“Una regla general es que un proceso pésimo consumirá diez veces más horas que las que requiere el trabajo en sí” -Bill Gates
El primer paso para agilizar los procesos de trabajo es identificar lo que los ralentiza. Existen muchas metodologías de mejora de procesos para identificar los cuellos de botella y las ineficiencias en sus procesos. Esta guía ofrece una rápida visión general de cada una de las técnicas de mejora de procesos. En esta serie haremos inmersiones profundas en cada una de ellas. Aquí enumeramos los más eficaces que puedes utilizar fácilmente. Desplácese hacia abajo para descubrirlo, herramientas Lean
Herramientas Six Sigma
Otros
Herramientas Lean
Las herramientas Lean se utilizan para eliminar los pasos del proceso que suponen un despilfarro o las actividades que no aportan ningún valor. Los 8 tipos de residuos que podrá eliminar con las siguientes herramientas Lean son
- Defectos
- Sobreproducción
- Esperando
- Talento no utilizado
- Transporte
- Inventario
- Movimiento
- Procesamiento adicional
Deshacerse de estos pasos inútiles en sus procesos le ayudará a mejorar la calidad del producto, reducir el tiempo de entrega y reducir el coste total. He aquí 3 herramientas Lean que puede utilizar para mejorar sus procesos empresariales.
5S
Un entorno de oficina organizado es esencial para la eficacia de los procesos. Con la metodología de las 5S, puede crear un entorno limpio, seguro y productivo para su equipo. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias, desde las manufactureras hasta las pequeñas empresas
Útil para:
- promover la seguridad
- reducir los costes
- aumento de la eficacia de los procesos/equipos
- eliminar los residuos de los procesos de fabricación
Documentación:
- Fotografías (de los espacios de trabajo antes y después de aplicar las 5S)
- Documentos o listas de control de las actividades del equipo
- Formularios de evaluación para comprobar el estado de los 3 primeros pasos
- Lista de pautas para mantener la oficina organizada y limpia
Facilidad de uso:
Al no requerir ningún análisis técnico, puede ser utilizado por todos en el trabajo
Cómo se usa:
Estos son los pasos que hay que seguir para implantar las 5S
Mapeo del flujo de valor
Un mapa de flujo de valor es una representación gráfica del flujo de materiales e información que se necesita para llevar su producto o servicio a su cliente. Generalmente se utiliza en:
Industria manufacturera
Útil para:
- Identificar los residuos dentro de los procesos y entre ellos
- Conocer la toma de decisiones y los flujos del proceso
- Identificar y priorizar las áreas de mejora
- Establecer objetivos cuantificables para las tareas de mejora
Documentación:
- Mapa del estado actual que muestra cómo atiende a sus clientes en la actualidad
- Mapa del estado futuro que muestra cómo será el proceso una vez realizados los cambios
Facilidad de uso:
El proceso de mapeo puede tardar hasta 3 días en completarse, pero con el equipo adecuado puede hacerse más rápido.
Cómo se usa:
Consulte esta guía rápida sobre el mapeo del flujo de valor para empezar.
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Kaizen
El kaizen es una técnica que exige la mejora constante de todas las funciones de su empresa. Puede aplicarse mediante el ciclo PDCA. Generalmente se utiliza en:
Los departamentos de gestión, pero también los de los círculos de control de calidad, los analizadores de residuos y los trabajadores comunes
Útil para:
- Mejorar los procesos, la calidad de los productos/servicios y la satisfacción de los clientes
- Mejorar la productividad del equipo y la satisfacción laboral
- Promover una mayor seguridad y una entrega más rápida
Documentación:
- Informes sobre la situación actual del lugar de trabajo
- Encuestas para comprobar la actitud del equipo con respecto a la satisfacción en el trabajo
- Plan de estrategia Kaizen para mejorar la productividad del equipo
Facilidad de uso:
Es un proceso continuo y requiere la contribución activa de toda la empresa
Cómo se usa:
Siga los siguientes pasos en cada etapa del ciclo para obtener resultados óptimos.
Herramientas Six Sigma
Six Sigma es simplemente una forma más inteligente de gestionar una empresa. Se trata de recopilar datos sobre los procesos para entender lo que está ocurriendo. Estos datos se analizan e interpretan para encontrar formas eficaces de mejorar el proceso. De este modo, conseguirá
- Aumentar la satisfacción del cliente
- Reducir la duración del ciclo
- Reducir los defectos
Veamos algunas herramientas Six Sigma muy utilizadas para mejorar los procesos en las empresas.
DMAIC
DMAIC es un método de 5 pasos (descendiente directo del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) que se utiliza para mejorar los procesos actuales. Si sus productos/servicios o procesos empresariales no satisfacen las expectativas de sus clientes o no rinden bien, DMAIC puede ayudarle a descubrir el motivo y a encontrar soluciones a largo plazo para el problema. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias, especialmente los equipos que trabajan en proyectos
Útil para:
- Mejorar los procesos o productos
- Encontrar soluciones a los problemas dentro de los procesos
- Reducir el exceso de costes y tiempo
Documentación:
- Carta del proyecto
- Mapa del proceso con las entradas y salidas del mismo
- Datos sobre los resultados del proyecto
- Documentación de la nueva solución
Facilidad de uso:
Se puede poner en marcha en cuestión de un mes o a lo largo de un año
Cómo se usa:
A continuación se indican los pasos que debe seguir para aplicar el método DMAIC.
