“Een vuistregel is dat een slecht proces tien keer zoveel uren kost als het werk zelf.” -Bill Gates
De eerste stap naar het stroomlijnen van je werkprocessen is nagaan wat ze vertraagt. Er bestaan veel methodologieën voor procesverbetering om knelpunten en inefficiënties in je processen te identificeren. Deze gids geeft een kort overzicht van elk van de procesverbetering methoden. In deze serie gaan we dieper in op elk van hen. Hier volgt een lijst van de meest effectieve waarvan je gemakkelijk gebruik kunt maken. Scroll naar beneden om erachter te komen,
Six Sigma Gereedschap
Andere
Lean tools
Lean tools worden gebruikt om onnodige processtappen of activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren.
De 8 soorten stappen die je kunt verwijderen met de volgende Lean tools zijn
- Defecten
- Overproductie
- Wachten
- Onbenut talent
- Vervoer
- Inventaris
- Beweging
- Extra-processing
Door deze stappen in je processen te schrappen, kun je de productkwaliteit verbeteren, de doorlooptijd verkorten en de totale kosten verlagen. Hier zijn 3 Lean tools die je kunt gebruiken om je bedrijfsprocessen te verbeteren.
5S
Een georganiseerde kantooromgeving is essentieel voor efficiënte processen. Met de 5S-methodologie kun je een schone, veilige en productieve omgeving voor je team creëren. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrie, van productie tot kleine bedrijven
Handig voor:
- bevordering van de veiligheid
- verlaging van kosten
- verhoging van de efficiëntie van processen/teams
- het elimineren van verspilling uit productieprocessen
Documentatie:
- Foto’s (van werkplekken voor en na de invoering van 5S)
- Documenten of checklists voor teamactiviteiten
- Evaluatieformulieren om de status van de eerste 3 stappen te controleren
- Lijst van richtlijnen om het kantoor georganiseerd en schoon te houden
Gebruiksgemak:
Aangezien het geen technische analyse vereist, kan het door iedereen op het werk worden gebruikt
Hoe te gebruiken:
Hier zijn de stappen die je moet volgen bij het implementeren van 5S
Value Stream Mapping
Een value stream map is een grafische voorstelling van de stroom van materialen en informatie die nodig is om je product of dienst bij je klant te brengen.
Over het algemeen gebruikt in:
Productie-industrie
Handig voor:
- Vaststelling van verspilling binnen en tussen processen
- Inzicht krijgen in de besluitvorming en de process flows
- Identificeren en prioriteren van gebieden voor verbetering
- Vaststelling van meetbare doelstellingen voor verbeteringstaken
Documentatie:
- Kaart van de huidige situatie, die laat zien hoe je je klanten momenteel bedient
- Kaart van de toekomstige situatie die laat zien hoe het proces eruit zal zien zodra de veranderingen zijn doorgevoerd
Gebruiksgemak:
Het in kaart brengen kan tot 3 dagen in beslag nemen, maar met het juiste team kan het sneller.
Hoe te gebruiken:
Bekijk deze beknopte value stream mapping handleiding om aan de slag te gaan.
Meer gratis value stream map sjablonen nodig die je kunt bewerken?
Kaizen
Kaizen is een techniek die oproept tot de constante verbetering van elke functie van je bedrijf. Het kan worden uitgevoerd via de PDCA-cyclus. Over het algemeen gebruikt in:
Beheersafdelingen, maar ook door degenen in kwaliteitscontrolekringen, afvalverwijderingsanalisten en gewone arbeiders
Handig voor:
- Verbetering van processen, kwaliteit van producten/diensten en klanttevredenheid
- Verbetering van de teamproductiviteit en de arbeidstevredenheid
- Bevordering van betere veiligheid en snellere levering
Documentatie:
- Rapporten over de huidige situatie van de werkplek
- Enquêtes om de houding van het team ten opzichte van werktevredenheid na te gaan
- Kaizen-strategieplan om de productiviteit van het team te verbeteren
Gebruiksgemak:
Het is een continu proces en vereist de actieve bijdrage van het hele bedrijf
Hoe te gebruiken:
Volg de onderstaande stappen in elke fase van de cyclus voor optimale resultaten.
Six Sigma Tools
Six Sigma is gewoon een slimmere manier om een bedrijf te leiden. Het gaat om het verzamelen van gegevens over processen om te begrijpen wat er gebeurt. Deze gegevens worden vervolgens geanalyseerd en geïnterpreteerd om doeltreffende manieren te vinden om het proces te verbeteren. Door dit te doen kun je
- De klanttevredenheid verhogen
- De cyclustijd verkorten
- Defecten verminderen
Laten we eens kijken naar een paar six sigma tools die veel gebruikt worden om processen in bedrijven te verbeteren.
DMAIC
DMAIC is een methode in 5 stappen (een directe afstammeling van de Plan-Do-Check-Act Cyclus) die wordt gebruikt om huidige processen te verbeteren. Als je producten/diensten of bedrijfsprocessen niet aan de verwachtingen van je klanten voldoen of niet goed presteren, kan DMAIC je helpen uit te zoeken waarom en oplossingen op lange termijn te vinden voor het probleem. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrieën, vooral door teams die aan projecten werken
Handig voor:
- Verbetering van processen of producten
- Oplossingen vinden voor problemen binnen processen
- Besparing van kosten en tijd
Documentatie:
- Project charter
- Process map met procesinputs en -outputs
- Gegevens over de prestaties van het project
- Documentatie van de nieuwe oplossing
Gebruiksgemak:
Het kan binnen een maand of over een jaar worden uitgerold
Hoe te gebruiken:
Hieronder volgen de stappen die je moet nemen om de DMAIC-methode toe te passen.
