Elke organisatie heeft een constante aanvoer van frisse creatieve ideeën nodig om met succes relevant te blijven en de concurrentie voor te blijven. Hoe noodzakelijk het ook is, goede nieuwe ideeën genereren is niet zo eenvoudig als alle teamleden in een ruimte zetten en 3 uur spenderen om amper iets te bedenken.
Een goede ideeënvorming sessie is hard werken. Het vergt een goed gefaciliteerd proces, zorgvuldig ontworpen oefeningen en de juiste hulpmiddelen (vooral wanneer er een remote team bij betrokken is) om innovatieve en levensvatbare ideeën te genereren.
We hebben een aantal technieken voor ideeënvorming op een rijtje gezet die je kan proberen om gemakkelijk diverse ideeën te genereren, zelfs als je team de ideeënvorming remote uitvoert. We hebben ook interactieve online sjablonen opgenomen die je in je webbrowser kunt openen en kunt gebruiken om tijdens de vergadering meteen met het team samen te werken.
Wat is ideeënvorming
Ideeënvorming is het proces waarbij je nieuwe ideeën of oplossingen genereert, met behulp van technieken als mindmapping, prototyping, brainwriting, reverse brainstorming, enz. Ideeënvorming is ook de derde stap in het Design Thinking proces, waar ideeën worden gegenereerd, geanalyseerd en worden gerangschikt op prioriteit om te inspireren tot de innovatie van nieuwe oplossingen.
Het ideeënvorming proces
- Identificeer de behoefte aan ideeën. Misschien wil je een organisatorisch probleem oplossen, nieuwe ideeën voor producten of diensten bedenken, je marktbereik vergroten, enz. Als je die behoefte specificeert, kan je een doel voor de sessie bepalen en deze doeltreffender begeleiden.
- Selecteer je team voor het ideeënvorming proces. Om meer gediversifieerde ideeën te genereren, moet een verscheidenheid aan mensen met verschillende ervaringen en achtergronden bij het proces worden betrokken.
- Kies het beste idee/de beste ideeën om uit te voeren. Om dit te doen, moet je een reeks welomschreven criteria hebben waaraan de gegenereerde ideeën zullen worden getoetst (deze moeten klaar zijn vóór de sessie). Samen met de evaluatiecriteria moet je ook bepalen aan welke interne teams je de ideeën met prioriteit zult overdragen voor verdere evaluatie of implementatie.
- Daarna volgt de uitvoering van de geprioriteerde ideeën, wat inhoudt dat middelen worden toegewezen, verantwoordelijkheden worden toegewezen, workflows in kaart worden gebracht, tijdschema’s worden vastgesteld en de voortgang wordt gevolgd.
Remote team ideeënvorming
Zelfs als het team op één plaats is, kan het een uitdaging zijn om een productieve ideeënvorming sessie te houden. De sessie online doen, wanneer iedereen vanaf verschillende locaties meedoet, kan zelfs nog ingewikkelder zijn. Je hoeft echter maar een paar dingen te doen om een ideeënvorming sessie remote even productief en naadloos te laten verlopen als een sessie die fysiek wordt gedaan.
- Kies je technische hulpmiddelen verstandig en beperk ze tot een minimum. Om dit te doen, moet je je vergaderbehoeften vaststellen. In het ideale geval heb je nodig
- Een videoconferentieprogramma voor communicatie – Zoom, Slack, Google Meet, enz.
- Een online whiteboard/werkruimte voor samenwerking – Creately, Google Draw of Google Docs
- Maak verwachtingen in een vroeg stadium duidelijk om te voorkomen dat er tijdens de vergadering tijd wordt verspild. Verduidelijk het doel van de bijeenkomst en de regels en richtlijnen waaraan de deelnemers zich moeten houden tijdens de oefeningen voor ideeënvorming die zullen worden uitgevoerd.
- Om de daadwerkelijke vergadertijd optimaal te benutten, kan je de deelnemers aanmoedigen hun onderzoek en analyse voorafgaand aan de sessie uit te voeren. Zo kan je tijdens de sessie meer tijd besteden aan discussie en samenwerking om de ideeën verder uit te werken.
- Volg de gebruikelijke vergader etiquette om de sessie soepel te laten verlopen.
- Begin met een virtuele ijsbreker om het team warm te maken voor de sessie.
Ideeën Technieken
Er zijn veel technieken voor ideeënvorming, dus als je er een kiest, stem die dan af op het soort idee dat je probeert te genereren. Misschien moet je ook rekening houden met de ervaring in ideeënvorming van je team en hun creatieve productiviteit bij het kiezen van de beste techniek voor ideeënvorming. Hier zijn er een paar om uit te kiezen:
SCAMPER
De SCAMPER-methode is een gemakkelijke en ongecompliceerde manier om nieuwe ideeën te genereren. Het stelt je in staat een bestaand product, dienst of proces te innoveren door het vanuit 7 verschillende invalshoeken te bekijken.
- null
- Vervanging – wat kan je vervangen (d.w.z. gebruikt materiaal, betrokken mensen, processtappen, enz.) in je product/dienst om een verbetering tot stand te brengen?
