Transmitir una idea va más allá de redactar algo y enviarlo por algún medio de comunicación. Para que dicho mensaje se realice de manera efectiva, se requiere de un plan de comunicación. Este plan es un documento estratégico que establece la forma en que una organización se comunicará con su público objetivo. Este también define objetivos claros, identifica a la audiencia, establece los mensajes clave, selecciona los canales más efectivos, y establece hitos y pasos en el tiempo para su ejecución.
En este artículo, discutiremos las ventajas de tener un plan de comunicación, los tipos de planes que puedes tener y cómo crear uno.
Beneficios de un Plan de Comunicación
Implementar un plan de comunicación en la empresa puede traer ciertos beneficios como:
Coherencia: Se garantiza que todos los mensajes y comunicaciones, independientemente del canal o audiencia, estén en línea con la visión, la misión y los valores de la empresa.
Claridad: Se reducen las posibilidades de malentendidos asegurando que los mensajes sean claros, precisos y comprensibles.
Eficiencia: Se pueden evitar los desperdicios y se pueden utilizar los recursos de manera eficiente.
Mejoras en las relaciones: Se fortalecen las relaciones con las partes interesadas porque demuestra que la empresa valora la transparencia y la comunicación abierta.
Pasos para desarrollar un plan de comunicación
- Define tus Objetivos
La claridad en nuestros objetivos es el paso #1 en el camino hacia una comunicación efectiva. Los objetivos pueden ser variados, como aumentar la conciencia de la marca, mejorar la satisfacción del cliente, fomentar una mayor colaboración entre los empleados, etc. Sin embargo, para asegurar que nuestros objetivos de comunicación sean efectivos, es de suma importancia que estos utilicen un enfoque SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
- Identificar a nuestra Audiencia
Para que nuestros mensajes sean eficaces, se debe conocer a la audiencia ya sea interna (empleados, accionistas) o externa (clientes, proveedores, medios). Cada tipo de audiencia tiene sus propias características y necesidades. Comprender los patrones demográficos, comportamentales y de consumo de su audiencia es fundamental para adaptar de manera efectiva sus mensajes y canales de comunicación.
Podemos utilizar herramientas de análisis de datos como Google Analytics y CRMs como Salesforce que nos ayudan a conocer de mejor forma a nuestro público. Los grupos focales y las encuestas también pueden ser útiles para comprender las necesidades y preferencias de nuestra audiencia.
- Diseña tus Mensajes
La creatividad y el conocimiento se deben combinar en el diseño de tus mensajes, y estos deben ser fáciles de entender, relevantes y consistentes con los objetivos de comunicación.
El público objetivo y el canal de comunicación elegido determinarán el tono, el estilo y el contenido del mensaje.
- Elegir el canal de comunicación correct
No todos los canales de comunicación son adecuados para cada mensaje o audiencia. Algunos canales pueden ser más eficaces para determinado público o tipos de mensaje, por ejemplo, las redes sociales son más eficaces en la audiencia joven, mientras que los comunicados de prensa pueden ser una forma efectiva para comunicarse con los medios de comunicación.
- Establece un Cronograma y ejecuta
Una vez teniendo identificados los objetivos, audiencia, mensajes y canales, el siguiente paso es establecer un cronograma. Este cronograma debe detallar cuándo y cómo se compartirán tus mensajes. Debes tener en cuenta los momentos clave para tu audiencia y tu organización. Para este paso, herramientas de gestión de proyectos, como Creately y plantillas gantt pueden ser útiles para planificar y seguir tu cronograma de comunicación.
- Monitorea y Evalúa
Después de llevar a cabo su plan, es importante observar y evaluar su éxito. Esto implica monitorear métricas importantes como el alcance y la participación para determinar si estás alcanzando tus objetivos.
Las herramientas de seguimiento y análisis como Tableau o Google Analytics pueden ayudarlo a determinar cómo se comunica bien. Para comprender el impacto de sus mensajes, es crucial obtener comentarios directos de su audiencia.
En conclusión, el propósito de un plan de comunicación es ayudar a una organización a entregar mensajes claros y coherentes que apoyen sus objetivos generales. Esto puede incluir objetivos como aumentar la conciencia de marca, mejorar la satisfacción del cliente, fomentar una mayor colaboración entre los empleados, entre otros. Esperamos que este artículo haya sido de utilidad y los invitamos a que nos compartan sus opiniones y/o estrategias para desarrollar un plan de comunicación.
