Les meilleures sessions de collaboration se déroulent souvent autour d’un tableau blanc. Mettre une pensée par écrit ou l’esquisser à l’aide d’un visuel ou d’un diagramme vous aide à mieux réfléchir, à générer des idées et à innover plus rapidement.
Toutefois, l’époque où une équipe réunie autour d’un tableau blanc dans une salle de conférence pour réfléchir autour de plusieurs idées est provisoirement révolue – du moins jusqu’à ce que la COVID-19 soit totalement éradiquée. Et si la plupart des équipes travaillent à domicile pour soutenir cette dernière cause, les tableaux blancs numériques ou en ligne sont devenus un outil indispensable pour leur bon fonctionnement.
Dans cet article, nous allons montrer comment vous pouvez utiliser Creately ; un espace de travail visuel/un tableau blanc en ligne pour une collaboration à distance en temps réel ; afin daméliorer les flux de travail des équipes à distance grâce à la collaboration visuelle.
L’importance de la collaboration visuelle pour les équipes à distance
Lorsqu’il s’agit de collaboration, il existe de nombreux moyens et outils pour faciliter le processus. Cependant, la collaboration à distance se distingue pour quelques bonnes raisons :
- Notre cerveau peut saisir des images plus rapidement que des paroles ou des textes. Si vous souhaitez clarifier quelque chose rapidement, accompagnez-le d’un élément visuel sous la forme d’un diagramme, d’un tableau ou d’un croquis.
- Aide à surmonter les barrières linguistiques. Tout le monde comprend une image ou un diagramme. Ainsi, décomposer une idée complexe à l’aide d’un visuel permet à chacun de la digérer plus rapidement, quelle que soit la langue qui y est écrite.
- Permet de structurer les discussions, les réunions et les séances de planification. L’esquisse d’une idée, d’une conception, d’un système ou d’un processus à l’aide d’une carte mentale; d’une maquette d’interface utilisateur, d’un diagramme de cas d’utilisation ou d’un organigramme donne à quelque chose d’abstrait une forme formidable; compréhensible par tous, même par une personne ayant peu de connaissances techniques.
- Améliore la mémoire. Lorsque nous entendons quelque chose, nous avons tendance à n’en retenir que 10 %; mais accompagné d’un visuel, nous sommes susceptibles de nous souvenir de 65 % de l’information.
- Stimule l’imagination et donc l’innovation. Vous voulez générer de nouvelles idées plus rapidement ? Commencez par une carte mentale. Elle permet de capturer le libre flux des pensées et d’organiser les idées de manière significative.
- Aide à construire une compréhension commune de la situation dans son ensemble. Lorsque chacun contribue à l’élaboration d’une idée dans un espace partagé, cela permet d’aligner sa vision et sa connaissance du concept.
- Augmente la participation et l’engagement. Un tableau blanc en ligne donne à tous l’accès au même espace. Ainsi, chacun à le libre choix de s’exprimer par des moyens visuels.
Comment utiliser Creately pour améliorer la collaboration à distance
En tant qu’espace de travail visuel pour la collaboration, Creately peut être utilisé de plusieurs façons pour accroître l’efficacité des équipes à distance. Voici quelques méthodes qui vous aideraient à vous démarquer :
Remue-méninges et développement d’idées
Dans un bureau, une séance de brainstorming se déroule généralement devant un tableau blanc. Les équipes distantes utilisent le plus souvent la vidéoconférence ou une plateforme de chat pour ce faire.
Un canevas en ligne est bien plus propice au brainstorming que toutes les méthodes ci-dessus. Il permet à chacun d’accéder au même espace, ce qui leur permet de partager et de discuter des idées en temps réel.
Avec Creately, vous pouvez lancer un appel vidéo dans l’application elle-même et voir votre équipe ajouter des idées sur la toile pendant la session. Pour une séance de brainstorming efficace sur Creately :
- Créez un document, le nommer et ajouter des collaborateurs;
- Commencez par un modèle préétabli comme celui ci-dessous;
- Confiez à un animateur le soin de développer le diagramme et d’organiser les idées mises sur le canevas;
- Donnez un code couleur au diagramme pour mettre en évidence les idées ajoutées par différentes personnes;
- Utilisez le même canevas pour discuter, finaliser et hiérarchiser les idées recueillies;
- Utilisez les commentaires pour ajouter des notes à l’intention de toute personne qui se référerait ultérieurement à la carte;
- Partagez le lien du document sur Slack, pour permettre à quiconque d’accéder rapidement au diagramme
Voici des ressources que vous pouvez consulter à ce sujet :
Le guide essentiel sur la façon de faire du brainstorming en ligne
La liste ultime des techniques de remue-méninges visuelles essentielles
Planification du sprint
Un tableau blanc est essentiel à toute réunion de planification de sprint. Et heureusement, avec la disponibilité des tableaux blancs en ligne, les équipes travaillant à domicile peuvent toujours mener la session comme si elles étaient dans la même pièce.