- Combineren – Welke ideeën, middelen, stappen in het proces, kan je combineren om een efficiëntere output te genereren?
- Aanpassen – Welk proces, onderdeel of kenmerk moet je aanpassen om een beter resultaat te bereiken?
- Wijzigen – Welke elementen kan je wijzigen (meer of minder toevoegen) om het door jouw gewenste resultaat te bereiken?
- Gebruik voor andere doeleinden – Voor welke andere doeleinden kan het product/de dienst worden gebruikt? Wie kan het nog meer gebruiken?
- Elimineren – Welk element in je product of dienst kan je verwijderen of verminderen?
- Omkeren/reorganiseren – Welk proces, onderdeel of kenmerk kun je anders inrichten of omkeren?
Hoe werkt het?
Stap 1 – Deel het volgende SCAMPER-sjabloon met het team vóór de sessie. Op basis van je wensen kan je er de nodige bewerkingen in aanbrengen wat betreft kleur, uitlijning, enz.
Stap 2 – Bepaal het bestaande product of idee dat je wilt verbeteren.
Stap 3 – Doorloop het geïdentificeerde product of idee via de 7 denktechnieken in SCAMPER, zoals hierboven vermeld. Er is geen volgorde, je kunt beginnen met elk van de 7 gebieden. Je kunt de deelnemers tijdens rondes ideeën laten toevoegen aan alle 7 categorieën of één categorie toewijzen aan een persoon of groep.
Brainwriting
Brainwriting is een brainstormtechniek waarbij de deelnemers hun ideeën op een stuk papier moeten opschrijven in plaats van ze uit te spreken. Na een paar minuten delen ze het stuk papier met een andere deelnemer die dan aan de uitwerking van het idee van de eerste persoon zal werken. Het is een geweldige techniek om verlegen en introverte teamleden zover te krijgen dat ze hun ideeën vrijelijk delen.
Hoe werkt het?
Stap 1 – Maak je eigen brainwritingsjabloon of pas het sjabloon hieronder aan voordat je het met de deelnemers deelt. Wijs elke deelnemer een kleur toe.
Stap 2 – Bepaal de tijdslimiet voor elke brainwritingronde en het aantal rondes voor de sessie. Het is ook belangrijk te verduidelijken hoe elke deelnemer van kolom moet wisselen (d.w.z. tegen de klok in of willekeurig zoals de moderator beslist) wanneer hij de ideeën van andere deelnemers verbetert.
Stap 3 – Stel het probleem voor, leg het grondig uit en begin met de eerste ronde. Om verwarring te voorkomen, kan je elke kolom op het brainwriting-doek nummeren of benoemen, zodat iedereen bij het rondgaan weet op welke kolom hij moet schrijven. Als de tijd om is, wissel je van kolom.
Stap 4 – In de tweede ronde moeten de deelnemers werken aan het aanvullen, wijzigen of verbeteren van het idee dat door de vorige eigenaar is geschreven.
Stap 5 – Herhaal dit proces totdat je het ingestelde aantal rondes hebt voltooid. Aan het einde van de sessie kan je de ideeën bespreken en analyseren en er prioriteiten aan toekennen.
Ronde Robin
Round robin is een andere groepsbrainstormtechniek die gebaseerd is op een iteratief proces waarbij deelnemers voortbouwen op eerdere bijdragen. Hoewel het kan worden uitgevoerd in zowel geschreven als vocale variaties, is voor een ideatiesessie op afstand de geschreven variant geschikter. Het is vergelijkbaar met brainwriting.
Hoe werkt het?
Stap 1 – Maak uw Round Robin sjabloon en deel het met het team voorafgaand aan de sessie of aan het begin ervan. Je kan één enkele Hoe zouden we kunnen-vraag voor de sessie hebben voor alle deelnemers of meerdere Hoe zouden we kunnen-vragen voor elke deelnemer als je verschillende problemen tegelijk moet oplossen.
Stap 2 – Geef iedereen de tijd om een mogelijke oplossing op te schrijven voor het geïdentificeerde probleem of voor de “Hoe zouden we kunnen”-vraag.
Stap 3 – De volgende in de rij moet deze oplossing herzien en de redenen opschrijven waarom (risico’s en wegversperringen) deze specifieke oplossing zal mislukken.
Stap 4 – De volgende persoon moet dan mogelijke oplossingen vinden om deze risico’s weg te nemen en het idee met succes uit te voeren. Aan het eind van de oefening moet de onderste rij een solide, goed geformuleerd idee bevatten dat kan worden gepresenteerd.
Stap 5 – Als de sessie is afgelopen, kan iedereen stemmen om te bepalen welk idee het meest in de smaak valt.
Om deze oefening aan te passen aan een online omgeving, kan je elke deelnemer een specifieke plaats toewijzen om te beginnen door hem een nummer of kleur toe te wijzen. De facilitator kan de deelnemers door de stappen leiden, maar moedig ze aan om altijd door te gaan naar de kolom aan hun rechterkant.
