Als je deel uitmaakt van een HR-team, heb je vast al duizend-en-één manieren geprobeerd om veelvoorkomende HR-uitdagingen en HR-kwesties op te lossen.
Maar hier zit een keerzijde aan.
Het kan makkelijker zijn om ze visueel op te lossen.
Hieronder volgen eenvoudige visuele technieken die je kunt gebruiken om veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van human resource management effectief aan te pakken.
Huren
Of het nu is om het bestaande personeel aan te vullen of om degenen die het bedrijf hebben verlaten te vervangen, het aanwerven van toptalent kan leiden tot verschillende HR-uitdagingen. Hier zijn een paar visuele technieken om je te helpen er effectief mee om te gaan.
Proceskaarten gebruiken om het proces te verbeteren
Neemt je aanwervingsproces te veel tijd, geld en middelen in beslag? Maar levert geen resultaten op? Misschien heeft het een opknapbeurt nodig.
Een uitgebreide proceskaart die het hele proces in kaart brengt, kan precies aangeven waar je verbeteringen moet aanbrengen.
Tip: Zorg ervoor dat de flowchart van het aanwervingsproces toegankelijk is voor iedereen die erbij betrokken is, zodat zij niet in verwarring raken over de stappen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Flowcharts gebruiken om het interviewproces te visualiseren
Je kunt een flowchart van het interviewproces toevoegen aan de e-mail met de uitnodiging voor het interview. Markeer ook de tijd die het in beslag kan nemen op het stroomschema. Dit zal de kandidaat helpen zich goed voor te bereiden.
Hier zijn vier manieren waarop managers flowcharts kunnen gebruiken om efficiënter te werken.
Het zou er ongeveer zo uitzien,
Gebruik SWOT-analyse om de juiste mensen te kiezen
Maak een SWOT-analyse van elk van de kandidaten op de shortlist. Ga na welke sterke en zwakke punten zij hebben en welke kansen en bedreigingen zij zouden veroorzaken als je hen permanent in dienst zou nemen. Vergelijk de SWOT-analysegegevens met je selectiecriteria om de ideale persoon voor de baan te vinden.
Hier is een gratis bewerkbaar SWOT-analysesjabloon om je op weg te helpen.
Inwerken en verwelkomen van nieuwe werknemers
Het verhogen van de betrokkenheid en het behoud van nieuwe medewerkers hangt af van hoe succesvol je onboarding proces is. Hieronder staat wat je kunt doen om dit visueel te verbeteren.
Flowcharts gebruiken om het onboardingproces te verbeteren
- Het onboardingproces van werknemers omvat de meeste afdelingen van het bedrijf, van de HR-afdeling tot het facilitaire team dat het meubilair regelt. Je kunt een flowchart gebruiken om de door elk team uitgevoerde stappen te verduidelijken. Dit zal verwarring en vertragingen helpen voorkomen.
Tip: Voeg het bij de “welkom aan boord e-mail” van de nieuwe medewerker en het kan dienen als een eerste-dag-werk programma dat hem zal helpen voor te bereiden.
- Of je kunt een apart oriëntatieproces flowchart ontwerpen met alle belangrijke gebeurtenissen waaraan de nieuwe medewerker op de eerste dag of in de eerste week zal deelnemen. Voeg zwemstroken toe om data en tijd te markeren en zo ook een tijdlijn te maken.
Hier is een sjabloon voor een flowchart dat je hiervoor kunt gebruiken,
Gebruik organisatieschema’s om de rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken
Overhandig je nieuwkomers een uitgebreid organisatieschema van het bedrijf of hun afdeling. Dit zal hen helpen een idee te krijgen van hun rol binnen het bedrijf en hen helpen zich snel aan te passen. Je kunt de verantwoordelijkheden ook op de grafieken markeren. En door het hiërarchisch te rangschikken wordt de rapportagestructuur benadrukt.
Hier is een lijst van types organisatieschema’s die je kunt gebruiken.
Opleiding/ talentontwikkeling/ evaluatie van vaardigheden
Om het beste uit je personeel te halen, moet je hun vaardigheden opleiden en ontwikkelen. Hier is hoe je dit kunt doen met visuele technieken.
