“Uma regra geral é que um processo mal feito consome dez vezes mais tempo do que o próprio trabalho.” -Bill Gates
O primeiro passo para racionalizar seus processos de trabalho é identificar o que os está atrasando-os. Existem muitas metodologias e técnicas de melhoria de processos para identificar gargalos e ineficiências nos seus processos. Este guia dá uma rápida visão geral de cada uma das técnicas de melhoria do processo. Mergulharemos profundamente em cada um deles posteriormente nesta série. Aqui listamos os mais eficazes dos quais você pode facilmente fazer uso. Deslize para baixo para descobrir,
Ferramentas Lean
Ferramentas Six Sigma
Outros
Ferramentas Lean
As ferramentas Lean são utilizadas para eliminar o desperdício de etapas de processo ou atividades que não agregam nenhum valor. Os 8 tipos de resíduos que você será capaz de remover com as seguintes ferramentas Lean são
- Defeitos
- Sobreprodução
- Aguardando
- Talento não utilizado
- Transporte
- Inventário
- Movimento
- Extra-processamento
Livrar-se destes desperdícios nos seus processos irá ajudá-lo a melhorar a qualidade do produto, reduzir o tempo de espera e reduzir o custo total. Aqui estão 3 ferramentas Lean que você pode utilizar para melhorar seus processos de negócios.
5S
Um ambiente de escritório organizado é essencial para processos eficientes. Com a metodologia 5S, você pode criar um ambiente limpo, seguro e produtivo para a sua equipe. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias, desde a produção até às pequenas empresas
Útil para:
- promoção da segurança
- redução de custos
- aumento da eficiência do processo/equipe
- expulsão de resíduos de processos de fábrica
Documentação:
- Fotografias (de espaços de trabalho antes e depois da implementação do 5S)
- Documentos ou listas de verificação das atividades da equipe
- Formulários de avaliação para verificar o status das 3 primeiras etapas
- Lista de diretrizes para manter o escritório organizado e limpo
Fácil de usar:
Como não requer nenhuma análise técnica, pode ser usado por todos no trabalho
Como usar:
Aqui estão os passos que você precisa seguir ao implementar o 5S
Mapeamento de Fluxo de Valor
Um mapa do fluxo de valores é uma representação gráfica do fluxo de materiais e informações necessárias para levar o seu produto ou serviço ao seu cliente. Geralmente usado em:
Indústria transformadora
Útil para:
- Identificação de resíduos dentro e entre processos
- Ganho de percepção em tomada de decisões e fluxos do processo
- Identificação e priorização de áreas para melhoria
- Definição de metas mensuráveis para tarefas de melhoria
Documentação:
- Mapa do estado atual mostrando como você atende seus clientes no momento
- Mapa do estado futuro mostrando como será o processo uma vez que as mudanças sejam feita
Fácil de usar:
O processo de mapeamento pode levar até 3 dias para ser concluído, mas com a equipe certa, ele pode ser feito mais rapidamente.
Como usar:
Confira este guia rápido de mapeamento do fluxo de valores para começar.
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Kaizen
O Kaizen é uma técnica que exige a melhoria constante de cada função do seu negócio. Pode ser implementado através do ciclo PDCA. Geralmente usado em:
Departamentos de gestão, mas também por aqueles dos círculos de controle de qualidade, analistas de eliminação de resíduos e trabalhadores comuns
Útil para:
- Melhoria dos processos, qualidade dos produtos/serviços e satisfação do cliente
- Melhorar a produtividade da equipe e a satisfação no trabalho
- Promover uma melhor segurança e uma entrega mais rápid
Documentação:
- Relatórios sobre a situação atual do local de trabalho
- Pesquisas para verificar a atitude da equipe em relação à satisfação no trabalho
- Plano estratégico Kaizen com o objetivo de melhorar a produtividade da equip
Fácil de usar:
É um processo contínuo e requer a contribuição ativa de toda a empresa
Como usar:
Siga os passos abaixo em cada etapa do ciclo para obter os melhores resultados.
Ferramentas Six Sigma
Seis Sigma é simplesmente uma forma mais inteligente de gerir um negócio. Trata-se de recolher dados sobre processos para entender o que está acontecendo. Estes dados são então analisados e interpretados para encontrar formas eficazes de melhorar o processo. Ao fazer isso, você chega a
- Aumentar a satisfação do cliente
- Reduzir o tempo de ciclo
- Reduzir defeitos
Vejamos algumas ferramentas Six Sigma que são amplamente utilizadas para melhorar os processos nas empresas.
DMAIC
O DMAIC é um método de 5 passos (um descendente direto do Ciclo Planeje-Faça-Cheque-Aja) que é usado para melhorar os processos atuais. Se os seus produtos/serviços ou processos de negócio não estão correspondendo às expectativas dos seus clientes ou não têm um bom desempenho, a DMAIC pode ajudá-lo a descobrir porquê e a encontrar soluções a longo prazo para o problema. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias, especialmente por equipes que trabalham em projetos
Útil para:
- Melhorar os processos ou produtos
- Encontrar soluções para problemas dentro dos processos
- Redução de custos e tempo em excess
Documentação:
- Carta do projeto
- Mapa de processo com entradas e saídas do processo
- Dados sobre o desempenho do projecto
- Documentação da nova soluçã
Fácil de usar:
Pode ser lançado em questão de um mês ou ao longo de um ano
Como usar:
A seguir estão os passos que você deve dar para implementar o método DMAIC.
