. Você pode usar uma oval para representar resultados que são certos. E se um resultado levá-lo a uma nova decisão, coloca-o em um retângulo.
Passo 4: Reúna a sua equipe de decisores e reveja a análise para fazer uma escolha final
Modelo de diagrama da árvore de decisão (Clique no diagrama para editá-lo online)
Mais exemplos de árvore de decisão
Gestão de Risco
Os riscos são elementos inevitáveis nos projetos, e a melhor maneira de minimizar o impacto que eles podem ter nos seus objetivos é prepará-los com antecedência. Ao identificar e analisar previamente os riscos, você pode evitar resultados negativos que podem afetar os resultados desejados do projeto. Em nossa Lista Final de Técnicas Visuais de Gerenciamento de Riscos, cobrimos 11 técnicas eficazes de gerenciamento de riscos que você pode usar para identificar, avaliar e controlar os riscos.
Expandir a Lista de Técnicas de Planejamento de Projetos
Aqui cobrimos técnicas visuais úteis que você pode usar como técnicas de planejamento de projetos. São não só fáceis de usar, mas também eficazes quando se trata de planejamento de projetos, tomada de decisões, resolução de problemas, gestão do conhecimento, etc. Você tem mais técnicas de planejamento de projetos para adicionar à lista? Informe-nos na seção de comentários abaixo.