“En règle générale, un processus moche consommera dix fois plus d’heures que le travail lui-même nécessite.” -Bill Gates
La première étape pour rationaliser vos processus de travail consiste à identifier ce qui les ralentit. Cependant, il existe de nombreuses méthodologies d’amélioration des processus pour identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités de vos processus. Ce guide donne un aperçu rapide de chacune des techniques d’amélioration des processus. En effet, nous effectuerons des plongées en profondeur sur chacun d’entre elles dans cette série.
Nous vous présentons ici les plus efficaces que vous pouvez facilement utiliser. Alors, faites défiler la page pour le découvrir :
Outils Six Sigma
- DMAIC
- DMADV
- Analyse des causes et des effets
- Analyse du SIPOC
- Cartes de processus / Organigrammes de processus
Autre
Alors, commençons par l’outil L’ean !
Outils Lean
Les outils Lean sont utilisés pour éliminer les étapes de processus inutiles ou les activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Ils font partie des méthodologies d’amélioration des processus.
Les 8 types de déchets que vous pourrez éliminer grâce aux outils Lean sont les suivants :
- Défauts
- Overproduction
- Attente
- Talents non utilisés
- Transportation
- Inventaire
- Motion
- Traitement supplémentaire
En éliminant ces étapes inutiles de vos processus, vous pourrez améliorer la qualité de vos produits, réduire les délais et le coût total.
Alors, voici 3 outils Lean que vous pouvez utiliser pour améliorer vos processus d’entreprise.
Le premier outil : 5S
Un environnement de bureau organisé est essentiel à l’efficacité des processus. Ainsi, grâce à la méthodologie 5S, vous pouvez créer un environnement propre, sûr et productif pour votre équipe.
Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, de l’industrie manufacturière aux petites entreprises.
Il est utile pour :
- promouvoir la sécurité;
- réduire des coûts;
- accroître l’efficacité des processus/équipes;
- éliminer les déchets des processus de fabrication.
Documentation :
- Photographies (des espaces de travail avant et après la mise en œuvre des 5S);
- Documents ou listes de contrôle des activités de l’équipe;
- Formulaires d’évaluation pour vérifier l’état d’avancement des trois premières étapes;
- Liste de directives pour garder le bureau organisé et propre.
Facilité d’utilisation :
Comme il ne nécessite aucune analyse technique, il peut être utilisé par tout le monde au travail
Comment l’utiliser ?
Voici les étapes à suivre pour la mise en œuvre de 5S:
Le deuxième outil : cartographie de la chaîne de valeur
Une carte de la chaîne de valeur est une représentation graphique du flux de matériaux et d’informations nécessaires pour fournir votre produit ou service à votre client. Il est également l’une des méthodologies d’amélioration des processus. En effet, il est généralement utilisé dans l’industrie manufacturière.
Il est très utile pour :
- Identifier les déchets dans et entre les processus;
- Comprendre le processus de prise de décision et les flux de processus;
- Identifier et prioriser les domaines à améliorer;
- Fixer des objectifs mesurables pour les tâches d’amélioration.
Documentation :
- Carte de l’état actuel montrant comment vous servez vos clients à l’heure actuelle;
- Carte de l’état futur montrant à quoi ressemblera le processus une fois les changements effectués.
Facilité d’utilisation :
Le processus de cartographie peut prendre jusqu’à trois jours, mais avec la bonne équipe, il peut être réalisé plus rapidement.
Comment l’utiliser ?
Consultez ce guide rapide de la cartographie de la chaîne de valeur pour commencer.
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La troisième outil : Kaizen
Le kaizen est une technique qui appelle à l’amélioration constante de chaque fonction de votre entreprise. Elle peut être mise en œuvre par le biais du cycle PDCA.
Il est généralement utilisé dans les départements de gestion; mais aussi les cercles de contrôle de la qualité, les analystes de l’élimination des déchets et les travailleurs ordinaires.
Il est très utile pour :
- l’amélioration des processus, de la qualité des produits/services et de la satisfaction des clients;
- Améliorer la productivité de l’équipe et la satisfaction au travail;
- Promouvoir une meilleure sécurité et une livraison plus rapide.