Flowcharts gebruiken om opleidingsprocessen te standaardiseren en strategieën te ontwikkelen
- Nadat je de huidige capaciteit van de talentenpool in je bedrijf hebt gemeten, kun je een flowchart gebruiken om een talentontwikkelingsstrategie op te stellen. Gebruik zwembanen om de verschillende fasen te scheiden, zoals het zoeken naar kandidaten, selectie, aanwerving en opleiding.
- Tijdens de opleidingsperiode doorloopt een nieuw personeelslid vele opleidingsprogramma’s, van introductieopleiding tot brandalarmopleiding. Het kan moeilijk worden om de stappen in al deze programma’s bij te houden. Gebruik flowcharts om ze officieel vast te leggen. Vergeet niet om ze met iedereen te delen.
Gebruik organisatieschema’s om een inventarisatie van vaardigheden te maken
Een organisatieschema met details, zoals de functie, verantwoordelijkheden, ervaringsjaren en de expertise van de werknemers kan werken als een inventaris van vaardigheden. Dit kan van pas komen wanneer je een talentontwikkelingsstrategie plant en wilt weten welke afdelingen ontwikkeling nodig hebben.
Hier is een organisatieschemasjabloon dat je kunt bewerken en uitbreiden met de details van je eigen organisatie
SWOT-analyse gebruiken om vaardigheden te evalueren
Net zoals de SWOT-analyse je hielp de juiste persoon voor de baan te vinden, kun je ze ook gebruiken om de vaardigheden van je huidige personeel te evalueren. Je kunt je team zelfs een persoonlijke SWOT-analyse van zichzelf laten maken.
Toewijzen van middelen
Voor een project zijn veel middelen nodig, van mensen tot uitrusting en materiaal.
Dat zijn veel middelen om toe te wijzen.
Bij het toewijzen van de juiste mensen kun je de zaken soepeler laten verlopen door gebruik te maken van een organisatieschema.
Gebruik organisatieschema’s om de juiste mensen te identificeren
Wanneer je projecten plant, moet je middelen toewijzen. Een uitgebreid organisatieschema kan je vertellen wie in het team/de afdeling geschikt is voor de baan en aan welke projecten hij/zij momenteel werkt
Tip: Zorg voor een organisatieschema dat altijd wordt bijgewerkt en gemakkelijk toegankelijk is voor alle werknemers. Op die manier kunnen zij zelf hun beschikbaarheid op de kaart aangeven.
Problemen Oplossen
Problemen Oplossen
Een succesvolle HR-professional moet goed zijn in het oplossen van problemen. Hier is een visuele truc die je kunt gebruiken om problemen gemakkelijk op te lossen.
Gebruik Visgraatdiagrammen om onderliggende oorzaken te Identificeren
Visgraatdiagrammen zijn een geweldige manier om de hoofdoorzaken van een bepaald probleem te identificeren. Stel dat je wilt weten waarom de productiviteit van de werknemers daalt, dan kun je een team bijeenroepen en een visgraatdiagram gebruiken om de punten vast te leggen die tijdens de brainstormsessie naar voren zijn gekomen.
Analyseer het visgraatdiagram grondig, en je zult de hoofdoorzaak van je probleem gemakkelijk vinden.
Hier is een gratis visgraatdiagram sjabloon om meteen mee te beginnen.
Human Resource Planning
Of het nu gaat om aanwerving, onboarding of opleiding, human resource planning kan een uitdaging zijn.
Maar niet wanneer je..
Mindmaps gebruikt om je werk te plannen
Mindmaps zijn een geweldig planningshulpmiddel. Gebruik mindmaps om de vrije stroom van ideeën te bevorderen tijdens een brainstormsessie en om informatie visueel te structureren op zo’n manier dat je een snel overzicht krijgt van wat je van plan bent.
Welke methoden gebruik je om veelvoorkomende HR-uitdagingen op te lossen
Het HR-team komt elke dag allerlei HR-uitdagingen tegen, en de manier om ze efficiënt op te lossen is in de meeste gevallen dezelfde: een goede organisatie van en gemakkelijke toegang tot relevante gegevens.
De visualisatietechnieken die we hierboven hebben besproken, kunnen je helpen beide effectief te doen. Gebruik ze om veelvoorkomende taken te stroomlijnen en de efficiëntie van je HR-afdeling te verbeteren.
En vergeet niet om met ons te delen met welke andere veelvoorkomende HR-uitdagingen je te maken hebt gehad en hoe je ze hebt opgelost.