Misschien wel de belangrijkste kracht van een organisatie zijn haar mensen. Dus de rol die mensen spelen, hoe ze via formele en informele processen met elkaar omgaan en de relaties die ze opbouwen zijn van cruciaal belang voor het succes van elke strategie. Als je manager gevraagd zou worden je organisatie te beschrijven, zou hij waarschijnlijk antwoorden met het tekenen van een organisatieschema, om de structuur in kaart te brengen.
Maar waarom heeft een organisatie een structuur nodig? Dit is belangrijk omdat het een duidelijk beeld geeft van de rapportagelijnen en je helpt te begrijpen aan wie je moet rapporteren. Door duidelijke rapportagelijnen te hebben, wordt het voor jou ook eenvoudig om meer controle te hebben over de middelen. De organisatiestructuur is als het ware de ruggengraat van de cultuur van een organisatie en kan daarom rechtstreeks van invloed zijn op het gedrag, de prestaties en de motivatie van de werknemers. Daarom is het belangrijk om een structuur in je organisatie te hebben in plaats van deze achteloos te laten beheren zonder duidelijke structuur.
Types organisatiestructuur
Een doeltreffende organisatiestructuur kan de productiviteit, de bedrijfskosten en de tevredenheid van de werknemers doen toenemen. Zo kun je de functies binnen een organisatie identificeren, bepalen wie, welke afdelingen beheert en de individuele functieniveaus en rollen in de organisatie definiëren. Laten we de basisstructuurtypes eens doornemen. Dit zal je helpen begrijpen hoe elke organisatiestructuur in de bedrijfsomgeving past en wat de sterke en zwakke punten van elke structuur zijn.
De eenvoudige structuur
Dit is helemaal geen formele structuur, maar gewoon typisch voor een organisatie die wordt geleid door de persoonlijke controle van een individu. Het is algemeen de manier waarop zeer kleine ondernemingen werken. Er kan een eigenaar zijn die de meeste management verantwoordelijkheden op zich neemt, misschien met een partner of een assistent. Er is echter weinig verdeling van verantwoordelijkheid, en waarschijnlijk ook weinig duidelijke omschrijving van wie waarvoor verantwoordelijk is als er meer dan één persoon bij betrokken is. Het voornaamste probleem hierbij is dat de organisatie slechts tot een bepaalde omvang doeltreffend kan functioneren; daarna wordt zij te omslachtig en tijdrovend voor één persoon om alleen te besturen.
De functionele structuur
Dit is typisch het geval bij ondernemingen met een beperkt in plaats van een gevarieerd productengamma. Het maakt een grotere operationele controle op hoog niveau mogelijk; en daaraan gekoppeld is de duidelijke omschrijving van rollen en taken. Zo zou bijvoorbeeld de marketingafdeling uitsluitend bestaan uit marketeers die verantwoordelijk zijn voor de marketing van de producten van de onderneming. Deze specialisatie leidt tot operationele efficiëntie, waarbij werknemers specialisten worden binnen hun eigen vakgebied. Het is het meest geschikt voor organisaties die gestandaardiseerde goederen en diensten produceren tegen grote volumes en lage kosten. Het meest typische probleem met deze structuur is echter dat de communicatie binnen het bedrijf nogal stroef kan verlopen, waardoor de organisatie traag en inflexibel wordt. Daarom kunnen functionele structuren als het meest doeltreffend worden beschouwd voor organisaties die in een vrij stabiele omgeving opereren.
De Multidivisionele Structuur
Divisionalisering wordt beschouwd als een oplossing voor de problemen die functionele structuren hebben bij het omgaan met verantwoordelijkheid en bedrijfsdiversiteit. Door divisievorming kan de productstrategie worden toegesneden op de behoeften van elke afzonderlijke divisie en kan de betrokkenheid van het personeel van de divisie bij de strategie worden verbeterd. In tegenstelling tot de functionele organisatiestructuur is deze gericht op een hogere mate van specialisatie binnen een specifieke divisie, zodat de divisies de middelen en de autonomie krijgen om te reageren op veranderingen in hun specifieke bedrijfsomgeving. Daarom beschikt elke divisie vaak over alle nodige middelen en functies om te voldoen aan de eisen die aan de divisie worden gesteld. In de praktijk heeft een multidivisionele structuur echter problemen, zoals conflicten tussen afdelingen die veel voorkomen als gevolg van interne concurrentie en verschillen in waarden en verwachtingen. De exploitatie en het beheer zijn ook duurder omdat elke divisie als een eigen entiteit wordt beschouwd en sommige functies dubbel worden uitgevoerd.
Hoe een bedrijfsstructuur te organiseren – Deel je gedachten en aanpak
Hoewel het moeilijk kan zijn om vast te stellen wanneer je huidige organisatiestructuur niet werkt, vooral als je geen zicht hebt op de structuur op hoog niveau, moet je toch proberen vast te stellen of je bedrijf is uitgegroeid boven zijn huidige structuur of organisatieontwerp. Als de structuur niet werkt, leidt dat tot inefficiëntie, verspilling en mogelijke interne conflicten. Als je dit soort problemen vaststelt, is het misschien tijd om je structuur te heroverwegen en naar een betere bedrijfsstructuur te evolueren. Nu we vandaag een paar organisatiestructuren hebben bekeken, kun je op deze plaats meer lezen over de organisatie van een bedrijfsstructuur. Laat het ons in de tussentijd weten als je vragen/suggesties hebt, wij helpen je graag verder.