Przewodnik jak rozwiązywać problemy metodą Six Sigma DMAIC

Najpowszechniej stosowaną metodą w Six Sigma jest metoda DMAIC. Wiele osób wykorzystuje ją do rozwiązywania problemów oraz identyfikowania i naprawiania błędów w procesach biznesowych i produkcyjnych. W tym wpisie przyjrzymy się, jak wykorzystać metodę DMAIC do rozwiązywania problemów. Znajdziesz tu również przydatne i edytowalne szablony, które możesz wykorzystać podczas wdrażania rozwiązywania problemów metodą DMAIC w swojej organizacji.

Czym jest DMAIC? 

DMAIC jest metodą opartą na danych, służącą do systematycznego doskonalenia procesu. Podejście to ma na celu podniesienie jakości produktu lub usługi poprzez skupienie się na optymalizacji procesu, który wytwarza produkt wyjściowy. W ten sposób DMAIC dąży do zapewnienia trwałych rozwiązań w zakresie doskonalenia procesów. DMAIC to akronim, który jest skrótem od Define, Measure, Analyze, Improve and Control.

Metoda DMAIC i rozwiązywanie problemów

Poniżej wyszczególniliśmy 5 faz metody DMAIC wraz z krokami, które należy podjąć, stosując ją do rozwiązywania problemów. Różne narzędzia dla każdej fazy są dostarczane z edytowalnymi szablonami.

Krok 1: Zdefiniuj problem

Pojawia się więc problem, który ma wpływ na procesy klienta lub firmy. W pierwszym kroku metody rozwiązywania problemów DMAIC należy skupić się na tym, czym jest problem i jak wpłynął on na firmę. 

W tej fazie należy wykonać kilka kroków:

• Stwórz opis problemu, który powinien zawierać definicję problemu w kategoriach kwantyfikowanych oraz stopień jego nasilenia;
• Upewnij się, że niezbędne zasoby, takie jak lider zespołu, kompetentni członkowie zespołu, fundusze itp. są dostępne od ręki;
• Opracuj deklarację celu na podstawie swojej deklaracji problemu. Powinien to być wymierny i określony w czasie cel do osiągnięcia;
• Utwórz diagram SIPOC, który zapewni zespołowi wysokopoziomowy przegląd procesu (wraz z jego wejściami, wyjściami, dostawcami i klientami), który jest analizowany. Można również użyć mapy strumienia wartości, aby to wykonać.

• Spróbuj zrozumieć proces w sposób bardziej szczegółowy, tworząc mapę procesu, która nakreśli wszystkie kroki procesu. Zaangażuj właścicieli procesów podczas identyfikacji kroków procesu i tworzenia mapy. Możesz dodać tory pływackie, aby reprezentować różne działy i odpowiedzialnych za nie osoby.

Krok 2: Pomiar problemu

W tym kroku należy zmierzyć zakres problemu. Aby to zrobić, musisz zbadać proces w jego bieżącym stanie, aby zobaczyć, jak działa. Szczegółowa mapa procesu, którą stworzyłeś w fazie „Definiowanie”, może Ci w tym pomóc. Pomiary bazowe, na które należy zwrócić uwagę w tej fazie, to czas trwania procesu, liczba defektów, koszty i inne istotne metryki. Te pomiary bazowe zostaną wykorzystane jako standardy, według których zespół będzie mierzył swój sukces w fazie „Ulepszania”.

Krok 3: Przeanalizuj problem

Faza analizy w procesie DMAIC polega na zidentyfikowaniu pierwotnej przyczyny, która powoduje problem.

• Odnosząc się do map procesów i/lub map strumienia wartości, które stworzyłeś, przeanalizuj proces, aby zidentyfikować obszary problemowe.

• Wizualizuj dane, które zebrałeś (zarówno w fazie „Pomiaru”, jak i w fazie analizy), aby zidentyfikować oznaki problemów w procesach.
• Wykorzystaj wykresy Pareto, histogramy, wykresy przebiegu itp. do reprezentacji danych liczbowych. Przeanalizuj je z liderami zespołów i właścicielami procesów, aby zidentyfikować wzorce.

• Mając wyniki analizy procesów i danych, rozpocznij burzę mózgów na temat pierwotnych przyczyn problemu. Użyj diagramu przyczynowo-skutkowego / diagramu rybiej ości, aby uchwycić wiedzę uczestników procesu podczas sesji.

• Używając diagramu 5 Whys, zawęź swoje ustalenia do kilku ostatnich przyczyn problemu w Twoim procesie.

Krok 4: Ulepsz (rozwiąż problem)

W tej fazie nacisk kładziony jest na łagodzenie zidentyfikowanych przyczyn źródłowych oraz burzę mózgów i wdrażanie rozwiązań. Zespół będzie również zbierał dane, aby zmierzyć swoją poprawę w stosunku do danych zebranych podczas fazy „Pomiaru”.

• Możesz wygenerować kilka skutecznych rozwiązań dla pierwotnej przyczyny, ale wdrożenie ich wszystkich nie będzie praktyczne. Dlatego trzeba będzie wybrać najbardziej praktyczne rozwiązania.

W tym celu można skorzystać z macierzy wpływu. Pomoże Ci to określić, które rozwiązanie ma najlepszy wpływ i najmniejszy wysiłek w stosunku do kosztów.

• Na podstawie różnych rozwiązań należy opracować nowe mapy, które będą odzwierciedlać stan procesu po zastosowaniu danego rozwiązania. Mapa ta jest znana jako mapa to-be lub mapa stanu przyszłego. Będzie on stanowił wytyczne dla zespołu podczas wdrażania zmian.

• Zbadaj różne rozwiązania z wykorzystaniem cyklu PDCA i wybierz najlepsze z nich do wdrożenia. Cykl ten pozwala systematycznie badać możliwe rozwiązania, oceniać wyniki i wybierać te, które mają większe szanse powodzenia.

Krok 5: Kontrola (podtrzymanie ulepszeń)

W ostatniej fazie metody DMAIC nacisk kładzie się na utrzymanie usprawnień uzyskanych dzięki wdrożeniu rozwiązań. W tym miejscu należy kontynuować pomiar sukcesu i stworzyć plan monitorowania usprawnień (plan monitorowania). Należy również stworzyć plan reakcji, który zawiera kroki, jakie należy podjąć w przypadku spadku wydajności procesu. Mając nowe mapy procesów i inną dokumentację, należy następnie przystąpić do dokumentowania udoskonalonych procesów. Przekaż te dokumenty wraz z planem monitorowania i planem reagowania właścicielom procesów, aby mieli do nich odniesienie.

Jakie są Twoje przemyślenia na temat metody rozwiązywania problemów DMAIC?

W artykule omówiliśmy 5 faz Six Sigma DMAIC i narzędzia, które można wykorzystać na każdym z etapów. Przy ich użyciu można zidentyfikować obszary problemowe w procesach organizacyjnych, wygenerować praktyczne rozwiązania i skutecznie je wdrożyć. Czy stosowałeś metodę DMAIC do usprawniania procesów i rozwiązywania problemów w swojej organizacji? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami z tym narzędziem w sekcji komentarzy poniżej. Sprawdź również nasz post o metodach usprawniania procesów, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach Six Sigma i Lean, aby usprawnić procesy.