Plan je een nieuwe strategie? Wil je de klanttevredenheid verbeteren? Wil je weten waarom sommige van je projecten mislukken? Process mapping is de eerste stap om uit te vinden hoe en waarom op bovenstaande vragen. In deze process mapping gids zullen wij je laten zien;
- Wat is een process map?
- Process map Symbolen
- Soorten process map
- Hoe maak je een process map?
- Beste praktijken voor process map
- Voordelen van Process Mapping
- Process ma sjablonen
- Symbolen process map (vervolg)
Wat is een process map?
Een process map toont visueel de stappen van een werkactiviteit en de mensen die bij de uitvoering van elke stap betrokken zijn. Bij het in kaart brengen van een proces teken je gewoon een vakje voor elke stap en verbind je ze met pijlen om een stroom weer te geven. Je kunt een online tool gebruiken om gemakkelijk een process map op te stellen. Een basisprocess map zou er als volgt uitzien:
Process map symbolen
Elke stap in een proces wordt in een process map weergegeven door een vorm. Deze vormen worden ook wel flowchart-vormen genoemd. Er zijn bijna 30 standaardvormen die je kunt gebruiken om processen in kaart te brengen. Wij denken echter dat voor de meeste mensen het gebruik van een handvol van de meest voorkomende vormen gemakkelijker te begrijpen zal zijn.
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| Activiteit/Proces | Om een stap/activiteit van een proces weer te geven | |
| Besluit | Om een beslissing voor te stellen die genomen moet worden | |
| Begin/einde | Om het begin en het einde van een proces weer te geven | |
| Pijl | Om de verbinding tussen twee stappen en de stroomrichting weer te geven | |
| Document | Gegevens of informatie weergeven die door mensen kunnen worden gelezen |
De volledige reeks vormen van process maps/flowcharts staat onderaan in deze gids.
Soorten process maps
Hieronder volgt een lijst van verschillende soorten process maps, met een korte beschrijving en wanneer je ze kunt gebruiken. Kies het type process map dat het meest geschikt is voor je doel.
Basis flowchart
Een basis flowchart is een eenvoudige kaart die de stappen van een proces visualiseert, met inbegrip van de inputs en outputs. Wanneer te gebruiken:
- om nieuwe projecten te plannen
- om een proces te modelleren en te documenteren
- om problemen op te lossen
- om teams te helpen ideeën beter te communiceren
- Om workflows te analyseren en te behere
Hoe te tekenen: Hier is de ultieme flowchart gids die je nodig hebt om te leren hoe je ze moet tekenen.
process map op hoog niveau
Dit wordt ook wel een waardeketenkaart of een top-down kaart genoemd. Het toont de kernactiviteiten van een proces. Het gaat niet veel in detail over beslissingspunten, herbewerking, betrokken rollen, enz. Wanneer te gebruiken:
- bedrijfsprocessen te ontwerpen en te definiëren
- om de belangrijkste stappen en details van een proces te identificeren
Hoe te tekenen:
- een opsomming van de meest elementaire stappen in het proces (niet meer dan 5-6 stappen)
- organiseer ze in volgorde, horizontaal
- vermeld elke sub-stap (nogmaals, niet meer dan 5-6 stappen) onder de hoofdstappen
Gedetailleerde process map
Een flowchart dat een drill-down versie van een proces laat zien. Dit betekent dat alle details van de subprocessen in dit type kaart zijn vervat. Wanneer te gebruiken:
- alle details (inputs en outputs) met betrekking tot een processtap te geven
- om de beslissingspunten binnen een proces te documenteren
Hoe te tekenen:
- procesgrenzen bepalen
- wat brengt het proces op gang? Gebruik een SIPOC om procesinputs te identificeren
- vaststellen wat er onmiddellijk na elke input gebeurt (herhaaldelijk vragen “wat gebeurt er nu?” totdat je bij de output bent)
Cross-functionele flowchart
Een flowchart dat de relaties weergeeft tussen processtappen en de functionele eenheden (teams/afdelingen) die daarvoor verantwoordelijk zijn, met zwemstroken. Het is ook bekend als een deployment flowchart. Wanneer te gebruiken:
- de belangrijkste voor het proces verantwoordelijke rollen en hun onderlinge relatie vast te stellen
- om te laten zien hoe een proces over de bedrijfsgrenzen heen loopt
- om mogelijke processtoringen, overtolligheden, vertragingen, herbewerking, buitensporige inspecties enz. op te sporen
Hoe te tekenen:
- Een competent en relevant cross-functioneel team samenstellen
- Belanghebbenden identificeren
- Een lijst maken van de belanghebbenden bij het proces (op basis van hoe dicht zij bij de procesklant staan), te beginnen met de procesklant
- Zwemstroken toevoegen om de kolommen te scheiden tussen elke belanghebbende
- Stappen toevoegen die door elke belanghebbende in zijn respectieve zwemzone worden uitgevoerd
- Verbind de stappen met pijlen om de stroom aan te geven
SIPOC
SIPOC toont de belangrijkste elementen van een proces zoals Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs en Klanten.
