Najlepsze metody tworzenia schematów organizacyjnych

Schemat organizacyjny to graficzna reprezentacja relacji pomiędzy działami, funkcjami i ludźmi w organizacji. Może również wskazywać na przepływ danych, odpowiedzialności i sprawozdawczości z dołu do góry lub z góry na dół. Jego zastosowanie na całym świecie świadczy o jego skuteczności. Poniżej przedstawiamy kilka zasad rysowania schematów organizacyjnych i najlepszych metod, które sprawią, że Twój schemat organizacyjny będzie bardziej znaczący i użyteczny.

Dziel i zwyciężaj

O ile nie jesteś małą firmą zatrudniającą niewielu pracowników, schematy organizacyjne z pewnością będą złożone, z prawdopodobnie wieloma powiązaniami między działami lub funkcjami.

Na przykład, międzynarodowa firma może mieć swoje filie w różnych krajach/rynkach, które będą miały różne struktury organizacyjne (w zależności od sytuacji rynkowej i funkcji pracy), a firma będzie miała ogromną i złożoną strukturę organizacyjną.

Gdy schemat organizacyjny staje się zbyt duży i złożony, jak ten powyżej, można go podzielić na mniejsze wykresy. Możesz podzielić go według działu, projektu, miejsca, regionu itp.

Cokolwiek to jest, co ma sens dla innych osób w Twojej organizacji. Ułatwia to odbiorcy zrozumienie zakresu odpowiedzialności lub oczekiwań poszczególnych działów.

Dzięki rozbiciu schematu organizacyjnego na małe wykresy znacznie łatwiej jest monitorować postępy lub obciążenie pracowników. Dzięki temu można łatwiej rozłożyć pracę na pracowników z mniejszym obciążeniem. Ułatwia to również analizę porównawczą sytuacji, dzięki czemu można usprawnić alokację zasobów, aby sprostać wymaganiom różnych sytuacji.

Oprogramowanie do tworzenia schematu organizacyjnego

Istnieje wiele programów do tworzenia schematów organizacyjnych. Dostępne są zarówno w trybie online, jak i offline i ułatwiają tworzenie różnego rodzaju schematów organizacyjnych.

Oprogramowanie Org Chart

Istnieje wiele oprogramowania wykresu org dostępne zarówno w trybie online, jak i offline, które ułatwiają tworzenie różnego rodzaju schematów organizacyjnych.

Przy schemacie zajmującym kilka stron może być również mylące ustalenie powiązań pomiędzy każdą jednostką przedstawioną na schemacie. Z Creately jako narzędziem do tworzenia schematów organizacyjnych, można uniknąć tego problemu dzięki funkcji łączenia schematów. Dzięki temu osoby oglądające schemat mogą zobaczyć połączenia między nimi, poruszać się między różnymi schematami i ewentualnie przejść do profili poszczególnych pracowników.

Na przykład, spójrz na powyższy schemat organizacyjny. Pokazuje on najwyższą hierarchię w firmie. Teraz kliknij na podświetlone pole (niebieskie pole po prawej stronie CEO), a przeniesie Cię ono do innego schematu organizacyjnego, który jeszcze bardziej rozbija ten dział. Możesz szybko wrócić do oryginalnego schematu, klikając przyciski strzałek na dolnym pasku narzędzi. Śmiało, spróbuj sam.

 

Twórz rozsądne grupy

Kiedy schematy organizacyjne są podzielone na mniejsze schematy, rozsądne grupowanie i łączenie jest koniecznością, ponieważ połączenie każdego schematu i przepływu powinny być łatwo zrozumiałe dla widza.

Sensowne grupowanie odbywa się w oparciu o sposób rozróżniania i agregowania osób, stanowisk, funkcji lub działań. Przepływ informacji wymaga również optymalizacji w obrębie każdej grupy, ale jednocześnie wyraźnego odróżnienia jej od pozostałych grup.

Powiązanie strukturalne

Strukturalne powiązanie grup powinno być realizowane za pomocą mechanizmu integracyjnego (np. role łączników, grupy międzyjednostkowe, role integratorów lub projekty i linie przerywane), aby pomóc w koordynacji i dzieleniu się informacjami pomiędzy grupami, co umożliwi kierownictwu organizacji zapewnienie wytycznych i kierunku w całej organizacji.

5 typów struktur organizacyjnych

1. Funkcjonalna struktura organizacyjna

Najczęściej spotykana struktura organizacyjna według funkcji lub działów. Na przykład finanse, marketing, sprzedaż itp. Odpowiednie dla małych lub pojedynczych organizacji, które nie muszą zarządzać dużym obszarem geograficznym.