DMADV
El DMADV, también conocido como Diseño para Seis Sigma (DFSS), se utiliza para crear nuevos procesos a nivel de calidad Seis Sigma. Si sus procesos actuales no cumplen con los niveles de calidad requeridos incluso después de haber sido optimizados, es el momento de hacer un DMADV para provocar un cambio evolutivo. O, en otras palabras, crear un nuevo y mejor proceso. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias, especialmente la manufacturera
Útil para:
- Desarrollar un nuevo proceso/producto
- Reducir los errores en una línea de productos
- Mejorar la satisfacción del cliente
- Aumento de los beneficios
Documentación:
- Información sobre los datos históricos del proceso/producto
- Comentarios de los clientes
Facilidad de uso:
Esta metodología puede extenderse a lo largo de varios meses o incluso años
Cómo se usa:
Siga estos pasos para implementar DMADV
Análisis de causa y efecto
También se conoce como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa. Es una técnica que puede utilizarse para mostrar visualmente las causas de un determinado problema o efecto. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias
Útil para:
- Identificar y analizar todas las posibles causas de un problema/efecto
- Facilitar las sesiones de brainstorming para la resolución de problemas en equipo
Documentación:
Documentos sobre información relacionada con los temas que se analizan
Facilidad de uso:
Puede ayudar a un equipo a identificar y analizar las causas de un problema en una sola sesión de lluvia de ideas
Cómo se usa:
Aquí tienes la guía definitiva de los diagramas de espina de pescado para ayudarte a empezar.
de espina de pescado Haga clic en la plantilla para editarla en línea
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Análisis del SIPOC
El análisis SIPOC es una técnica que ayuda a organizar los datos sobre las personas y las cosas que intervienen en sus procesos empresariales. Generalmente se utiliza en:
Industria manufacturera
Útil para:
- Identificar todos los elementos relevantes necesarios para un proyecto de mejora de procesos
- Definir proyectos complejos que no tienen un alcance adecuado
- Comprender el proceso durante la fase de definición de DMAIC
Documentación:
En el análisis del SIPOC se enumeran los datos de cada una de estas categorías, por lo que se necesita información sobre ellas.
- Proveedor: las personas, departamentos, organizaciones, etc. que le proporcionan la información necesaria para llevar a cabo un proceso
- Insumos: materia prima, equipos, formularios o información e incluso personas que se necesitan para llevar a cabo un proceso
- Proceso: un gráfico de las etapas del proceso
- Resultado: una lista de cosas que el proceso proporciona al cliente interno y externo
- Cliente: una lista de clientes internos y externos que recibirán sus productos
Facilidad de uso:
Las 5 columnas se rellenan durante una sesión de brainstorming. Siempre que el equipo proporcione la información pertinente, el diagrama puede completarse y analizarse rápidamente.
Cómo se usa:
Reúne a tu equipo y anota la información anterior en un diagrama/tabla como el que se muestra a continuación.
Mapas de procesos
Los mapas de procesos representan gráficamente cada paso de un proceso. Y son una parte esencial de la documentación de los procesos. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias, desde la fabricación hasta la comercialización
Útil para:
- Entender cómo funcionan los procesos
- Identificar las áreas de proceso que necesitan cambios
Documentación:
- Información disponible sobre el proceso que se está mapeando
- Descripciones de los puestos y responsabilidades de las personas que participan en el proceso
Facilidad de uso:
Para trazar un proceso, se necesita la participación de los implicados. Reunirlos en un lugar, trazar el proceso y analizarlo puede durar varios días, especialmente si el proceso es complicado.
Cómo se usa:
Reúna a su equipo, haga una lluvia de ideas sobre los pasos del proceso, identifique los límites del proceso, ponga los pasos en orden secuencial, dibuje el mapa del proceso y verifique que el mapa sea preciso.
flujo de procesos Haga clic en la plantilla para editarla en línea
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Mapas de procesos BPMN
Un mapa de Business Process Modeling Notation es la forma estandarizada de crear modelos visuales de sus procesos de negocio. Generalmente se utiliza en:
Todo tipo de industrias, especialmente por parte de los analistas de negocios
Útil para:
- Desglose de los procesos empresariales para facilitar el análisis
- Identificación de errores en los procesos
- Diseñar procesos totalmente nuevos
- Ayudar a las partes interesadas a entender cómo se dirige la empresa
Documentación:
Información sobre las entradas, salidas, etc. del proceso empresarial
Facilidad de uso:
Si está familiarizado con los estándares de BPMN, dibujar el diagrama puede hacerse en un día, siempre que tenga una idea clara de cómo se extiende el proceso.
¿Quiere ampliar la lista de metodologías de mejora de los procesos empresariales?
Hemos cubierto una serie de metodologías de mejora de los procesos empresariales que puede utilizar para agilizar su flujo de trabajo y aumentar la productividad de su equipo. Utilízalos y comparte con nosotros cómo te han ayudado a alcanzar tus objetivos. ¿Qué otras metodologías de mejora de procesos utiliza? En nuestra próxima guía, profundizaremos en el mapeo de procesos, una técnica esencial de mejora de los procesos empresariales que le ayudará a mejorar la eficiencia y a reducir los costes.