A maioria dos projetos fracassam porque os interesses e as exigências das partes interessadas recebem atenção zero.
Embora as principais partes interessadas tenham o poder de fazer seu projeto falhar, você precisa ter um plano adequado para identificar suas necessidades e se comunicar e engajar com elas.
O seu plano de gestão das partes interessadas deve ser um elemento chave dentro dos seus esforços de planejamento de projetos.
Neste post, vamos analisar o que é a gestão das partes interessadas e as diferentes etapas do processo de gestão das partes interessadas.
Também introduziremos várias ferramentas visuais que você pode usar durante cada fase junto com os modelos editáveis.
O que é a Gestão das Partes Interessadas?
Uma parte interessada é alguém que tem interesse ou que é afetado pelo seu projeto e seu resultado.
Isto pode incluir tanto entidades internas como externas, como os membros da equipe do projeto, patrocinadores do projeto, executivos, clientes, fornecedores, parceiros e o governo.
A gestão das partes interessadas é o processo de gerir as expectativas e as exigências destas partes interessadas.
Implica em identificar e analisar as partes interessadas e planejar sistematicamente a comunicação e o envolvimento com elas.
Processo de Gestão das Partes Interessadas
A seguir estão os passos-chave na gestão das partes interessadas. O seguimento destes passos irá ajudá-lo a responder de forma eficaz aos requisitos das suas partes interessadas e a mantê-las satisfeitas.
Identificação das Partes Interessadas
O primeiro passo é identificar as partes interessadas do seu projeto. Você pode começar listando qualquer um e todos que são afetados pelo projeto.
Ainda não precisa se preocupar em atribuir-lhes uma categoria; basta anotar o seu nome ou a sua empresa para especificar. As partes interessadas que você deve levar em consideração são aqueles
- Que serão afetados (positiva e negativamente) pelo seu projeto
- Que têm interesse no seu projecto
- Que têm poder sobre o seu projeto
- Que querem que o seu projeto falhe
- Que querem que seu projeto seja bem sucedido
Um modelo de mapa mental como este pode ajudá-lo com a listagem dos mesmos.
Uma vez que você tenha uma lista completa das partes interessadas, é mais fácil categorizá-las. Por exemplo, você pode agrupá-los como Externos e Internos. Você pode usar um mapa de partes interessadas semelhante ao acima para fazer isso.
Análise das Partes Interessadas
Nesta etapa, você estará avaliando as partes interessadas em termos do poder e interesse que elas têm sobre o seu projeto. Ao categorizá-los assim, você pode decidir em quais partes interessadas você deve gastar mais e menos esforço.
A Grade de Poder e Interesse
A grade de poder e interesse é a técnica mais amplamente utilizada na análise das partes interessadas. Esta ferramenta ajuda-o a determinar o que irá comunicar aos seus interessados e com que frequência o fará.
Alto Poder/Alto Interesse (Envolva-se totalmente)
As partes interessadas que você coloca neste quadrante são os principais jogadores. Embora você tenha que gastar o máximo esforço para se envolver com eles, você deve mantê-los informados o tempo todo.
Alto Poder/Baixo interesse (Mantenha-os satisfeitos)
Faça esforços suficientes para manter estas partes interessadas satisfeitas. Mas abstenha-se de exagerar nos seus esforços de comunicação, para não os aborrecer.
Baixo Poder/Alto Interesse (Mantenha-os informados)
Forneça informações adequadas sobre o projeto a essas pessoas e garantir que elas não tenham nenhum problema com o projeto.
Baixo Poder/Baixo Interesse (Esforço Mínimo)
Monitore essas partes interessadas e seus interesses no projeto e fornecer-lhes informações adequadas sem sobrecarregá-las.
Diagrama da Cebola – Priorização das Partes Interessadas
Agora que você sabe onde cada um de seus participantes está, você pode usar um organograma ou um diagrama de cebola como o abaixo para priorizá-los com base na sua importância para o projeto e sua hierarquia.
Análise SWOT das partes interessadas
Outra grande ferramenta para analisar a importância de suas partes interessadas e priorizá-las é a análise SWOT.
Com ela você pode avaliar as partes interessadas com base nos seus pontos fortes e fracos, as ameaças que elas representam para o seu projeto e as oportunidades que elas podem trazer para completar o projeto com sucesso.
Planejamento das Partes Interessadas
Agora que você tem uma ideia de como e com que frequência deve se comunicar e se engajar com as partes interessadas, é hora de criar um plano para entregar a mensagem certa às partes interessadas certas, de forma oportuna.
Antes de criar o seu plano de comunicação, você deve ter um perfil das partes interessadas à mão.
Estes perfis (você deve ter um para cada categoria de interessados) devem listar suas necessidades, interesses, metas, responsabilidades, níveis de poder e interesse, canais de comunicação, etc.
Então você pode desenvolver um plano de comunicação para cada perfil das partes interessadas. O plano deve especificar informações tais como.
- O tipo de informação que deve ser comunicada (a mensagem chave)
- A abordagem de compromisso
- Os canais de comunicação (por exemplo: e-mails, newsletters, vídeo chamadas, etc.)
- Frequência do compromisso e fase do projeto
Envolvimento das Partes Interessadas
Aqui é onde você executa seu plano de comunicação que você criou.
Enquanto se envolve ativamente com as partes interessadas, você precisa monitorá-las constantemente para identificar se elas podem ter problemas com qualquer desenvolvimento do projeto.
Tome as medidas necessárias para lidar com eles a fim de obter o seu apoio contínuo.
Tenha também o cuidado de selecionar uma abordagem de engajamento adequada com base no tipo de parte interessada. Por exemplo, você pode usar abordagens de alto custo como reuniões presenciais, consultas extensivas, etc. com as partes interessadas que têm alto poder e alto interesse (os principais atores) em seu projeto.
Reserve os métodos de menor custo e esforço, como newsletter e e-mails, para aqueles a quem você deve dedicar um mínimo de esforço.
Em seguida, meça a eficácia da sua estratégia de engajamento e aplique os ajustes necessários para melhorá-la conforme necessário.
Mais alguma dica sobre Gestão das Partes Interessadas?
Estando no topo da sua lista ou não, todas as partes interessadas no seu projecto precisam de ser gerenciadas e envolvidas. Mantê-los satisfeitos é a chave para o sucesso de um projeto.
Neste post, abordamos como você deve identificar e analisar as partes interessadas e criar um plano eficaz para se envolver com elas.
Consulte também o nosso post sobre o mapeamento de um plano de comunicação do cliente para aprender em detalhes como criar um plano de comunicação de sucesso para as suas partes interessadas.