Нередко центром максимально эффективной совместной работы является доска для записей. Облекая свои мысли в слова, визуальные образы или диаграммы, вы сможете продуктивнее думать, быстрее генерировать идеи и внедрять инновации.
Однако времена, когда команда, собравшаяся у доски в конференц-зале, выплескивала на неё свои идеи, ушли в прошлое и не вернутся, по крайней мере, до полного искоренения COVID-19. И поскольку многие работают из дома, чтобы как можно быстрее справиться с пандемией, цифровые и онлайн-доски стали для команд незаменимым инструментом.
В этой публикации мы расскажем, как можно использовать Creately, визуальное рабочее пространство/онлайновую доску для совместной работы в режиме реального времени для улучшения рабочих процессов удаленно работающей команды с помощью визуальных инструментов совместной работы.
Важность визуальной совместной работы для команд, работающих из дома
Говоря о совместной работе необходимо всегда помнить, что существует множество способов и инструментов, позволяющих значительно её упростить. Визуальные инструменты занимают особое место в их ряду по целому ряду причин.
- Наш мозг способен воспринимать визуальные образы быстрее, чем речь или текст. Если вы хотите быстро что-то объяснить, сопроводите свое объяснение визуальным подкреплением в виде диаграммы, графика или чертежа.
- Они помогают преодолеть языковой барьер. Картинку или диаграмму может понять каждый, а представление сложной идеи в виде ряда визуальных элементов помогает усвоить ее значительно быстрее, на каком бы языке ни говорили ваши слушатели.
- Они позволяют создать структуру дискуссий, встреч и совещаний по планированию. Визуальное представление идеи, проекта, системы или процесса с помощью диаграммы связей (mind map), макета пользовательского интерфейса, диаграммы прецедентов или блок-схемы придает абстракции реальную форму, понятную всем, даже тем, кто не обладает большим багажом технических знаний.
- Они помогают запоминать лучше. При восприятии на слух мы, как правило, запоминаем только 10% информации, но в сопровождении визуального ряда мы, скорее всего, запомним 65% информации.
- Они стимулируют воображение и, следовательно, инновационные идеи. Хотите быстрее генерировать новые идеи? Начните с ментальной карты. Она помогает зафиксировать свободный поток мыслей и осознанно структурировать идеи.
- Они помогают прийти к единому пониманию общей картины. Когда все участвуют в разработке идеи в рамках одного пространства, это помогает прийти к общему пониманию и видению концепции.
- Стимулирует активность и вовлеченность. Онлайн-доска даёт доступ к рабочему пространству всем членам команды, позволяя им свободно выражать свои мысли с помощью визуальных средств.
Как использовать Creately для повышения эффективности удаленной совместной работы
Creately можно использовать в качестве визуального пространства для совместной работы с целью повышения эффективности команд.
Мозговой штурм и создание идей
В офисе мозговой штурм обычно проводится перед доской. В процессе удаленной работы команды обычно используют в этих целях видеоконференции или чат-платформы.
Онлайн-доска гораздо более приспособлена к условиям мозгового штурма, чем любой из вышеперечисленных методов. Она дает всем участникам доступ к общему пространству, позволяя делиться своими соображениями и обсуждать идеи в режиме реального времени.
С помощью Creately вы можете запустить видеозвонок в самом приложении и наблюдать, как члены вашей команды записывают на доску свои идеи. Чтобы эффективно провести мозговой штурм с помощью Creately,
- создайте документ, присвойте ему имя и добавьте своих коллег;
- начните с готового шаблона, как показано ниже.
- Назначьте координатора для разработки диаграммы и организации идей, записываемых на доске.
- Введите цветовой код, присвоив каждому из участников отдельный цвет для выделения его идей.
- Используйте тот же макет для обсуждения, доработки и определения приоритетности собранных идей.
- Используйте комментарии, чтобы добавить пометки для тех, кто будет впоследствии будет пользоваться этим документом.
- Поделитесь ссылкой на документ в Slack, чтобы у всех желающих был быстрый доступ к диаграмме.
Вспомогательные ресурсы
Основное руководство по проведению мозгового штурма онлайн
Полный список основных визуальных методов мозгового штурма
Планирование спринта
Доска необходима на любом собрании по планированию спринта. К счастью, благодаря наличию интерактивных досок команды, работающие из дома, могут проводить сессию так, как будто все участники находятся в одной комнате.
