Eén ding hebben alle goed presterende teams gemeen: effectieve communicatie.
Effectieve teamcommunicatie is belangrijk om productief te blijven, conflicten te vermijden, vertrouwen op te bouwen, en uiteindelijk de organisatiedoelen tijdig te bereiken.
Een team dat niet doeltreffend met elkaar communiceert, creëert chaos, stress, vertragingen en ongewenste conflicten.
Wat ons bij de volgende vraag brengt. Hoe verbeter je de teamcommunicatie? Er zijn veel strategieën voor teamcommunicatie, maar daar concentreren we ons vandaag niet op. In plaats daarvan gaan we het hebben over visuele samenwerking en hoe dat je kan helpen beter te communiceren met je team, of dat nu op locatie is, remote of een mix van die twee.
Het kan in het begin een beetje ingewikkeld zijn, maar heb geduld met ons. Aan het eind van deze blogpost zul je instemmend knikken.
Laten we er eens induiken.
Wat is visuele samenwerking?
Visuele samenwerking houdt in dat er wordt samengewerkt met behulp van visuele middelen, zoals een canvas of whiteboard, videoconferenties, diagrammen, symbolen, foto’s, schetsen, enz.
Het wordt gebruikt door zowel teams op locatie als remote teams voor verschillende doelen, zoals meeting management, projectplanning, prototyping, brainstorming, design thinking en sprint planning.
Waarom visuele samenwerking
Met elkaar praten lijkt eenvoudig genoeg, maar toch mislukken projecten, worden er fouten gemaakt, lopen mensen achter en raken ze vaak in de war – en dat allemaal door ineffectieve communicatie.
Nu steeds meer teams remote werken en meer schriftelijk dan mondeling communiceren, zijn de communicatieproblemen verveelvoudigd.
Een doeltreffende oplossing om deze veel voorkomende uitdagingen te overwinnen is het gebruik van visuals, in je communicatie materiaal, en tijdens de samenwerking. In plaats van enkel met woorden te communiceren (in gesproken of geschreven vorm), voeg er visuals aan toe om het meer uit te werken.
Het is bewezen dat het gebruik van visuals leidt tot sneller begrip en helpt informatie beter en sneller te verwerken. Uit onderzoek blijkt dat mensen visuals 60.000 keer sneller kunnen verwerken dan tekst en dat ze 80% onthouden van wat ze zien, terwijl dat maar 20% is van wat ze lezen en 10% van wat ze horen. Daarom zal de begeleiding van een visuele boodschap minder ruimte voor verwarring bieden en de boodschap sneller overbrengen.
Als je bijvoorbeeld wilt uitleggen hoe een proces werkt, gebruik dan een flow chart om het voor de ontvanger begrijpelijker te maken.
Voorbeeld van visuele samenwerking
Laten we aan de hand van een voorbeeld proberen te begrijpen hoe visuele samenwerking de communicatie kan helpen verbeteren.
Brainstorming binnen een groep. Deze creatieve techniek werkt goed voor het verzamelen van oplossingen voor een probleem of het genereren van nieuwe, innovatieve ideeën voor projecten, met je team.
Een van de hindernissen voor een effectieve brainstormsessie is de vaart erin te houden en iedereen evenveel te laten bijdragen. En als er veel ideeën tegelijk worden verkondigd, zullen sommige misschien nooit op de definitieve lijst komen.
Oplossing: brainstormen met behulp van een mindmap, een visueel hulpmiddel om ideeën vast te leggen en te ordenen. Als je een online canvas gebruikt dat iedereen (zelfs degenen die op afstand meedoen) toegang geeft tot dezelfde ruimte om samen te werken rond de mindmap, kunnen alle individuen in gelijke mate bijdragen aan de opbouw ervan, terwijl ze hun ideeën toevoegen. Zij kunnen ook beelden of symbolen gebruiken in plaats van woorden. Het mooiste is dat niemand per se hoeft te spreken; alle ideeën worden toch doorgegeven en vastgelegd.
