Planujesz nową strategię? Chcesz zwiększyć zadowolenie klientów? Chcesz wiedzieć, dlaczego niektóre z Twoich projektów kończą się niepowodzeniem? Mapowanie procesów jest pierwszym krokiem, aby dowiedzieć się jak i dlaczego na powyższe pytania. W tym przewodniku po mapowaniu procesów pokażemy Ci:
- Co to jest mapa procesu?,
- Symbole mapy procesu,
- Rodzaje map procesów,
- Jak stworzyć mapę procesów,
- Najlepsze praktyki mapowania procesów,
- Korzyści z mapowania procesów,
- Szablony mapowania procesów,
- Symbole mapy procesu (ciąg dalszy).
Co to jest mapa procesu?
Mapa procesu przedstawia wizualnie etapy działania oraz osoby, które są zaangażowane w wykonanie każdego z nich. Podczas mapowania procesu po prostu rysujesz pole dla każdego kroku i łączysz je strzałkami, aby pokazać przepływ. Możesz użyć narzędzia online, aby łatwo stworzyć Mapę Procesu. Podstawowa mapa procesu wygląda następująco:
Symbole mapy procesu
Każdy krok w procesie jest reprezentowany przez kształt na mapie procesu. Kształty te są również nazywane kształtami flowchart. Istnieje blisko 30 standardowych kształtów, które można wykorzystać w mapowaniu procesów. Uważamy jednak, że dla większości ludzi łatwiejsze do zrozumienia będzie użycie garści najbardziej powszechnych kształtów.
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| Działanie/Proces | Do reprezentowania kroku/działania w procesie | |
| Decyzja | Przedstawienie decyzji, która musi zostać podjęta | |
| Początek/ Koniec | Do reprezentowania początku i końca procesu | |
| Strzałka | Aby przedstawić połączenie między dwoma stopniami i kierunek przepływu | |
| Dokument | Reprezentowanie danych lub informacji, które mogą być odczytywane przez ludzi |
Pełny zestaw kształtów map procesów/wykresów przepływu znajduje się na dole tego przewodnika.
Rodzaje map procesów
Poniżej znajduje się lista różnych typów map procesów wraz z krótkim opisem i wskazaniem, kiedy można ich używać. Wybierz typ mapy procesu, który jest najbardziej odpowiedni dla Twojego celu.
Podstawowy schemat blokowy
Podstawowy flowchart jest prostą mapą wizualizującą kroki procesu wraz z jego wejściami i wyjściami.
Kiedy go stosować:
- planowanie nowych projektów,
- modelowanie i dokumentowanie procesu,
- rozwiązywanie problemów,
- aby pomóc zespołom lepiej komunikować pomysły,
- analizowanie i zarządzanie przepływami pracy.
Jak rysować:
Oto najlepszy przewodnik po schematach blokowych, dzięki któremu nauczysz się je rysować.
Mapa procesu wysokiego poziomu
Jest to również znane jako mapa łańcucha wartości lub mapa top-down. Pokazuje ona podstawowe czynności procesu. Nie ma w niej zbyt wielu szczegółów dotyczących punktów decyzyjnych, pętli przeróbek, zaangażowanych ról itp.
Kiedy stosować:
- projektowanie i definiowanie procesów biznesowych,
- identyfikacja kluczowych kroków i kluczowych szczegółów procesu.
Jak rysować:
- Wymień najbardziej podstawowe kroki w procesie (nie więcej niż 5-6 kroków).
- Uporządkuj je w kolejności, poziomo.
- Wymień każdy podetap (ponownie, nie więcej niż 5-6 kroków) pod głównym etapem.
Szczegółowa mapa procesu
Diagram przepływu, który pokazuje wersję drill-down procesu. Oznacza to, że wszystkie szczegóły podprocesów są zawarte w tym typie mapy.
Kiedy stosować:
- podanie wszystkich szczegółów (wejścia i wyjścia) związanych z etapem procesu,
- dokumentowanie punktów decyzyjnych w ramach procesu.
Jak rysować:
- Określić granice procesu.
- Co wyzwala ten proces? Użyj analizy SIPOC do identyfikacji danych wejściowych procesu.
- Określić, co dzieje się bezpośrednio po każdym wejściu (powtarzaj pytanie “co się dzieje dalej?”, aż dojdziesz do wyjścia).
Schemat przepływu
Diagram przepływu, który pokazuje zależności pomiędzy krokami procesu i odpowiedzialnymi za nie jednostkami funkcjonalnymi (zespołami/działami) wraz z „torami pływackimi”. Jest on również znany jako diagram przepływu wdrożenia.
Kiedy stosować:
- określenie kluczowych ról odpowiedzialnych za proces i ich wzajemnych relacji,
- aby podkreślić, jak proces przebiega ponad granicami firmy,
- do identyfikacji potencjalnych błędów procesu, nadmiarowości, opóźnień, przeróbek, nadmiernej kontroli itp.
Jak rysować:
- Zbierz kompetentny i odpowiedni zespół wielofunkcyjny.
- Określenie interesariuszy.
