Sitzungen können zu einer Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Talenten von Menschen werden, wenn sie nicht richtig geplant und durchgeführt werden. Effektive Meetings, die ihre Ziele tatsächlich erreichen und die Teilnehmer angeregt und motiviert zurücklassen, erfordern ausreichend Einsatz – oder eine gute Planung.
In diesem Beitrag werden wir erörtern, wie man ein Meeting erfolgreich leitet. Außerdem finden Sie hier eine Liste visueller Besprechungswerkzeuge, die Sie in Besprechungen einsetzen können, um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen, Brainstorming zu betreiben und Ideen zu entwickeln.
Schritte zur Durchführung effektiver Meetings
Bevor Sie eine Besprechung einberufen, müssen Sie sich vergewissern, dass Sie tatsächlich eine Besprechung brauchen. Wenn es sich um eine Angelegenheit handelt, die Sie persönlich mit einer Person besprechen sollten, rufen Sie nicht das gesamte Team zusammen, um darüber zu diskutieren.
Und wenn Sie der Meinung sind, dass Sie sich auf andere Kommunikationsmethoden wie E-Mail, Newsletter usw. verlassen können, um Ihre Botschaft zu vermitteln, können Sie es vermeiden, die Zeit Ihrer Mitarbeiter mit einer weiteren Besprechung zu verschwenden.
Ziele für das Treffen festlegen
Was ist der Zweck des Meetings? Geht es um eine besondere Ankündigung? Entscheiden Sie sich für etwas? Wird ein Problem gelöst, das den Fortschritt Ihres Projekts behindert?
Der erste Schritt bei der Planung einer effektiven Besprechung besteht darin, den Zweck der Besprechung zu bestimmen und ein Ziel festzulegen, das am Ende der Besprechung erreicht werden soll. Dieses Ziel wird dazu beitragen, die Grundlage für eine zielgerichtete Diskussion zu schaffen.
Liste der Meeting-Teilnehmer
Entscheiden Sie, wer an der Sitzung teilnehmen soll, und berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit und Fähigkeit der potentiellen Teilnehmer, zum Ziel der Sitzung beizutragen. Dies könnten wichtige Entscheidungsträger, Experten für das Thema, Personen, die von den Ergebnissen betroffen sind usw. sein.
Wenn jemand nicht an der Besprechung teilnehmen kann, sein Beitrag aber dennoch benötigt wird, können Sie eine Telefonkonferenz oder ein anderes Tool für die Online-Zusammenarbeit mit ihm vereinbaren.
Wählen Sie auch die verschiedenen Rollen aus, die für die Durchführung des Treffens benötigt werden, z. B. Moderator, Zeitnehmer, Protokollführer usw.
Erstellen Sie die Besprechungsagenda
Eine Tagesordnung sollte jeder Teilnehmer vor der Sitzung erhalten. Sie können diese zusammen mit der Einladung zur Sitzung versenden. Auf diese Weise können die Teilnehmer entscheiden, ob ihre Anwesenheit notwendig ist oder nicht.
Die Tagesordnung sollte die Besprechungspunkte in einer logischen Reihenfolge enthalten und für jeden Punkt eine realistische Zeitdauer vorsehen.
Nachfolgend finden Sie eine mit Creately erstellte Vorlage für die Tagesordnung einer Besprechung. Sie können die Vorlage online bearbeiten und an Ihre Anforderungen anpassen.
Nach der Änderung können Sie das Diagramm über einen sicheren Link mit den anderen Teilnehmern teilen oder es mit dem Creately Viewer in Ihr Intranet oder Ihre internen Webseiten einbetten, damit jeder leicht darauf zugreifen kann.
Wählen Sie einen geeigneten Ort
Wählen Sie je nach dem Ton, den Sie für die Besprechung vorgeben möchten, einen Ort aus (z. B. einen Konferenzraum für einen formellen Rahmen). Vergewissern Sie sich, dass er an dem Tag und zu der Uhrzeit, die Sie für das Treffen gewählt haben, verfügbar ist.
Vergessen Sie nicht, sich zu vergewissern, dass alle für die Sitzung erforderlichen Geräte vorhanden sind. Dazu können Projektoren, Leinwände und andere Hilfsmittel für Videoanrufe usw. gehören.
Abschluss mit einem Aktionsplan
Erstellen Sie einen Aktionsplan, um sicherzustellen, dass die während des Treffens getroffenen Entscheidungen anschließend auch umgesetzt werden.