Korzyści wynikające z zastosowania tego modelu to:

– Rozwija umiejętności w zakresie konkretnej funkcji lub działu (większość stanowisk ma charakter z natury funkcjonalne)

– Promuje innowacje funkcjonalne, skalę i niższe koszty

– Jest prosty do wykonania i łatwy do zrozumienia przez każdy dział, polega na podstawowych obowiązkach działu oraz do rozliczenia go z nich

2. Geograficzna struktura organizacyjna

Struktura ta jest zorganizowana wokół głównych obszarów geograficznych. Odpowiednia dla dużych firm z wieloma filiami, które często różnią się między sobą w różnych regionach geograficznych, gdzie lokalne różnice są kluczowe dla sukcesu (np. przepisy, pozyskiwanie funduszy, ekonomia).

Korzyści wynikające z zastosowania tego modelu to;

• Udostępnia zasoby niezbędne do osiągnięcia sukcesu w danym obszarze geograficznym,
• Umożliwia większe dostosowanie filii i usług do potrzeb poszczególnych regionów,
• Umożliwia wyraźne skupienie się na wynikach i odpowiedzialność za nie warunków geograficznych,
• Umożliwia skupienie się na geograficznych źródłach finansowania.

3. Programowa struktura organizacyjna

Struktura ta jest zorganizowana wokół głównych projektów. Nadaje się dla organizacji i fundacji świadczących wiele usług, które mają programy bardzo różniące się od siebie (np. różni klienci, ekonomia, itp.) i gdzie zasoby i umiejętności potrzebne do osiągnięcia sukcesu przez progam są również bardzo różne. Jednak czynniki dla każdego programu są podobne w różnych regionach geograficznych.

Korzyści wynikające z zastosowania tego modelu to:

• Promuje dogłębne zrozumienie w ramach danego obszaru programu i może promować innowacyjność programu,
• Udostępnia zasoby potrzebne do osiągnięcia sukcesu w programie,
• Umożliwia jasne ukierunkowanie i odpowiedzialność za wyniki programu,
• Umożliwia skupienie się na źródłach finansowania, które często są zorientowane na program.

4. Struktura organizacyjna Klient/ Rynek 

Struktura ta jest zorganizowana wokół odbiorców/klientów obsługiwanych przez organizację. Nadaje się dla firm, które mają bardzo różnych klientów, którzy mają różne wymagania dotyczące usług (co skutkuje różnymi dostarczanymi programami).

Korzyści wynikające z zastosowania tego modelu to:

• Umożliwia skupienie się na kliencie, dzięki czemu możliwe jest opracowanie programów dostosowanych do potrzeb danej populacji oraz uzyskanie „wyników”,
• Umożliwia wyraźne ukierunkowanie i odpowiedzialność za wyniki w podziale na grupy klientów,
• Umożliwia wyraźne skupienie się na najważniejszych klientach i/lub rynkach.

5. Macierzowa struktura organizacyjna

Jest to struktura zorganizowana w celu zarządzania wieloma wymiarami, np. programem i geografią. Ze względu na trudności w zarządzaniu, model ten NIE jest zalecany do stosowania.

Korzyści wynikające z zastosowania tego modelu to:

– Umożliwia organizacji (przynajmniej teoretycznie) zarządzanie wieloma wymiarami organizacyjnymi jednocześnie

Niektóre z tych typów można znaleźć w naszych przykładowych schematach.

Odwołanie strukturalne: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Jasna ścieżka organizacji / hierarchia

Podczas rysowania schematu organizacyjnego, który wskazuje hierarchię organizacyjną, należy zaznaczyć wyraźne ścieżkę, tak aby oglądający/pracownik dobrze zrozumiał strukturę organizacji, którą powinien się kierować. Jedną z metod może być użycie kolorowego kodowania lub wizualnych znaczników do wskazania ścieżki organizacji. Jeśli chodzi o macierzowe schematy organizacyjne, gdzie relacje raportowania są ustawione jako siatka lub matryca, a nie w tradycyjnej hierarchii, wyrazista ścieżka organizacji jest kluczowa dla sukcesu jej działania.

Poniżej znajduje się dobry przykład niekonwencjonalnego płaskiego schematu organizacyjnego (opartego na zespołach/funkcjach) organizacji.

Jakie są Twoje najlepsze metody w zakresie tworzenia schematów organizacyjnych?

Mam nadzieję, że ten artykuł na temat struktur i schematów organizacyjnych okazał się dla Ciebie pomocny i wartościowy. Oto niektóre z najlepszych metod tworzenia schematów organizacyjnych, które stosujemy w Cinergix. A jakie są Twoje? Koniecznie daj nam znać w komentarzach.