Чтобы эффективно использовать Creately для планирования спринта,
- готовьте шаблоны перед каждой сессией и делитесь ими с остальными членами команды планирования спринта. Вы также можете использовать готовые шаблоны, доступные на ресурсах, ссылки на которые даны ниже.
- назначьте ответственного за обработку и обновление шаблонов
Вспомогательные ресурсы
Незаменимое руководство по планированию спринтов для команд, работающих из дома
Руководство по Scrum для начинающих
Онлайн-совещания и семинары
Благодаря наличию встроенной функции видеоконференции, бесконечной сетки, возможности совместной работы в режиме реального времени и широкому выбору редактируемых шаблонов Creately можно использовать на всех стадиях проведения онлайн-совещания или семинара.
Вот несколько советов по использованию Creately для проведения онлайн-совещаний:
- подготовьте шаблоны и поделитесь ими с участниками команды до начала встречи или семинара;
- объясните, как ими пользоваться. Вы можете добавить соответствующий раздел в сам шаблон или создать отдельный документ с инструкциями;
- чтобы упростить доступ, для создания документов воспользуйтесь интеграцией Creately с Google Drive, которая позволяет управлять разрешением доступа с этой платформы, или разрешите редактирование и поделитесь ссылкой на соответствующем канале Slack.
Дополнительные ресурсы
Как эффективно провести удаленное совещание
Планирование проекта
Вне зависимости от того, связан ли ваш проект с разработкой, дизайном или маркетингом, при совместной работе над ним вы можете воспользоваться соответствующими инструментами Creately.
Creately предлагает доступ более чем к 50 типам диаграмм, включая блок-схемы, диаграммы Ганта, UML-диаграммы, макеты пользовательского интерфейса, каркасное представление, ассоциативные карты (mind maps) и т.д., а наши готовые шаблоны охватывают широкий спектр задач, от составления устава проекта до популярных маркетинговых моделей.
- Привлекайте членов своей команды к участию во всех совещаниях по планированию. Их мнения можно зафиксировать с помощью шаблонов планирования проекта от Creately, перечисленных в нашем “руководстве по использованию визуальных инструментов при планировании проекта“.
- Создайте в Creately отдельную папку, доступную всем членам команды, и перенесите в нее все документы, связанные с проектом. Это позволит собрать все необходимое в одном доступном для всей команды месте.
- Используйте диаграмму Ганта или временную шкалу проекта для того, чтобы фиксировать ход выполнения задачи/реализации проекта. Назначьте ответственного за регулярное обновление документа.
- Поделитесь ходом реализации проекта с заинтересованными сторонами, отправив им ссылку на соответствующие документы Creately без права редактирования.
Вспомогательные ресурсы
Как эффективно управлять проектом удаленно
Простое руководство по созданию эффективной временной шкалы проекта
4 способа использования Creately для повышения эффективности удаленного взаимодействия
Простое руководство по созданию качественного устава проекта
Обзор фаз управления проектом на всех его стадиях
Как вы относитесь к визуальным методам совместной работы?
Визуализация всегда идет на пользу. Мы думаем, что Creately уже смогла это продемонстрировать. Выбор стратегии использования этих визуальных инструментов для улучшения результатов вашей работы остается за вами.
Попробуйте использовать Creately при выполнении повседневных задач и оцените его положительный эффект на организацию ваших рабочих процессов, а потом поделитесь своим опытом в комментариях под этой публикацией.
Эта публикация входит в цикл рекомендаций и практических советов от Creately по работе из дома. Кроме того, у нас есть материалы по следующим темам:
- Практическое руководство по работе из дома в команде
- Основное руководство по проведению мозгового штурма онлайн
- Как повысить эффективность команды, работающей удаленно
- Подробной руководство по проведению успешного удаленного собеседования
- Советы по адаптации удаленных сотрудников
- 5 мощных инструментов для команд, работающих удаленно
- Как обучать удаленных сотрудников | Практические советы и инструменты
- Руководство менеджера по удаленному управлению командой
- Как избежать выгорания на удаленке: причины и профилактика
- Основные советы по кибербезопасности для удаленных сотрудников