Jednym z pierwszych kroków w fazach cyklu życia zarządzania projektem jest opracowanie karty projektu. Pomaga poinformować wszystkich członków zespołu, za co są odpowiedzialni i co należy zrobić.
Zdefiniujmy kartę projektu i omówmy, jak ją stworzyć. Dodaliśmy kilka przydatnych szablonów kart projektów, które pomogą Ci rozpocząć projekt. Dostosuj je do swoich upodobań i eksportuj jako obrazy lub SVG, aby dodać je do prezentacji lub dokumentów.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu jest dokumentem, który określa wizję projektu, zakres, cele, zespół projektowy i jego obowiązki, kluczowych interesariuszy oraz sposób jego realizacji lub plan wdrożenia. Jest on również znany jako sprawozdanie z projektu i raport z definicji projektu.
Pomaga określić poziom uprawnień kierownika projektu oraz kierunek rozwoju projektu.
Karta projektu:
- null
- Opisuje cel i wyniki projektu,
- Prawnie upoważnia do rozpoczęcia projektu,
- Pomaga pilnować terminów realizacji projektów,
- Pomaga zidentyfikować ograniczenia i ryzyka oraz zdefiniować środki zapobiegawcze,
- Przedstawia ogólny przegląd budżetu,
- Pomaga dopasować cele projektu do interesów interesariuszy.
Karta projektu a plan projektu
Karta projektu jest wysokopoziomowym dokumentem inicjującym, który składa się tylko z kilku stron. Zawiera on listę celów projektu, zakres, wizję, zespół, jego obowiązki oraz interesariuszy.
Plan projektu, z drugiej strony, jest szczegółowym dokumentem, który opisuje, jak osiągnąć cele projektu. Wyjaśnia on rezultaty projektu, plan działania, wymagane zasoby i kamienie milowe.
Jak opracować kartę projektu
Tutaj przyjrzymy się, jak stworzyć kartę projektu, identyfikując jej kluczowe elementy.
1. Określenie wizji projektu
Wizja projektu wyrażona jest poprzez jego cel końcowy i przeznaczenie. Można je podzielić na:
Zakres: Wyjaśnij granice projektu w zakresie celów projektu, wyników, kosztów, terminów i pracy do wykonania. Definiowanie zakresu projektu na wczesnym etapie jego realizacji jest ważne, ponieważ będzie miało wpływ na koszt i harmonogram projektu.
Cele: Wyznaczając cele, upewnij się, że spełniają one kryteria SMART, czyli że są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Biorąc pod uwagę ogólne cele organizacji, ustal około 5 celów, które mają być zrealizowane do końca projektu.
Rezultaty: Wymień produkty, które powstaną na koniec każdego pomyślnego osiągnięcia celu.
2. Zidentyfikuj interesariuszy i klientów
Interesariusze to osoby, które mają kluczowy udział lub interes w pomyślnym zakończeniu projektu. Mogą to być zarówno osoby z firmy, jak i spoza niej, w tym osoby finansujące projekt, jak również członkowie zespołu i klienci.
Możesz użyć mapy interesariuszy, takiej jak ta poniżej, aby podzielić interesariuszy na kategorie i sprawić, że informacje, które masz pod ręką, będą bardziej przejrzyste i łatwe do zrozumienia.
3. Utwórz schemat organizacyjny
Teraz gdy już zidentyfikowałeś zespół projektowy, sprecyzuj jego obowiązki.
Użyj schematu organizacyjnego, aby wypisać ich nazwiska, role i obowiązki. Jednocześnie można podkreślić relacje sprawozdawcze pomiędzy członkami za pomocą linii łączących.
4. Zdefiniuj kamienie milowe projektu
Kamienie milowe reprezentują ważne wydarzenia w cyklu życia projektu i obejmują daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, pomyślne ukończenie kluczowych produktów itp.
5. Utwórz plan zasobów
Wymień wszystkie zasoby, których potrzebujesz do realizacji projektu: sprzęt, maszyny, ludzi, materiały itp. To może pomóc w przydzielaniu budżetu.
6. Ustal budżet projektu
Wymień wydatki, jakie Twoja organizacja będzie musiała ponieść, aby zrealizować plan. Ponieważ wydatki te mogą ulec zmianie w trakcie realizacji projektu, można dokonać przybliżonych szacunków. Należy również zanotować osobę, która będzie odpowiedzialna za zatwierdzanie wydatków.
7. Wymień zależności, ograniczenia i ryzyka
Zależności: Zidentyfikuj i wypisz zależności projektowe, czyli działania, które będą miały wpływ na rozpoczęcie lub zakończenie innego zadania.
Ograniczenia: Określ czynniki, które utrudniałyby postęp w osiąganiu wyników projektu. Na przykład brak środków lub czasu.
Ryzyko: Ryzyko może wystąpić na każdym etapie cyklu życia projektu. Ważne jest, abyś je wcześniej zidentyfikował i podjął odpowiednie środki ostrożności. Oto kilka świetnych technik zarządzania ryzykiem, które mogą się tu przydać.
8. Opracuj plan wdrożenia
W tym miejscu tworzysz plan działania, podkreślając kluczowe daty lub kamienie milowe.
Wizualna karta projektu
Zazwyczaj karta projektu obejmuje 5-6 stron. Jest to jeden z głównych powodów, dla których są one pomijane w procesie zarządzania projektami. Łatwiejszym sposobem na napisanie karty projektu, którą każdy może szybko przeczytać i zrozumieć, przy minimalnym wysiłku, jest wizualizacja.
Wizualne karty projektu, takie jak te poniżej, pomogą Ci zebrać wszystkie elementy karty projektu na jednej stronie. Są one łatwe do odczytania i przyjemne wizualnie.
Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wizualnych kart projektów. Możesz je edytować online, aby dodawać lub usuwać elementy i dostosowywać je do potrzeb Twojego projektu. Pobierz je jako SVG lub jako obrazy, aby dodać je do prezentacji, stron internetowych, wiki firmowych, dokumentów itp.
Szablon 1
Szablon 2
Szablon 3
Co sądzisz o tym przewodniku?
Przez cały cykl życia projektu, karta projektu odgrywa istotną rolę w utrzymaniu spraw na właściwym torze. W tym przewodniku opisaliśmy, czym jest karta projektu, jak ją stworzyć oraz kilka edytowalnych szablonów kart projektów.
Znasz najlepsze praktyki, których przestrzegasz podczas tworzenia karty projektu? Podziel się nimi z naszymi czytelnikami w sekcji komentarzy poniżej.