Documentation :
- Rapports sur la situation actuelle du lieu de travail;
- Enquêtes pour vérifier l’attitude de l’équipe en matière de satisfaction au travail;
- Plan de stratégie Kaizen visant à améliorer la productivité de l’équipe.
Facilité d’utilisation :
Il s’agit d’un processus continu qui requiert la contribution active de toute l’entreprise.
Comment l’utiliser ?
Pour un résultat optimal, suivez les étapes ci-dessous à chaque étape du cycle.
Outils Six Sigma
Six Sigma est tout simplement une façon plus intelligente de gérer une entreprise. Car, il fait partie des méthodologies d’amélioration des processus. En effet, il s’agit de collecter des données sur les processus pour comprendre ce qui se passe. Ces données sont ensuite analysées et interprétées pour trouver des moyens efficaces d’améliorer le processus.
En faisant cela, vous pourrez :
- Augmenter la satisfaction des clients;
- Réduire le temps de cycle;
- Réduire les défauts.
Examinons quelques outils Six Sigma qui sont largement utilisés pour améliorer les processus dans les entreprises.
Le premier outil : DMAIC
DMAIC est une méthode en 5 étapes (un descendant direct du cycle Plan-Do-Check-Act) qui est utilisée pour améliorer les processus actuels. Alors, si vos produits, services ou processus commerciaux ne répondent pas aux attentes de vos clients ou ne sont pas performants, la méthode DMAIC peut vous aider à comprendre pourquoi et à trouver des solutions à long terme au problème.
Cette méthode est généralement utilisée dans tous types d’industries, notamment par des équipes travaillant sur des projets.
Il est utile pour :
- Améliorer les processus ou les produits;
- Trouver des solutions aux problèmes dans les processus;
- Réduire les coûts et les délais excessifs.
Documentation :
- Charte du projet;
- Carte du processus avec les entrées et les sorties du processus;
- Données sur la performance du projet;
- Documentation de la nouvelle solution.
Facilité d’utilisation :
Il peut être mis en place en quelques mois ou sur une année.
Comment l’utiliser ?
Voici les étapes que vous devez suivre pour mettre en œuvre la méthode DMAIC.
Le deuxième outil : DMADV
DMADV, également connu sous le nom de Design for Six Sigma (DFSS), est utilisé pour créer de nouveaux processus au niveau de qualité Six Sigma. Par ailleurs, si vos processus existants ne répondent pas aux niveaux de qualité requis, même après avoir été optimisés, il est temps d’effectuer une DMADV pour provoquer un changement évolutif. Ou, en d’autres termes, créer un nouveau et meilleur processus.
Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, en particulier l’industrie manufacturière
Il est utile pour :
- Développer un nouveau procédé/produit;
- Réduire les erreurs dans une ligne de produits;
- Améliorer la satisfaction des clients;
- Augmenter les bénéfices.
Documentation :
- Informations sur les données historiques relatives aux processus et aux produits;
- Commentaires des clients/examens.
Facilité d’utilisation :
Cette méthodologie peut être déployée sur plusieurs mois, voire plusieurs années.
Comment l’utiliser ?
Suivez les étapes suivantes pour mettre en œuvre DMADV
La troisième outil : analyse des causes et des effets
Il est également connu sous le nom de diagramme en arête de poisson ou de diagramme d’Ishikawa. En effet, il s’agit d’une technique qui peut être utilisée pour présenter visuellement les causes d’un certain problème ou effet. Il fait partie des méthodologies d’amélioration des processus. Car, il est généralement utilisé dans tous les types d’industries.
Il est utile pour :
- Identifier et analyser toutes les causes possibles d’un problème/effet;
- l’animation de séances de remue-méninges pour la résolution de problèmes en équipe.
Documentation :
Documents sur les informations relatives aux questions qui sont analysées.
Facilité d’utilisation :
Peut aider une équipe à identifier et à analyser les causes d’un problème en une seule séance de brainstorming.
