Jak dużo wykonałeś z tego, co planowałeś na początku roku? Czy wiesz, co zadziałało, a co nie? Dlaczego?
Analiza luk może pomóc w porównaniu rzeczywistych wyników firmy lub projektu z wynikami, które zostały zaplanowane. W ten sposób dowiesz się, co właściwie zadziałało dla Ciebie, a co nie.
Wymieniliśmy 5 narzędzi do analizy luk, które można wykorzystać podczas przeprowadzania analizy luk. Przewiń w dół, aby dowiedzieć się więcej.
Co to jest analiza luk?
Analiza luk służy do porównania sytuacji, w której się znajdujesz, z sytuacją, w której chciałbyś się znaleźć. Pomoże Ci to zidentyfikować luki pomiędzy tymi dwoma stanami i opracować plan działania, aby je zniwelować.
Zasadniczo, pomaga znaleźć rozwiązania problemów, które powstrzymują Cię przed rozwojem jako firmy.
Można ją wykonać na:
- poziomie strategicznym – porównanie kondycji Twojej firmy z kondycją branży,
- poziomie operacyjnym – porównanie aktualnego stanu funkcjonowania firmy ze stanem pożądanym.
Uwaga: Jest ona również znana jako analiza luki strategicznej, analiza potrzeb lub ocena potrzeb.
Jak przeprowadzić analizę luk
Nie istnieje standardowy proces przeprowadzania analizy luk, ponieważ powinien on być dostosowany do potrzeb firmy. Oto kroki, jakie powinna przejść typowa analiza luk.
Krok 1: Wybierz obszar, na którym chcesz się skupić
Przede wszystkim musisz wiedzieć, na czym skupić się podczas analizy.
Finanse, jakość produktu, marketing itp., wybierz konkretny obszar problemowy, który musisz przeanalizować. Na przykład, jeśli jest to marketing, specyficznym obszarem byłby marketing w mediach społecznościowych.
Bycie konkretnym pomoże Ci się lepiej skoncentrować podczas analizy luk.
Krok 2: Jakie są Twoje cele?
Kiedy już wiesz, jaki obszar musisz poprawić, nadszedł czas na wyznaczenie celów lub zadań. Cele te powinny być nie tylko realistyczne, co oznacza, że powinny być osiągalne w określonym czasie, ale także powinny być zgodne z Twoimi celami biznesowymi.
Cele, które wyznaczysz, pomogą Ci zdefiniować przyszły stan w 4 kroku.
Krok 3: Określenie aktualnego stanu rzeczy
Zanim zrobisz krok do przodu, musisz wiedzieć, na czym stoisz. W tym kroku określisz aktualny stan rzeczy.
Przeglądając raporty lub dokumentację procesu, przeprowadzając wywiady, burze mózgów itp. zbierz jak najwięcej danych, aby wyjaśnić, jak sobie radzisz obecnie.
Krok 4: Określenie przyszłego stanu rzeczy
Pamiętasz cele, które wyznaczyłeś w kroku 2? Osiągnięcie tych celów pomoże Ci osiągnąć stan przyszły lub pożądaną sytuację, w której chcesz, aby znalazła się Twoja firma.
Zdefiniuj, jakie są parametry idealnego stanu Twojej firmy.
Krok 5: Identyfikacja luk pomiędzy stan obecnym, a przyszłym
Teraz wiesz, jakie są atrybuty stanu obecnego i stanu przyszłego. Możesz określić, co powstrzymuje cię przed osiągnięciem twoich celów.
Po zidentyfikowaniu tych luk, wymyśl kroki, które musisz podjąć, aby je zlikwidować.
Narzędzia do analizy luk
Po zidentyfikowaniu luk należy zastanowić się, dlaczego one istnieją i co można z nimi zrobić. Istnieje kilka modeli analizy luk, które można wykorzystać do tego zadania. Poniżej wymieniliśmy kilka narzędzi do analizy luk, z których możesz skorzystać.
SWOT
Analiza SWOT skupia się na mocnych i słabych stronach w środowisku wewnętrznym oraz szansach i zagrożeniach w środowisku zewnętrznym. Pomaga to określić, gdzie stoisz w swojej branży lub na rynku.
Jak to zrobić:
- Zbierz zespół z odpowiednich zespołów/działów.
- Stwórz macierz analizy SWOT, możesz użyć poniższego wzoru lub wybrać jeden z poniższych przykładów analizy SWOT.
- Wymień wewnętrzne mocne i słabe strony swojej firmy.
- Zanotuj szanse i zagrożenia występujące w branży/rynku.
- Ułóż każdy punkt w kolejności od najwyższego priorytetu na górze do najniższego na dole.
- Przeanalizuj, jak możesz wykorzystać swoje mocne strony, aby zminimalizować słabości i odeprzeć zagrożenia oraz, jak możesz wykorzystać szanse, aby uniknąć zagrożeń i pozbyć się słabości.
Zapoznaj się z tym materiałem, aby dowiedzieć się, jak skutecznie korzystać z analizy SWOT.
Diagram rybiej ości (Ishikawy)
Diagram rybiej ości, znany również jako diagram przyczyn i skutków lub diagram Ishikawy, pomaga zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu lub skutku. Zawiera on listę z metodą 6 Ms (wymienionych w poniższym diagramie) i pomaga zobaczyć, jak odnoszą się one do głównego problemu.
