As reuniões podem tornar-se um desperdício de tempo, recursos e talento das pessoas, se não forem planejadas e executadas corretamente. Reuniões eficazes são as que realmente cumprem seus objetivos e deixam os participantes energizados e motivados, com trabalho suficiente – ou com planejamento adequado.
Neste post vamos discutir como conduzir uma reunião com sucesso. Também está incluída uma lista de ferramentas visuais de reunião que você pode usar durante as reuniões para tomar decisões, resolver problemas, fazer brainstorming e gerar ideias.
Passos para a Realização de Reuniões Eficazes
Antes de convocar uma reunião, você precisa ter certeza de que realmente precisa ter uma. Se é um assunto que você deve tratar pessoalmente com um indivíduo, não reúna a equipe inteira para discuti-lo.
E se você acha que pode fazer uso de outros métodos de comunicação, como e-mail, newsletter, etc., para transmitir sua mensagem, você pode evitar gastar o tempo dos seus funcionários com outra reunião.
Estabeleça Objetivos para a Reunião
Qual é o propósito da reunião? É para fazer algum anúncio especial? Decidir alguma coisa? Resolver um problema que está dificultando o progresso do seu projeto?
Determinar o propósito da sua reunião e estabelecer um objetivo a ser alcançado até o final dela são os primeiros passos que você precisa dar ao planejar uma reunião eficaz. Este objetivo ajudará a lançar as bases para uma discussão bem focada.
Liste os participantes da reunião
Decida quem deve estar presente, tendo em consideração a sua disponibilidade e a sua capacidade de contribuir para o objetivo da reunião. Podem ser as pessoas que tomam as decisões, especialistas no tema, aqueles que são afetados pelo resultado, etc.
Se alguém não puder comparecer à reunião, mas a sua contribuição ainda é necessária, você pode tomar providências para se conectar com ele através de uma chamada de vídeo ou outra ferramenta de colaboração on-line.
Também selecione e atribua as diferentes funções necessárias para realizar a reunião, incluindo facilitador, cronometrista e gravador, etc.
Crie a Agenda da Reunião
Uma agenda é algo que todos os que estão presentes, devem receber antes da reunião. Você pode enviar isto junto com o convite para a reunião. Assim, eles podem decidir se a presença deles é necessária ou não.
Deve incluir os itens da reunião dispostos em uma ordem lógica e uma duração realista definida para cada item.
A seguir está um modelo de agenda de reuniões criado com o Creately. Você pode editá-lo online e personalizá-lo para atender às suas necessidades.
Uma vez modificado você pode compartilhá-lo com o resto dos participantes com um link seguro de compartilhamento de diagramas, ou incorporá-lo com o Creately Viewer em sua intranet ou sites internos para que todos possam acessá-lo facilmente.
Selecione um Local Adequado com Instalações
Dependendo do tom que você deseja definir para a reunião, selecione um local (ou seja, sala de conferência para um ambiente formal) e certifique-se de que está disponível na data e durante o tempo que você selecionou para a reunião.
Não se esqueça de verificar se todo o equipamento necessário para a reunião também está disponível. Isso pode incluir projetores, telas e outras ferramentas para chamadas de vídeo, etc.
Termine com um Plano de Ação
Crie um plano de ação para garantir que as decisões tomadas durante a reunião sejam executadas posteriormente.
Embora o seu repórter/registrador possa utilizar um modelo de plano de ação como o abaixo, ele deve incluir as tarefas/ações, aqueles que são responsáveis por executá-las e o acompanhamento dos itens de ação.
Ferramentas para reuniões produtivas
Agora que já vimos como conduzir uma reunião, aqui estão várias ferramentas visuais de reunião que você pode usar para diferentes propósitos como tomada de decisão, resolução de problemas e brainstorming.
Mapas Mentais
Os mapas mentais são uma ótima ferramenta para organizar ideias, planejar e tomar notas.
Se você está fazendo um brainstorming de soluções para um problema, um mapa mental pode ajudar a capturar o livre fluxo de pensamentos. Se você estiver discutindo um assunto, você pode usá-lo para se aprofundar no assunto.
E se você quiser apresentar informações às suas plataformas de reunião de uma maneira fácil de entender, um mapa mental pode ser uma ótima opção.
Aqui está como usar os mapas mentais de forma eficaz em uma reunião.
Análise SWOT
SWOT significa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças).
Esta ferramenta é utilizada para avaliar as empresas durante o planejamento estratégico, reuniões de planejamento de projetos, etc. Você também pode usá-lo para avaliar a eficiência do seu departamento, produto, equipe de projeto ou concorrente.
Precisa saber como usar uma análise SWOT de forma eficaz?
Diagrama de Espinha de Peixe / 5 Porquês
Estas são ferramentas usadas na análise da causa raiz.
Enquanto o Diagrama de Espinha de Peixe (também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito) ajuda a identificar e isolar a causa raiz de um problema, os 5 Porquês permitem você a detalhar um problema e analisar sua relação de causa e efeito subjacente.
Confira o nosso guia final para diagramas de espinha de peixe para aprender como aplicá-lo.
Diagrama de Afinidade
Os diagramas de afinidade ajudam a reunir e organizar grandes quantidades de dados para identificar padrões e temas. Isso é útil se você estiver realizando uma reunião para analisar e dar sentido a muitos dados coletados de pesquisas, sessões de brainstorming, etc.
Fluxograma
Está tentando otimizar um processo? Identificar gargalos no seu processo? Ou desenhar um novo processo? Os fluxogramas podem ajudá-lo com estes propósitos e muitos mais.
Um fluxograma é basicamente uma visualização das etapas do processo. Também pode ajudar na resolução de problemas e na tomada de decisões.
Aqui está o nosso guia definitivo de fluxogramas para aprender como usá-los.
Seis Chapéus do Pensamento
Esta é outra ferramenta para garantir que as suas reuniões sejam altamente produtivas. Os seis chapéus do pensamento são ferramentas que lhe permitem explorar as diferentes perspectivas das plataformas de reunião.
Como Conduzir uma Reunião: Orientações para Reuniões Eficazes
A cada membro é pedido que use um chapéu de cor diferente (que representa uma perspectiva distinta) por vez e expresse sua opinião sobre o assunto. Aprenda aqui como usar a técnica dos seis chapéus do pensamento com mais detalhes.
Aqui estão mais algumas técnicas de brainstorming visual que você pode usar durante suas reuniões e discussões de grupo.
Mais Dicas sobre como Conduzir uma Reunião?
Os passos que listamos neste post são fáceis de seguir e garantem o sucesso. Combine-as com as ferramentas que mencionamos para garantir a máxima produtividade durante as suas reuniões.
Que outras dicas você tem sobre como conduzir uma reunião? Compartilhe-as conosco na seção de comentários abaixo.