Wanneer te gebruiken:
- om de sleutelelementen van een proces te identificeren alvorens een gedetailleerde kaart te maken
- om de reikwijdte van complexe processen te bepalen
- kan worden gebruikt in de Measure-fase van de DMAIC-methodologie
Hoe te tekenen:
- Teken een tabel met 5 kolommen voor Leveranciers, Inputs, Proces, Outputs, en Klanten
- Begin met het in kaart brengen van het proces in 5-6 stappen op hoog niveau
- Identificeer de outputs
- Identificeer de klanten
- Identificeer de inputs van het proces
- Identificeer de leveranciers van elk van de inputs
- Het SIPOC-diagram verifiëren met de projectleider en andere belanghebbenden
Value stream map
Value stream maps visualiseren de stroom van materiaal en informatie die nodig is om je product bij de klant te brengen.
Wanneer te gebruiken:
- om metingen van de in- en output van processtappen vast te leggen
- om verspilling binnen en tussen processen vast te stellen
- de informatie- en materiaalstroom te documenteren, te analyseren en te verbeteren
- om inzicht te krijgen in de besluitvorming en de processtroom
- om vast te stellen waar toekomstige projecten of deelprojecten op gericht moeten worden
Hoe te tekenen: Hier is een uitgebreidevalue stream mapping gids om te leren hoe je ze tekent. Merk op dat Value stream maps een andere reeks vormen hebben, maar dat de principes van het in kaart brengen van processen dezelfde blijven.
Hoe maak je een proces map| Process Mapping Stappen
Nu je weet wat process mapping symbolen zijn en welke soorten process maps er zijn, ben je klaar om een process map te maken? Hier zijn de stappen die je moet volgen,
Stap 1: Identificeer het proces dat je in kaart moet brengen
Beslis waar je wilt beginnen. Ligt het aan het proces dat ondermaats presteert? Is het met het proces dat belangrijk is voor je nieuwe strategie? Of is het met het proces dat direct invloed heeft op de klanttevredenheid? En geef het dan een naam.
Stap 2: Het juiste team samenstellen
De inbreng van iedereen die bij het proces betrokken is, is nodig om ervoor te zorgen dat je bij het in kaart brengen van het proces elk aspect ervan bestrijkt. Het juiste team moet degenen omvatten die het proces doen en beheren en de input leveren.
Stap 3: Verzamel alle nodige informatie
- Waar begint en eindigt het proces?
- Wat zijn de stappen tussen deze twee punten?
- Wat zijn de inputs en de outputs van het proces?
- Wie doet wat? Wanneer, waar en hoe?
Stap 4: Organiseer de stappen in een opeenvolgende volgorde
Laat je team elke stap in een volgorde zetten, van begin tot eind.
Stap 5: Teken de basislijn process map
Teken een process map die de kaart toont zoals hij nu is. Houd rekening met de <process mapping best practices.>
Stap 5: Analyseer de map om verbeterpunten te vinden
Inefficiënties en knelpunten in de processen opsporen. Welke stappen moeten worden geëlimineerd? Waar kun je verbeteringen aanbrengen?
Stap 6: Verbeteringen doorvoeren en controleren
Voer de verbeteringen eerst op kleinere schaal door. Als ze beter werken, kun je ze op grotere schaal toepassen. Monitor het nieuwe en verbeterde proces om te zien hoe het functioneert en of het verder moet worden geoptimaliseerd.
Beste praktijken voor process maps
- Alvorens de processtappen vast te stellen, moet worden begonnen met het bepalen van het begin- en eindpunt van het proces. Dit helpt bij het stellen van grenzen
- Maak je process maps zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk om te lezen en te begrijpen door iedereen in je bedrijf
- Bewaar alleen de noodzakelijke details op je map. Niet minder of meer dan nodig om vast te stellen op welke gebieden verbeteringen nodig zijn
- Zorg ervoor dat je bij het tekenen de juiste symbolen van de process map gebruikt om verwarring te voorkomen
- Betrek alle belangrijke belanghebbenden bij het in kaart brengen van het proces om te voorkomen dat belangrijke informatie of stappen over het hoofd worden gezien
- Gebruik een business process mapping software waarmee je snel kunt tekenen en samenwerken met je team in real-time voor efficiëntie
Meer process mapping best practices?