Pour utiliser efficacement Creately pour la planification du sprint, voici ce qui doit être fait :
- Préparez des modèles avant chaque session et partagez-les avec le reste de l’équipe de planification du sprint. Vous pouvez également utiliser les modèles préétablis disponibles dans les ressources ci-dessous.
- Désignez une personne chargée de gérer et de mettre à jour les modèles.
Plus de ressources
Le guide essentiel de la planification du sprint avec des équipes travaillant à domicile
Le guide ultime du débutant pour Scrum
Réunions et ateliers en ligne
Grâce à la vidéoconférence intégrée, au canevas infini, à la collaboration en temps réel et à la gamme de modèles modifiables ; Creately peut prendre en charge l’ensemble du processus d’organisation d’une réunion ou d’un atelier en ligne.
Voici quelques bonnes pratiques pour les réunions en ligne Creately :
- Préparez les modèles et partagez-les avec l’équipe avant la réunion ou l’atelier.
- Clarifier les directives sur la manière de les utiliser. Vous pouvez ajouter une section sur le modèle lui-même ou le faire séparément.
- Pour faciliter l’accès, créez-les en utilisant l’intégration Creately Google Drive, qui vous permet de contrôler les autorisations d’accès à partir de là. Ou partagez un lien permettant la modification sur le canal Slack concerné.
Plus de ressources
Comment organiser une réunion à distance productive
Planification du projet
Qu’il s’agisse d’un projet de développement, de conception ou de marketing, vous pouvez utiliser Creately pour collaborer autour de ce projet en utilisant les outils appropriés.
Creately permet d’accéder à plus de 50 types de diagrammes, dont des organigrammes, des diagrammes de Gantt, des diagrammes UML, des maquettes d’interface utilisateur, des wireframes, des cartes heuristiques, etc. Et les modèles préétablis couvrent un large éventail de scénarios, des chartes de projet aux modèles de marketing les plus populaires. Voici ce que vous devez faire a cet effet :
- Faites participer l’équipe à toutes les réunions de planification. Leur contribution peut être recueillie efficacement en incorporant les modèles de planification de projet Creately énumérés dans notre Guide visuel de la planification d’un projet.
- Créez un dossier séparé qui est partagé avec l’équipe dans Creately et déplacez-y tous les documents liés au projet. Cela vous permet de conserver toutes les ressources dans un emplacement partagé.
- Utilisez un diagramme de Gantt ou un calendrier de projet pour marquer l’avancement des tâches/du projet. Confiez à une personne la responsabilité de mettre à jour le document régulièrement.
- Partagez les progrès réalisés avec les parties prenantes en leur envoyant un lien vers les documents Creately concernés.
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Comment gérer efficacement un projet à distance
Le guide simple pour créer un calendrier de projet efficace
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Comprendre les phases du cycle de vie de la gestion de projet
Que pensez-vous de la collaboration à distance ?
Les visuels rendent tout meilleur. Nous pensons que Creately l’a déjà établi à l’heure actuelle. La question est de savoir comment vous intégrez la collaboration visuelle pour améliorer ce que vous faites.
Essayez d’intégrer Creately dans vos tâches quotidiennes et voyez comment il peut vous aider à améliorer votre flux de travail. Ensuite, faites-nous part de votre expérience dans la section des commentaires ci-dessous.
Cet article fait partie de la série de conseils et de bonnes pratiques de Creately sur le travail à domicile. Parmi les autres sujets abordés, citons :
- Le guide pratique du travail à domicile en équipe
- Le guide essentiel sur la façon de faire du brainstorming en ligne
- Comment améliorer la collaboration des équipes travaillant à domicile
- Le guide ultime pour réussir un entretien à distance
- Meilleures pratiques pour l’intégration des employés à distance
- 5 outils de collaboration puissants pour les équipes qui travaillent à domicile
- Comment former les employés à distance – Meilleures pratiques et outils
- Guide du manager pour la gestion d’une équipe à distance
- Comment éviter le syndrome d’épuisement professionnel : Causes et préventions
- Conseils essentiels de cybersécurité pour les employés travaillant à domicile