Ihr Berichterstatter kann zwar eine Vorlage für einen Aktionsplan wie die unten stehende verwenden, doch sollte er die Aufgaben/Aktionen, die für ihre Durchführung verantwortlichen Personen und die Folgemaßnahmen für die Aktionspunkte enthalten.
Werkzeuge für produktive Meetings
Nachdem wir uns nun angeschaut haben, wie man eine Besprechung durchführt, finden Sie hier einige visuelle Besprechungswerkzeuge, die Sie für verschiedene Zwecke wie Entscheidungsfindung, Problemlösung und Brainstorming einsetzen können.
Mind Maps
Mind Maps sind ein großartiges Hilfsmittel, um Ideen zu organisieren, zu planen und Notizen zu machen.
Wenn Sie ein Brainstorming zu einem Problem durchführen, kann eine Mind Map helfen, den freien Fluss der Gedanken festzuhalten. Wenn Sie ein Thema erörtern, können Sie es nutzen, um das Thema zu vertiefen.
Und wenn Sie Ihren Konferenzteilnehmern Informationen auf leicht verständliche Weise präsentieren wollen, kann eine Mind Map eine gute Option sein.
Hier erfahren Sie, wie Sie Mind Maps in einer Besprechung effektiv einsetzen können.
SWOT-Analyse
SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren).
Dieses Instrument wird zur Bewertung von Unternehmen bei der strategischen Planung, bei Projektplanungssitzungen usw. eingesetzt. Sie können es auch verwenden, um die Effizienz Ihrer Abteilung, Ihres Produkts, Ihres Projektteams oder Ihrer Wettbewerber zu bewerten.
Möchten Sie wissen, wie man eine SWOT-Analyse effektiv einsetzt?
Fishbone-Diagramm / 5 Gründe
Dies sind Werkzeuge, die bei der Ursachenanalyse eingesetzt werden.
Während das Fischgrätdiagramm (auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm) dabei hilft, die Grundursache eines Problems zu identifizieren und zu isolieren, können Sie mit dem 5-Whys-Diagrammein Problem aufschlüsseln und die zugrunde liegende Ursache-Wirkungs-Beziehung analysieren.
In unserem ultimativen Leitfaden für Fishbone-Diagramme erfahren Sie, wie Sie es anwenden können.
Affinitätsdiagramm
Mit Hilfe vonAffinitätsdiagrammen können Sie große Datenmengen erfassen und organisieren, um Muster und Themen zu erkennen. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie eine Sitzung leiten, um eine Menge Daten aus Untersuchungen, Brainstorming-Sitzungen usw. zu analysieren und auszuwerten.
Flussdiagramm
Versuchen Sie, einen Prozess zu optimieren? Erkennen Sie Engpässe in Ihrem Prozess? Oder möchten Sie ein neues Verfahren entwickeln? Flussdiagramme können Ihnen bei diesen und vielen anderen Aufgaben helfen.
Ein Flussdiagramm ist im Grunde eine Visualisierung von Prozessschritten. Sie kann auch bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung helfen.
In unserem ultimativen Leitfaden für Flussdiagramme erfahren Sie, wie Sie diese verwenden können.
Sechs Denkhüte
Dies ist ein weiteres Instrument, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Sitzungen äußerst produktiv sind. Die sechs Denkhüte sind ein Instrument, mit dem Sie die verschiedenen Perspektiven der Begegnungsplattformen erkunden können.
Jedes Mitglied wird gebeten, abwechselnd die verschiedenfarbigen Hüte (die für unterschiedliche Perspektiven stehen) aufzusetzen und seine Meinung zu dem Thema zu äußern. Hier erfahren Sie, wie Sie die Technik der sechs Denkhüte im Detail anwenden können.
Im Folgenden finden Sie einige weitere visuelle Brainstorming-Techniken, die Sie bei Ihren Sitzungen und Gruppendiskussionen einsetzen können.
Weitere Tipps für die Durchführung einer Sitzung?
Die Schritte, die wir in diesem Beitrag aufgeführt haben, sind einfach zu befolgen und garantieren Erfolg. Kombinieren Sie sie mit den genannten Tools, um eine maximale Produktivität während Ihrer Sitzungen zu gewährleisten.
Welche anderen Tipps haben Sie für die Durchführung einer Sitzung? Teilen Sie sie mit uns im Kommentarbereich unten.