Jak to zrobić:
Oto krótki przewodnik po diagramie rybiej ości, który pomoże Ci zrozumieć, jak przeprowadzić analizę przyczynowo-skutkową.
Pobierz więcej przykładów diagramu rybiej ości.
Model 7S McKinseya
Model 7S może pomóc w następujących celach:
- Pomaga zrozumieć luki, które mogą pojawić się w biznesie,
- Określa obszary, które należy zoptymalizować, aby zwiększyć wydajność firmy,
- Ujednolica procesy i działy podczas fuzji lub przejęcia,
- Bada wyniki przyszłych zmian w przedsiębiorstwie.
Model 7s odnosi się do kluczowych, wzajemnie powiązanych elementów organizacji. Są one następujące.
Elementy te dzielą się na dwie grupy: elementy twarde, które są namacalne, ponieważ można je kontrolować, oraz elementy miękkie, które są niematerialne, ponieważ nie można ich kontrolować.
Elementy twarde
- Strategia – plan działań, które pomogą Twojej firmie uzyskać przewagę konkurencyjną,
- Struktura – struktura organizacyjna,
- Systemy – infrastruktura biznesowa i techniczna, której pracownicy używają do wykonywania swoich codziennych zadań.
Elementy miękkie
- Wspólne wartości – zbiór przekonań lub cech, którymi kieruje się organizacja,
- Styl – styl przywództwa w organizacji i kultura interakcji,
- Personel – personel ogólny,
- Umiejętności – kluczowe umiejętności pracowników.
Jak stosować:
- Zbierz wokół siebie kompetentny zespół.
- Sprawdź, czy elementy są do siebie odpowiednio dopasowane (poszukaj luk i słabych punktów w relacjach między elementami).
- Określ stan, w którym te elementy byłyby optymalnie dopasowane.
- Opracuj plan działania w celu dostosowania elementów.
- Wdrażaj zmiany i aktualizuj model 7s w przyszłości.
Oto bardziej szczegółowe spojrzenie na to, jak stosować Model 7S McKinseya.
Model Nadlera-Tushmana
Model Nadler-Tushman’a jest wykorzystywany do identyfikacji luk w wydajności w organizacji.
Opiera się ona na zasadzie, że wyniki firmy są rezultatem 4 elementów: pracy, ludzi, struktury i kultury. Im większa zgodność między tymi elementami, tym większa będzie wydajność.
Jak go stosować:
- Zbierz wszystkie dane, które wskazują na symptomy słabej wydajności.
- Określ i przeanalizuj dane wejściowe, które obejmują środowisko, zasoby i historię. Zdefiniuj strategię swojej organizacji.
- Określ, jakie produkty są wymagane na poziomie indywidualnym, grupowym i organizacyjnym, aby osiągnąć cele strategiczne.
- Zidentyfikuj luki pomiędzy pożądaną a rzeczywistą wydajnością oraz problemy z tym związane (zaznacz również koszty z nimi związane).
- Zbierz dane i opisz podstawowy charakter 4 głównych elementów organizacji.
- Oceń stopień zgodności pomiędzy tymi komponentami.
- Zobacz, w jaki sposób słaba zgodność i problemy związane z wynikami są ze sobą skorelowane. Sprawdź, czy słabe „dopasowanie” 4 głównych komponentów jest związane z problemami.
- Wymyśl kroki, które pozwolą rozwiązać przyczyny problemu.
Zapoznaj się z tym materiałem, aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje na temat stosowania modelu Nadlera-Tushmana.
Model przyczynowy Burke-Litwin
Narzędzie to pomaga zrozumieć, w jaki sposób różne elementy organizacji odnoszą się do siebie w okresie zmian. Istnieje 12 elementów, które są wzajemnie powiązane i są następujące.
Jak go zastosować
- Dowiedz się, skąd bierze się potrzeba zmian, czy ze środowiska zewnętrznego, czy z czynników transformacyjnych itp.
- Określ, który z elementów w każdej grupie jest odpowiedzialny za daną sytuację.
- Przeanalizuj kluczowy element wraz z pozostałymi 11 elementami. Zwróć szczególną uwagę na te, które są ściśle powiązane z identyfikowanym elementem.
- Ustal, jakie zmiany należy wprowadzić w głównym elemencie wraz z kilkoma innymi elementami, z którymi jest on ściśle powiązany.
Dowiedz się więcej na temat 12 czynników stymulujących zmiany, które Burke-Litwin wyróżnił tutaj.
Co sądzisz o narzędziach do analizy luk?
Analiza luk jest doskonałym sposobem na określenie parametrów kolejnego projektu lub działań mających na celu usprawnienie procesu. Omówiliśmy 5 rodzajów narzędzi do analizy luk, które możesz wykorzystać do zidentyfikowania luk w swojej działalności i określenia, co powinieneś zrobić dalej.
Daj nam znać, jakich innych narzędzi analizy luk używasz podczas procesu analizy luk w swojej organizacji.
Jeśli szukasz szablonów do analizy luki, mamy dla Ciebie propozycję! Sprawdź tę kompilację użytecznych szablonów analizy luk, które możesz wykorzystać dla wielu scenariuszy.