W niektórych z naszych poprzednich artykułów dyskutowaliśmy co to jest modelowanie procesów biznesowych i techniki modelowania procesów. W ostatnim artykule z tej serii będziemy mówić o znaczeniu modelowania procesów biznesowych.
(1) Dostosowanie działań operacyjnych do nowej strategii biznesowej
Wdrożenie lub modyfikacja strategii biznesowej wymaga zazwyczaj zmian w działaniach i ludziach wykonujących pracę. Ludzie z natury opierają się zmianom. Tak więc procesy, zasady i osoby zaangażowane w starą strategię mogą mieć wpływ na nową strategię. Modelowanie procesów biznesowych ułatwia to poprzez:
- Pomagając menedżerom i kadrze kierowniczej w utrzymaniu spójności procesów, jednocześnie mając na uwadze ogólną strategię organizacji;
- Poprzez zapewnienie, że zadania operacyjne i czynności wykonywane przez członków zespołu rzeczywiście pomagają organizacji w realizacji jej strategii. Jeśli procesy i strategie nie są do siebie dopasowane, zwykle prowadzi to do niepowodzeń w realizacji. Ponieważ nawet jeśli zadania operacyjne są wykonywane prawidłowo, ogólne cele organizacyjne nie są osiągane;
- Wdrożenie Business Process Re-engineering (BPR) poprzez zrozumienie istniejących procesów i ich zmianę w celu poprawy wydajności – Analiza procesów biznesowych pomaga w identyfikacji wąskich gardeł i nieefektywności w procesach, a tym samym ich ulepszeniu;
- Zapewnienie elastyczności procesów (Process Agility), zdolności do szybkiej zmiany i komunikacji procesów w celu wykorzystania nowych możliwości biznesowych lub sprostania wyzwaniom biznesowym.
(2) Usprawnienie komunikacji procesowej
Jednym z obszarów, które wyróżniają odnoszące sukcesy firmy i zespoły jest to, że mają one bardzo jasny pomysł na to, co mają robić, jak mają to robić i jaka jest dokładna rola każdego członka zespołu. Jasna komunikacja procesów operacyjnych jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania zespołu. Modelowanie procesów biznesowych umożliwia dokumentowanie i komunikowanie procesów biznesowych organizacji:
- Modelowanie procesów oferuje wspólny, zunifikowany język i metodykę komunikowania procesów oraz informacji o procesach i regułach decyzyjnych;
- Jest to idealne rozwiązanie do szkolenia nowych osób i szybkiego przekazu wiedzy, ponieważ dzięki dokładnie udokumentowanemu procesowi każdy nowy członek zespołu może być bardzo szybko przeszkolony w zakresie tego, co ma robić w każdej sytuacji, z jaką może się spotkać;
- Minimalizuje potencjalne niebezpieczeństwo utraty pracowników skutkujące utratą wiedzy o procesach biznesowych;
- Pomaga menedżerom biznesowym szybko i jasno komunikować swoje pomysły;
- Uruchamia inicjatywę dokumentowania procesów organizacyjnych;
- Przekształcanie doświadczeń zespołu w udokumentowane procesy.
(3) Zwiększenie kontroli i spójności
Sukces odnoszą te organizacje i firmy, które dbają o to, aby ich procesy biznesowe i zasady były dobrze zaprojektowane i konsekwentnie stosowane w ten sam sposób za każdym razem. To właśnie kontrola i spójność procesów jest kluczem do sukcesu każdej organizacji. Modelowanie procesów biznesowych umożliwia to poprzez:
- Sformalizowanie istniejących procesów, które mogą nie być dobrze udokumentowane lub które z czasem przekształciły się w “wiedzę nieformalną”;
- Realizuje proces w sposób spójny, ponieważ zamiast polegać na ludziach i ich pamięci, mamy udokumentowany proces, który może być przekazany użytkownikom biznesowym;
- Podejmowanie lepszych decyzji dzięki wyeliminowaniu domysłów, ponieważ użytkownicy biznesowi mogą mieć przed sobą udokumentowane reguły biznesowe;
- Szybsza i lepsza obsługa błędów;
- Pełna zgodność z przepisami poprzez zapewnienie, że udokumentowane procesy są zgodne z wytycznymi firmy i regulacjami prawnymi;
- Przekazanie odpowiedzialności ludziom biznesu;
- Wspieranie inicjatyw zgodności, takich jak Six Sigma, ISO 9000.
(4) Zwiększenie efektywności operacyjnej
- W dzisiejszym środowisku biznesowym, każda firma i każdy menedżer chce mieć pewność, że osiąga najlepsze możliwe wyniki przy wykorzystaniu dostępnych zasobów. Nie ma tu miejsca na nieefektywność i marnotrawstwo;
- Etapy symulacji i analizy procesów w Modelowaniu Procesów Biznesowych są krytycznymi narzędziami dla menedżerów i analityków, aby zapewnić, że ich procesy są zoptymalizowane i przebiegają prawidłowo;
- Symulacja procesu pozwala na analizę i zrozumienie przepływu procesów i pomaga menedżerom zdobywać wiedzę, czy jest miejsce na dalszą optymalizację i zwiększenie wydajności;
- Pomaga to dostrzec potrzebne ulepszenia i skrócić czas cyklu procesu;
- Zwiększa produktywność istniejących zasobów i personelu, dzięki czemu zespół może zrobić więcej za mniej;
- Ułatwia to eksperymentowanie bez ryzyka i zachęca do wymiany pomysłów na usprawnienie procesu;
- Symulacja procesu pozwala na modelowanie procesów przed ich faktycznym wdrożeniem, co minimalizuje ryzyko wystąpienia awarii;
- Zachęca do myślenia o ciągłej optymalizacji kluczowych procesów biznesowych w celu stopniowej poprawy wydajności operacyjnej;
- Analiza procesów umożliwia lepsze wykorzystanie zasobów.
(5) Zyskaj przewagę konkurencyjną
Wszystkie wymienione powyżej korzyści prowadzą do uzyskania znaczącej przewagi konkurencyjnej przez organizację, która zainwestowała czas i wysiłek w dokumentowanie, symulowanie i doskonalenie swoich procesów biznesowych. Badania wielu firm odnoszących szalone sukcesy często pokazują, że odniosły one sukces nie tylko dzięki lepszym pomysłom czy lepszym modelom biznesowym, ale również dlatego, że stale udoskonalają i poprawiają swoje procesy poprzez modelowanie procesów biznesowych. Niewielka poprawa jednej czynności w jednym miejscu, a potem drugim prowadzi do ogólnej poprawy procesu. Te drobne udoskonalenia pomagają organizacjom działać efektywnie i dają im przewagę nad konkurencją. Powyższe punkty podkreślają znaczenie modelowania procesów biznesowych dla organizacji. Na tym kończymy serię artykułów na temat modelowania procesów biznesowych. Mamy szczerą nadzieję, że przyczyniło się to do poszerzenia Twojej wiedzy na temat BPM i że wykorzystasz ją w praktyce. Mamy również przygotowane profesjonalnie zaprojektowane szablony, abyś mógł szybko rozpocząć pracę. Kliknij tutaj, aby rozpocząć tworzenie dowolnego złożonego szablonu BPM. Jak zawsze, jeśli masz jakieś pytania, nie krępuj się zadawać ich w sekcji komentarzy.