Mind Mapping
Mindmapping helpt je om structuur te geven aan de ideeën in je hoofd en ze uit te werken tot volwaardige oplossingen. In een remote ideeënvorming sessie kunt u de deelnemers laten werken aan een enkele mindmap of individuele mindmaps op hetzelfde canvas.
Hoe werkt het?
Stap 1 – Noteer de probleemstelling in het midden van de mindmap.
Stap 2 – Noteer mogelijke oplossingen/verwante ideeën op takken die met het centrum verbonden zijn. Naarmate je voortbouwt op elk van deze subideeën, kan je meer en meer takken toevoegen. Op een online canvas kan je, om de bijdragen van elke deelnemer te identificeren, hen kleuren toewijzen (voor elke sub-tak waaraan ze werken of hun eigen mindmap op het canvas).
Stap 3 – Zodra de mindmap(s) compleet is/zijn, kan je de ideeën analyseren en de meest haalbare prioriteren.
Omgekeerd Brainstormen
Omgekeerd brainstormen wordt vaak gebruikt bij het oplossen van problemen. In plaats van te bedenken hoe een probleem kan worden opgelost, gaan de deelnemers bij omgekeerd brainstormen op zoek naar manieren om het probleem daadwerkelijk te veroorzaken. Zo kan je nog meer creatieve ideeën genereren. Het helpt ook bij het identificeren van problemen die zich in de toekomst kunnen voordoen.
Hoe werkt het?
Stap 1 – Maak een sjabloon voor omgekeerde brainstorming en leg het team uit hoe het moet worden gebruikt.
Stap 2 – Geef een duidelijke omschrijving van het probleem in kwestie en schrijf het op de template.
Stap 3 – Keer het probleem om door je te richten op manieren waarop je het kunt veroorzaken of nog erger kunt maken. Voeg de ideeën die je genereert toe aan het bord.
Stap 4 – Brainstorm over oplossingen voor de omgekeerde probleemoorzaken die je hebt vastgesteld. Accepteer in dit stadium alle ideeën van de deelnemers zonder ze af te wijzen.
Stap 5 – Neem de lijst van gegenereerde oplossingen door en ga na hoe je ze kunt gebruiken om het oorspronkelijke probleem op te lossen.
Stap 6 – Je kan deze oplossingen bespreken en rangschikken op prioriteit, terwijl je overweegt welke je het eerst wilt implementeren.
Zes denkhoeden
Zes denkhoeden is een techniek voor ideeënvorming die wordt gebruikt om richting te geven aan besluitvorming en groepsdenken. Het verkent zes denkstijlen vertegenwoordigd door zes verschillende kleuren. Het stelt het team in staat een idee vanuit verschillende perspectieven te bekijken en een diepgaand inzicht te krijgen in het potentieel van het idee.
Wit – gegevens, feiten en cijfers
Rood – gevoelens, intuïties, emoties en voorgevoelens
Zwart – oordeel, wettigheid, moraal
Geel – optimisme, voordelen
Groen – nieuwe ideeën, kansen
Blauw – conclusies, actieplannen, volgende stappen
Hoe werkt het?
Stap 1 – Maak een werkblad met beschrijvingen van de zes hoeden en deel dat met de groep. De facilitator moet een volgorde bepalen waarin de groep de hoeden moet gebruiken.
Stap 2 – Stel een tijdslimiet in voor elke hoed, gebaseerd op de relevante denkstijl. De denkstijl van de groene hoed kan bijvoorbeeld langer duren dan die van de rode.
Stap 3 – Je kunt elke fase als team doorlopen, met dezelfde hoed op en tegelijkertijd ideeën aandragen. Of je kan het in rondes doen waarbij elke deelnemer telkens een individuele hoed draagt terwijl hij ideeën toevoegt onder elke kolom.
Meer technieken voor ideeënvorming
Hieronder vind je bronnen voor meer technieken voor ideeënvorming en sjablonen die je kunt gebruiken om op afstand ideeën te genereren.
- 5 waarom-analyses om een probleem tot op de bodem uit te zoeken en meer inzicht te krijgen in wat nodig is om tot een oplossing te komen
- Lotus diagram om brede onderwerpen op te splitsen in kleinere componenten voor eenvoudige analyse en rangschikking op prioriteit
- Online ideeënbord om ideeën te verzamelen en te ordenen op een visueel aantrekkelijke manier die gemakkelijker te raadplegen en te begrijpen is
- Mood board om je ontwerpideeën vast te leggen
- De ultieme lijst van essentiële visuele brainstorm technieken
- De ultieme lijst van visuele creatieve denktechnieken
Conclusie
Ideeën helpen je onverwachte oplossingen te ontdekken en soms zelfs voor de hand liggende oplossingen die je misschien over het hoofd had gezien, op te helderen en je aan te sporen verder te denken. Met de juiste hulpmiddelen, technieken en het juiste team wordt het gemakkelijker om de juiste haalbare oplossingen te bedenken. Wij hopen dat deze technieken je zullen helpen productieve ideeënvorming sessies te houden met je remote team.
Heb je nog meer technieken voor ideeënvorming die je graag met je team zou willen gebruiken? Deel het met ons in het commentaarveld hieronder.