DMADV
O DMADV, também conhecido como “Design for Six Sigma” (DFSS) é utilizado para criar novos processos ao nível da qualidade Six Sigma. Se os seus processos existentes não cumprem os níveis de qualidade exigidos, mesmo depois de terem sido otimizados, é hora de fazer um DMADV para provocar uma mudança evolutiva. Ou, em outras palavras, criar um novo e melhorado processo. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias, especialmente na produção
Útil para:
- Desenvolver um novo processo/produto
- Reduzir os erros de uma linha de produtos
- Melhorar a satisfação do cliente
- Lucros crescente
Documentação:
- Informações sobre dados históricos de processo/produto
- Feedback/análise do client
Fácil de usar:
Esta metodologia pode ser implementada ao longo de vários meses ou mesmo anos
Como usar:
Siga estes passos para implementar o DMADV.
Análise de Causa e Efeito
Também é conhecido como diagrama de espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa. É uma técnica que pode ser usada para exibir visualmente as causas de um determinado problema ou efeito. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias
Útil para:
- Identificação e análise de todas as causas possíveis para um problema/efeito
- Facilitação de sessões de brainstorming para a resolução de problemas em equip
Documentação:
Documentos sobre informações relacionadas com as questões que estão a ser analisadas
Fácil de usar:
Pode ajudar uma equipe a identificar e analisar as causas de um problema em uma única sessão de brainstorming
Como usar:
Aqui está o guia final para diagramas de espinha de peixe para ajudar você a começar.
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Análise SIPOC
A análise SIPOC é uma técnica que ajuda a organizar os dados sobre pessoas e coisas que estão envolvidas nos seus processos de negócio. Geralmente usado em:
Indústria transformadora
Útil para:
- Identificação de todos os elementos relevantes necessários para um projeto de melhoria de processo
- Definir projetos complexos que não tem seus objetivos devidamente definidos
- Compreender o processo durante a fase de definição do DMAI
Documentação:
Na análise SIPOC, você listará os dados sob cada uma destas categorias e, portanto, precisará de informações sobre eles.
- Fornecedor: as pessoas, departamentos, organizações, etc. que lhe fornecem as entradas necessárias para realizar um processo
- Entrada: matéria-prima, equipamento, formulários ou informações e até pessoas que são necessárias para realizar um processo
- Processo: um gráfico das etapas do processo
- Saída: uma lista de coisas que o processo fornece ao cliente interno e externo
- Cliente: uma lista de clientes internos e externos que irão receber as suas saídas
Fácil de usar:
As 5 colunas são preenchidas durante uma sessão de brainstorming. Desde que as informações relevantes sejam fornecidas pela equipe, o diagrama pode ser completado e analisado rapidamente.
Como usar:
Reúna sua equipe e liste as informações acima em um diagrama/tabela como o que está abaixo.
Mapas de processo
Os mapas de processo representam graficamente cada etapa de um processo. E eles são uma parte essencial da documentação do processo. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias, desde a fabricação até a comercialização
Útil para:
- Compreender como funcionam os processos
- Identificação de áreas de processo que precisam de mudança
Documentação:
- Informações disponíveis sobre o processo que está sendo mapeado
- Descrição das funções e responsabilidades daqueles que estão envolvidos no process
Fácil de usar:
Para mapear um processo, você precisa da participação daqueles que estão envolvidos. Reuni-los em um só lugar, mapear o processo e analisá-lo pode levar alguns dias, especialmente se o processo for complicado.
Como usar:
Reúna sua equipe, faça um brainstorming dos passos do processo, identifique os limites do processo, coloque os passos em uma ordem sequencial, desenhe o mapa do processo e verifique se o mapa é preciso.
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Mapas do Processo MPN
Um Mapa de Modelagem de Processos de Negócios é a forma padronizada de criar modelos visuais dos seus processos de negócios. Geralmente usado em:
Todos os tipos de indústrias, especialmente por analistas de negócios
Útil para:
- Quebrar processos de negócio para uma análise fácil
- Identificação de erros nos processos
- Desenho de processos totalmente novos
- Ajudar as partes interessadas a compreenderem como o negócio é gerenciad
Documentação:
Informações sobre as entradas, saídas, etc. do processo empresarial
Fácil de usar:
Se você está familiarizado com os padrões da MPN, o desenho do diagrama pode ser feito em um dia, desde que você tenha uma ideia clara de como o processo se estende.
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Cobrimos uma série de metodologias úteis de melhoria de processos de negócios que você pode usar para agilizar seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade de sua equipe. Use-os e compartilhe conosco como eles o ajudaram a atingir os seus objetivos. Que outras técnicas de melhoria de processos você usa? Em nosso próximo guia, vamos analisar mais detalhes sobre o mapeamento de processos, uma técnica essencial de melhoria de processos de negócios que o ajudará a melhorar a eficiência e reduzir custos.