DMADV
DMADV, ook bekend als Design for Six Sigma (DFSS) wordt gebruikt om nieuwe processen op Six Sigma kwaliteitsniveau te creëren. Als je bestaande processen niet voldoen aan de vereiste kwaliteitsniveaus, zelfs nadat ze zijn geoptimaliseerd, is het tijd om een DMADV te doen om een evolutionaire verandering teweeg te brengen. Of met andere woorden, creëer een nieuw en beter proces. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrie, vooral in de verwerkende industrie
Handig voor:
- Ontwikkeling van een nieuw proces/product
- Vermindering van de fouten in een productlijn
- Verbetering van de klanttevredenheid
- Verhoging van de winst
Documentatie:
- Informatie over historische proces-/productgegevens
- Feedback van klanten/beoordelingen
Gebruiksgemak:
Deze methode kan in de loop van enkele maanden of zelfs jaren worden toegepast
Hoe te gebruiken:
Volg deze stappen om DMADV te implementeren
Oorzaak en gevolg analyse
Het is ook bekend als visgraatdiagram of Ishikawa-diagram. Het is een techniek die kan worden gebruikt om de oorzaken van een bepaald probleem of effect visueel weer te geven. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrieën
Handig voor:
- Identificeren en analyseren van alle mogelijke oorzaken van een probleem/effect
- Faciliteren van brainstormsessies om problemen in teamverband op te lossen
Documentatie:
Documenten over informatie in verband met de kwesties die worden geanalyseerd
Gebruiksgemak:
Kan een team helpen de oorzaken van een probleem te identificeren en te analyseren in één enkele brainstormsessie
Hoe te gebruiken:
Hier is de ultieme gids voor visgraatdiagrammen om je op weg te helpen.
Klik op het sjabloon om het online te bewerken
Ontvang meer gratis visgraatdiagram sjablonen die je snel online kunt bewerken.
SIPOC-analyse
De SIPOC-analyse is een techniek die helpt bij het organiseren van gegevens over mensen en dingen die betrokken zijn bij je bedrijfsprocessen. Over het algemeen gebruikt in:
Productie-industrie
Handig voor:
- Identificeren van alle relevante elementen die nodig zijn voor een procesverbeteringsproject
- Complexe projecten definiëren die niet goed zijn gescoped
- Inzicht in het proces tijdens de definitiefase van DMAIC
Documentatie:
In de SIPOC-analyse worden de gegevens in elk van de volgende categorieën opgesomd, en daarom heb je informatie over deze categorieën nodig.
- Leverancier: de mensen, afdelingen, organisaties enz. die je de input leveren die nodig is om een proces uit te voeren
- Input: grondstoffen, apparatuur, formulieren of informatie en zelfs mensen die nodig zijn om een proces uit te voeren
- Proces: een grafische voorstelling van de processtappen
- Output: een lijst van zaken die het proces levert aan de interne en externe klant
- Klant: een lijst van interne en externe klanten die je output zullen ontvangen
Gebruiksgemak:
De 5 kolommen worden ingevuld tijdens een brainstormsessie. Zolang de relevante informatie door het team wordt verstrekt, kan het diagram snel worden voltooid en geanalyseerd.
Hoe te gebruiken:
Verzamel je team en noteer de bovenstaande informatie in een schema/tabel zoals hieronder.
Process maps
Process maps geven elke stap van een proces grafisch weer. En ze zijn een essentieel onderdeel van procesdocumentatie. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrie, van productie tot marketing
Handig voor:
- Begrijpen hoe processen werken
- Vaststellen van procesgebieden die verandering behoeven
Documentatie:
- Beschikbare informatie over het proces dat in kaart wordt gebracht
- Functiebeschrijvingen en verantwoordelijkheden van degenen die bij het proces betrokken zijn
Gebruiksgemak:
Om een proces in kaart te brengen, heb je de medewerking van de betrokkenen nodig. Ze op één plaats verzamelen, het proces in kaart brengen en analyseren kan een paar dagen in beslag nemen, vooral als het proces ingewikkeld is.
Hoe te gebruiken:
Verzamel je team, brainstorm over de processtappen, identificeer de proces grenzen, zet de stappen in een opeenvolgende volgorde, teken de process map en controleer of de map accuraat is.
Klik op het sjabloon om het online te bewerken
Wil je een process map/ flowchart tekenen? Gebruik Creately flowchart software om het snel voor elkaar te krijgen!
BPMN-proceskaarten
Een Business Process Modeling Notation map is de gestandaardiseerde manier om visuele modellen van je bedrijfsprocessen te maken. Over het algemeen gebruikt in:
Alle soorten industrieën, vooral door bedrijfsanalisten
Handig voor:
- Bedrijfsprocessen opsplitsen voor eenvoudige analyse
- Fouten in processen opsporen
- Het ontwerpen van geheel nieuwe processen
- Belanghebbenden helpen te begrijpen hoe het bedrijf wordt geleid
Documentatie:
Informatie over de inputs, outputs, enz. van het bedrijfsproces
Gebruiksgemak:
Als je bekend bent met de standaarden van BPMN, kan het tekenen van het diagram binnen een dag gebeuren, als je maar een duidelijk idee hebt van hoe het proces zich uitstrekt.
Wil je de lijst van Business Process Improvement methodologieën uitbreiden?
We hebben een aantal handige methodologieën voor bedrijfsprocesverbetering behandeld die je kunt gebruiken om je workflow te stroomlijnen en de productiviteit van je team te verhogen. Gebruik ze en deel met ons hoe ze je geholpen hebben je doelen te bereiken. Welke andere procesverbeteringsmethodologieën gebruik je? In onze volgende gids gaan we dieper in op het in kaart brengen van processen, een essentiële techniek voor het verbeteren van bedrijfsprocessen die je helpt efficiënter te werken en kosten te besparen.