- Listę interesariuszy procesu (w zależności od tego, jak blisko są klienta), zaczynając od klienta procesu.
- Dodać tory pływackie, aby oddzielić kolumny pomiędzy każdym z interesariuszy
- Dodanie kroków wykonywanych przez każdą z zainteresowanych stron na ich torze.
- Połącz kroki strzałkami, aby wskazać przepływ.
SIPOC
SIPOC pokazuje kluczowe elementy procesu, takie jak dostawców, wejścia, proces, wyjścia i klientów.
Kiedy stosować:
- zidentyfikowanie kluczowych elementów procesu przed wykonaniem szczegółowej mapy,
- definiowania zakresu złożonych procesów,
- może być wykorzystany w fazie pomiaru metodą DMAIC.
Jak rysować:
- Narysuj tabelę składającą się z 5 kolumn dla dostawców, wejść, procesu, wyjść i klientów.
- Zacznij od zmapowania procesu w 5-6 krokach wysokiego poziomu.
- Określenie produktów wyjściowych.
- Zidentyfikuj klientów.
- Zidentyfikuj dane wejściowe do procesu.
- Zidentyfikuj dostawców każdego z nakładów.
- Weryfikacja diagramu SIPOC z kierownikiem projektu i innymi interesariuszami.
Mapa strumienia wartości
Mapy strumienia wartości wizualizują przepływ materiałów i informacji, które są potrzebne do dostarczenia produktu do klienta.
Kiedy stosować:
- do rejestrowania pomiarów wejść i wyjść z poszczególnych etapów procesu,
- identyfikację marnotrawstwa w obrębie procesów i pomiędzy nimi,
- dokumentowanie, analizowanie i usprawnianie przepływu informacji i materiałów,
- uzyskanie wglądu w proces podejmowania decyzji i przebieg procesów,
- określenie, na czym należy skoncentrować przyszłe projekty lub podprojekty.
Jak rysować:
Oto kompleksowy przewodnik mapowania strumienia wartości, który pomoże Ci opanować sposób ich rysowania. Zauważ, że mapy strumienia wartości mają inny zestaw kształtów, ale zasady mapowania procesów pozostają takie same.
Jak stworzyć mapę procesów | Etapy mapowania procesów
Teraz kiedy już wiesz, czym są symbole mapowania procesów i jakie są rodzaje map procesów, czy jesteś gotowy, aby stworzyć mapę procesów? Oto kroki, które należy wykonać:
Krok 1: Zidentyfikuj proces, który trzeba odwzorować
Zdecyduj, od czego chcesz zacząć. Czy chodzi o proces, który nie przynosi oczekiwanych rezultatów? Czy to właśnie proces jest ważny dla Twojej nowej strategii? Czy może z procesem, który bezpośrednio wpływa na satysfakcję klienta? A potem nadaj mu nazwę.
Krok 2: Zbierz odpowiedni zespół
Wkład wszystkich osób zaangażowanych w proces jest niezbędny, aby upewnić się, że podczas mapowania procesu uwzględniono każdy jego aspekt. Właściwy zespół powinien obejmować tych, którzy wykonują i zarządzają procesem oraz zapewniają dane wejściowe.
Krok 3: Zbierz wszystkie niezbędne informacje
- Gdzie zaczyna się i kończy ten proces?
- Jakie są kroki pomiędzy tymi dwoma punktami?
- Jakie są wejścia i wyjścia procesu?
- Kto co robi? Kiedy, gdzie i jak?
Krok 4: Uporządkuj kroki w kolejności sekwencyjnej
Poproś zespół, aby ułożył każdy krok w kolejności od początku do końca.
Krok 5: Narysuj mapę procesu bazowego
Narysuj mapę procesu, która przedstawia mapę w jej obecnym kształcie. Należy pamiętać o najlepszych praktykach mapowania procesów.
Krok 5: Przeanalizuj mapę, aby znaleźć obszary wymagające ulepszeń
Identyfikacja nieefektywności i wąskich gardeł w ramach procesów. Jakie czynności powinny zostać wyeliminowane? Gdzie można wprowadzić ulepszenia?
Krok 6: Wdrażanie ulepszeń i ich monitorowanie
Na początku wprowadzaj usprawnienia na mniejszą skalę. Jeśli sprawdzą się lepiej, możesz zastosować je na większą skalę. Monitoruj nowy i ulepszony proces, aby sprawdzić, jak działa i czy wymaga dalszej optymalizacji.
Najlepsze praktyki mapowania procesów
- Przed zidentyfikowaniem kroków procesu należy zacząć od określenia punktu początkowego i końcowego procesu. To pomaga w ustalaniu granic;
- Spraw, aby mapy procesów były jak najłatwiejsze i najprostsze do odczytania i zrozumienia przez każdego pracownika firmy;
- Zachowaj tylko niezbędne szczegóły na swojej mapie. Nie mniej lub więcej niż potrzeba do określenia obszarów wymagających poprawy;
- Upewnij się, że podczas rysowania używasz właściwych symboli mapy procesu, aby uniknąć pomyłek;
- Uwzględnij wszystkich kluczowych interesariuszy podczas mapowania procesu, aby uniknąć pominięcia ważnych informacji lub kroków;
- Użyj oprogramowania do mapowania procesów biznesowych, które pozwala na szybkie rysowanie, jak również współpracę z zespołem w czasie rzeczywistym w celu zwiększenia wydajności.