Voordelen van Process mapping
Aangezien je al leest over process mapping, veronderstellen we dat je op zijn minst een paar voordelen kent van het doen ervan. Lees dit gedeelte echter aandachtig, want het zal je helpen anderen te overtuigen!
- Maakt het begrijpen en communiceren van het proces veel eenvoudiger onder teams, belanghebbenden of klanten
- Dient als een nuttige tool voor het testen van scenario’s en wat-als beoordelingen
- Kan worden gebruikt als marketinginstrument om aan je investeerders of industriële klanten te bewijzen dat je bedrijfsprocessen betrouwbaar zijn
- Is een vereiste van vele soorten normen en certificering, zoals ISO 9000
- Maakt procesdocumentatie leesbaarder
- De betrokkenen bewust te maken van hun rol en verantwoordelijkheden
- Helpt gebreken in het proces aan het licht te brengen en te bepalen waar verbeteringen moeten worden aangebracht
- Helpt teams bij het brainstormen over ideeën voor verbetering of nieuwe veranderingen die helpen bij het aanpakken van uitdagingen zoals het behouden van werknemers, dalende inkomsten, enz.
- Helpt de kosten in verband met de ontwikkeling van producten en diensten te verlagen
- Teamprestaties en werknemerstevredenheid verbeteren
- Kan worden gebruikt als leermateriaal om nieuwe werknemers op te leiden
- Helpt de efficiëntie van werkprocessen te meten
Process map sjablonen
Hieronder vind je een aantal sjablonen voor process maps die je online kunt bewerken met de Creately editor.
Sjabloon 1
Sjabloon 2
Process mapping symbolen
Naast de basissymbolen die we eerder hebben besproken, maakt process mapping ook gebruik van de volgende symbolen. Proces-/bewerkingssymbolen
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| Voorgedefinieerd proces / subroutine | Om een proces weer te geven dat al is voorgedefinieerd | |
| Alternatief proces | Om een processtap weer te geven die een alternatief is voor de normale processtap | |
| Vertraging | Om een vertraging of een pauze weer te geven voordat de processtroom verdergaat | |
| Handmatige lus | Om geautomatiseerde stappen weer te geven die handmatig moeten worden gestopt | |
| Voorbereiding | Om iets voor te stellen dat in het proces moet worden gewijzigd of aangepast voordat het verdergaat |
Vertakking en controle van flow symbolen
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| On-page aansluiting | Om een inspectiepunt in de processtroom weer te geven | |
| Off-page aansluiting | Om kruisverwijzingen en links naar het proces vanuit een ander proces op een andere pagina weer te geven | |
| Samenvoegen | Om een stap voor te stellen die verschillende stappen in één samenvoegt | |
| Uittreksel | Om een proces weer te geven dat verdeeld is in parallelle paden | |
| Of | Om de “of” logica weer te geven | |
| En | Om de “en” logica weer te geven |
Input en output symbolen
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| Gegevens | Om inputs en outputs van het proces weer te geven | |
| Meerdere documenten | Om meerdere documenten weer te geven | |
| Weergave | Om gegevens weer te geven die worden weergegeven om op een scherm of display te worden gelezen | |
| Handmatige invoer | Om processtappen weer te geven die handmatig door een persoon zullen worden uitgevoerd |
Symbolen voor bestands- en informatieopslag
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| Opgeslagen gegevens | Om opgeslagen gegevens weer te geven | |
| Database | Om een database weer te geven | |
| Opslag met directe toegang | Om een harde schijf voor te stellen | |
| Interne opslag | Om een intern opslagmedium voor te stellen |
Symbolen voor gegevensverwerking
| Vorm | Naam | Gebruik |
|---|---|---|
| Sorteren | Om een stap voor te stellen waarin gegevens op een standaard manier worden georganiseerd | |
| Sorteren | Om het sorteren van voorwerpen in een bepaalde volgorde weer te geven |
Wat zijn je gedachten over de Process Mapping Guide?
Process maps zijn niet alleen een essentieel onderdeel van procesdocumentatie, maar zijn ook een populaire methodologie voor de verbetering van bedrijfsprocessen. Volg de gids om efficiënte bedrijfsproces maps te maken en deel met ons je eventuele bezorgdheid, ook al is het een andere techniek om processen in kaart te brengen die je persoonlijk gebruikt. In onze volgende gids zullen we het hebben over diagrammen die kunnen worden gebruikt om HR-beheer efficiënter te maken.