Comment l’utiliser ?
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La quatrième outil : Analyse SIPOC
L’analyse SIPOC est une technique qui permet d’organiser les données sur les personnes et les choses qui sont impliquées dans vos processus d’affaires. C’est l’une des méthodologies d’amélioration des processus importantes. car, il est généralement utilisé dans l’industrie manufacturière.
Il est utile pour :
- Identifier tous les éléments pertinents nécessaires à un projet d’amélioration des processus;
- Définir des projets complexes dont la portée n’est pas correctement définie;
- Comprendre le processus pendant la phase de définition de DMAIC.
Documentation :
Dans l’analyse SIPOC, vous allez répertorier les données dans chacune des catégories suivantes, et vous aurez donc besoin d’informations à leur sujet.
- Fournisseur: les personnes, les services, les organisations, etc. qui vous fournissent les données nécessaires à la réalisation d’un processus.
- Intrants: matières premières, équipements, formulaires ou informations et même personnes nécessaires à la réalisation d’un processus.
- Processus: un graphique des étapes du processus.
- Résultat: une liste de ce que le processus fournit au client interne et externe.
- Client: une liste de clients internes et externes qui recevront vos produits.
Facilité d’utilisation :
Les 5 colonnes sont remplies lors d’une séance de brainstorming. Tant que l’équipe fournit les informations pertinentes, le diagramme peut être complété et analysé rapidement.
Comment l’utiliser ?
Réunissez votre équipe et notez les informations ci-dessus dans un diagramme/ tableau comme celui ci-dessous.
Le cinquième outil : Cartes de processus
Les cartes de processus représentent graphiquement chaque étape d’un processus. Et ils constituent une partie essentielle de la documentation des processus. Il est généralement utilisé dans tous les types d’industries, de la fabrication au marketing.
Il est utile pour :
- Comprendre le fonctionnement des processus;
- Identifier les domaines de processus qui doivent être modifiés.
Documentation :
- Informations disponibles sur le processus qui est cartographié;
- Les descriptions de poste et les responsabilités des personnes impliquées dans le processus.
Facilité d’utilisation :
Pour cartographier un processus, vous avez besoin de la participation de ceux qui sont impliqués. Ensuite, les rassembler en un seul endroit, cartographier le processus et l’analyser peut prendre quelques jours, surtout si le processus est compliqué.
Comment l’utiliser ?
Réunissez votre équipe, faites un brainstorming sur les étapes du processus. Ensuite, identifiez les limites du processus, placez les étapes dans un ordre séquentiel, dessinez la carte du processus et vérifiez que la carte est exacte.
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Le sixième outil : Cartes de processus BPMN
Une carte en notation de modélisation des processus d’affaires est le moyen normalisé de créer des modèles visuels de vos processus d’affaires. Il est généralement utilisé dans tous types d’industries, notamment par des analystes commerciaux.
Il est utile pour :
- Décomposer les processus d’entreprise pour faciliter l’analyse;
- Identifier les erreurs dans les processus;
- Concevoir des processus entièrement nouveaux;
- Aider les parties prenantes à comprendre comment l’entreprise est gérée.
Documentation :
Informations sur les entrées, les sorties, etc… du processus d’affaires.
Facilité d’utilisation :
Si vous êtes familiarisé avec les normes BPMN, le dessin du diagramme peut être réalisé en une journée, à condition d’avoir une idée claire de la portée du processus.
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Vous voulez élargir la liste des méthodologies d’amélioration des processus d’affaires ?
Nous avons abordé un certain nombre de méthodologies pratiques d’amélioration des processus d’entreprise que vous pouvez utiliser pour rationaliser votre flux de travail et accroître la productivité de votre équipe. Utilisez-les et partagez avec nous comment ils vous ont aidé à atteindre vos objectifs.
Quelles autres méthodologies d’amélioration des processus utilisez-vous ? Dans notre prochain guide, nous examinerons plus en détail la cartographie des processus, une technique essentielle d’amélioration des processus d’entreprise qui vous aidera à améliorer l’efficacité et à réduire les coûts.