De uiteindelijke mindmap zal duidelijk alle ideeën en sub-ideeën definiëren, hoe ze met elkaar in verband staan, en hoe ze helpen het probleem op te lossen. Je kunt het canvas ook delen met de betrokkenen wanneer het tijd is voor hun input.
Online visuele werkruimte
De meeste teams werken tegenwoordig remote, of hebben op zijn minst een paar leden die dat doen. Om iedereen in gelijke mate te laten deelnemen aan het samenwerken en visueel communiceren van ideeën, heb je een online werkruimte nodig die synchrone bewerking, videoconferencing, commentaar, realtime muis tracking en het bewerken van previews ondersteunt.
Dit is waar een tool als Creately kan helpen. Het biedt een oneindig online canvas dat teams kunnen gebruiken om te communiceren en samen te werken rond hun plannen, projecten, strategieën en ideeën. Het biedt realtime samenwerkingsmogelijkheden waarmee teams kunnen samenwerken alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden.
Visuele samenwerkingsmethoden voor doeltreffende teamcommunicatie
Nu je klaar bent om visueel te denken, te werken en te communiceren, is het tijd om te bedenken waar je moet beginnen. Met een oneindig canvas zijn er eindeloze mogelijkheden, maar ook verwarring over waar te beginnen. Om je te helpen het te beperken en de beste resultaten te genereren, hebben we hieronder een aantal methoden samen met sjablonen opgesomd.
Strategische planning
Strategische planning vereist dat je nagaat waar je staat en waar je naartoe wilt en dat je de koers van je bedrijf daarop afstemt. Ongetwijfeld bestaat het proces uit veel communicatie heen en weer, tussen de teamleden en de betrokkenen.
Door alles en iedereen op één canvas samen te brengen, kan je veel verwarring vermijden die meestal gepaard gaat met niet-visuele communicatie- en samenwerkingsmethoden zoals e-mail threads, eindeloze conferentiegesprekken, chat threads, enz.
Klanttraject in kaart brengen
Het in kaart brengen van het klanttraject houdt in dat het traject van je klant in kaart wordt gebracht en geanalyseerd tijdens de interactie met je merk. Het onthult de acties, emoties, pijnpunten en verwachtingen van klanten tijdens hun reis.
Je kunt de communicatie rond dit proces effectief vereenvoudigen door er visueel aan mee te werken met je team.
Lopende vergaderingen
Vergaderingen brengen veel discussies met zich mee, en om iets productiefs te maken van alles wat wordt gecommuniceerd, moet je de gedeelde ideeën goed organiseren en vastleggen, er prioriteiten aan toekennen, en actieplannen opstellen.
Dit canvas wordt gemaakt rond basiscomponenten in een vergadering zoals brainstorming, prioriteit geven aan een idee, actieplanning, enz. Bewerk of voeg andere elementen toe aan het canvas als dat nodig is om je vergadering effectief te laten verlopen.
Bekijk onze gids voor het leiden van effectieve vergaderingen voor meer informatie.
Hoe teamcommunicatie te verbeteren met visuele samenwerking
Sprint planning
Sprint planning omvat ook veel discussies gericht op het definiëren van wat er gedaan kan worden tijdens de Sprint en hoe het gekozen werk gedaan zal worden. Door al deze elementen op één doek samen te brengen, kan je ze naast elkaar bekijken en krijg je een snel overzicht van alles.
Klaar om visuele samenwerking voor effectieve teamcommunicatie uit te proberen?
Een foto zegt meer dan duizend woorden. In plaats van duizend woorden te spreken om unieke ideeën in je hoofd uit te leggen, kun je ze omzetten in iets visueels en tastbaars met een eenvoudig diagram of schets, zodat anderen ze beter en sneller begrijpen.
Je kunt eenvoudig effectieve teamcommunicatie bereiken door een canvas op te nemen in je dagelijkse vergaderingen, waar deelnemers hun ideeën kunnen delen en uitwerken in visuele vorm (d.w.z. Flow chart, mindmap, infographic, enz.) om ze beter uit te leggen aan anderen.
Heb je tips om de teamcommunicatie te verbeteren? Laat het ons weten in de commentaar sectie hieronder.