Chcesz poznać więcej najlepszych praktyk mapowania procesów?
Korzyści z mapowania procesów
Skoro czytasz już o mapowaniu procesów, domyślamy się, że znasz co najmniej kilka korzyści płynących z jego stosowania. Przeczytaj jednak uważnie ten rozdział, ponieważ pomoże Ci on przekonać innych!
- Ułatwia zrozumienie i komunikację procesu wśród zespołów, interesariuszy lub klientów,
- Służy jako użyteczne narzędzie do testowania scenariuszy i ocen typu „co jeśli”,
- Może być stosowany jako narzędzie marketingowe, aby udowodnić inwestorom lub klientom przemysłowym, że procesy biznesowe są niezawodne,
- Jest wymogiem wielu rodzajów norm i certyfikatów, takich jak ISO 9000,
- Sprawia, że dokumentacja procesu jest bardziej przyjazna dla czytelnika,
- Szerzenie wiedzy na temat ról i obowiązków osób zaangażowanych,
- Pomaga zidentyfikować wady procesu i miejsca, w których należy wprowadzić ulepszenia,
- Pomaga zespołom w burzy mózgów pomysłów na ulepszenia lub nowe zmiany, które pomogą sprostać wyzwaniom takim jak zatrzymanie pracowników, spadek przychodów itp.,
- Pomaga obniżyć koszty związane z rozwojem produktów i usług,
- Zwiększenie wydajności zespołu i satysfakcji pracowników,
- Może być używany jako materiał szkoleniowy do szkolenia nowych pracowników,
- Pomaga mierzyć efektywność procesów pracy.
Szablony map procesów
Poniżej znajduje się kilka szablonów map procesów, które można edytować online za pomocą edytora Creately.
Szablon 1
Szablon 2
Symbole mapy procesu (ciąg dalszy)
Oprócz podstawowych symboli, które omówiliśmy wcześniej, mapowanie procesów wykorzystuje również następujące symbole.
Symbole procesu/operacji
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| Predefiniowany proces / podprogram | Aby reprezentować proces, który jest już wstępnie zdefiniowany | |
| Proces alternatywny | Do reprezentowania kroku procesu, który jest alternatywą dla normalnego kroku procesu | |
| Opóźnienie | Reprezentuje opóźnienie lub przerwę przed kontynuacją przepływu procesu | |
| Ręczna pętla | Aby reprezentować zautomatyzowane kroki, które muszą być zatrzymane ręcznie | |
| Przygotowanie | Reprezentuje coś, co musi być zmodyfikowane lub dostosowane w procesie przed kontynuacją |
Rozgałęzienie i kontrola symboli przepływu
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| On-Page Connector | Aby reprezentować punkt kontroli w przepływie procesu | |
| Off-page Connector | Do reprezentowania odsyłaczy i linków do procesu z innego procesu na innej stronie | |
| Merge | Aby przedstawić krok, który połączy kilka kroków w jeden | |
| Wyciąg | Do reprezentowania procesu, który jest podzielony na równoległe ścieżki | |
| Lub | Aby przedstawić logikę “lub | |
| I | Aby przedstawić logikę “i |
Symbole wejścia i wyjścia
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| Dane | Do reprezentowania danych wejściowych i wyjściowych z procesu | |
| Wiele dokumentów | Do reprezentowania wielu dokumentów | |
| Wyświetlacz | Reprezentowanie danych, które są wyświetlane do odczytu na ekranie lub wyświetlaczu | |
| Wejście ręczne | Do reprezentowania kroków procesu, które będą wykonywane ręcznie przez osobę |
Symbole plików i przechowywania informacji
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| Przechowywane dane | Do reprezentowania przechowywanych danych | |
| Baza danych | Aby reprezentować bazę danych | |
| Pamięć masowa z dostępem bezpośrednim | Aby przedstawić dysk twardy | |
| Pamięć wewnętrzna | Aby reprezentować wewnętrzne urządzenie pamięci masowej |
Symbole przetwarzania danych
| Kształt | Nazwa | Użyj |
|---|---|---|
| Collate | Reprezentuje etap, w którym dane są organizowane w standardowy sposób | |
| Sortuj | Aby przedstawić sortowanie elementów w określonej kolejności |
Co sądzisz o przewodniku mapowania procesów?
Mapy procesów są nie tylko istotną częścią dokumentacji procesu, ale również popularną metodą doskonalenia procesów biznesowych. Podążaj za przewodnikiem, aby stworzyć efektywne mapy procesów biznesowych i podziel się z nami wszelkimi wątpliwościami, nawet jeśli jest to inna technika mapowania procesów, z której osobiście korzystasz. W naszym kolejnym poradniku omówimy diagramy, które można wykorzystać do usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi.