Twoje systematyczne podejście do zarządzania projektami jest substancją, która utrzymuje całą działalność biznesową razem. Złe planowanie może oznaczać śmierć dla projektu, zanim jeszcze zostanie on rozpoczęty.
Według Project Management Institute (PMI), zarządzanie projektami obejmuje „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w szerokim zakresie działań w celu spełnienia wymagań konkretnego zadania”.
Ze względu na ogromną liczbę złożonych i technicznie trudnych projektów w dzisiejszym świecie biznesu, rozwijanie silnego wzorca zarządzania staje się coraz bardziej krytyczną umiejętnością.
Prawda jest taka, że wiele firm nie znalazło jeszcze skutecznego rytmu, który współgrałby z ich celami biznesowymi. Aby przedstawić to w odpowiedniej perspektywie, na każdy 1 miliard dolarów zainwestowany w samych Stanach Zjednoczonych, 122 miliony dolarów marnuje się z powodu braku wydajności projektu.
Mając to na uwadze, w celu zapewnienia sukcesu projektu, kluczowe jest zastosowanie metody SMART w planowaniu projektu.
Ostatecznie, włączenie tej strategii do swojego podejścia powinno działać w celu odpowiedzi na 4 pytania.
- Co trzeba osiągnąć?
- Dlaczego to robimy?
- Kto będzie zaangażowany w ten proces?
- Skąd będą pochodzić niezbędne zasoby?
Jak więc dokładnie możesz wykorzystać cele SMART w zarządzaniu projektami? Zanurzmy się trochę głębiej.
Specific – Skonkretyzowany
Zarys celów
Przede wszystkim musisz znać główne cele prowadzące do osiągnięcia rezultatu oraz mniejsze, również niezbędne. Przyjrzyj się dokładnie zakresowi zadań i określ dokładnie, co chcesz osiągnąć i jak to się ma do Twojej ogólnej misji.
Na przykład, powiedzmy, że uruchamiasz nową funkcję czatu na żywo na swojej stronie internetowej. Podczas gdy będzie wiele mniejszych celów, aby zapewnić, że nowy system jest prawidłowo wdrożony, ogólnym celem prawdopodobnie będzie poprawa wsparcia dla użytkowników, co sprawi, że Twoja firma będzie postrzegana jako marka stawiającą na klienta.
Inne cele nadrzędne, które można rozważyć w ramach danego projektu, to:
- Terminowe wykonywanie pracy,
- Utrzymanie się w określonym budżecie,
- Usprawnienie dostaw produktów.
W tej części procesu, zacznij od myślenia na dużą skalę. Wyznaczenie kolosalnych celów kładzie podwaliny pod cały projekt i ułatwia utrzymanie się na właściwym torze. Z tego miejsca, można uzyskać szczegółowe informacje, co dokładnie trzeba zrobić, aby osiągnąć główne cele.
Dla niektórych pomocna okaże się dodatkowa aplikacja do organizacji. Notion to prosta, ale skuteczne narzędzie do zarysowania większych celów i wykonywania zadań w sposób systematyczny. Możesz szybko przypisywać ludziom ich zadania, a wszystkie aktualizacje są zarządzane i synchronizowane na wielu urządzeniach mobilnych.
Measurable – Mierzalny
Tworzenie listy produktów do dostarczenia
Ustalenie wymagań dla dostarczanych produktów to podstawa projektu. Wystarczy spojrzeć głębiej, a przekonamy się, że produkty wykraczają daleko poza same wyniki. Służą one jako punkty odniesienia dla sposobu planowania, zarządzania i realizacji zadań od A do Z.
Ogólnie rzecz biorąc, w zarządzaniu projektem można wyróżnić dwa rodzaje produktów, które należy wziąć pod uwagę: Projekt i proces.
Rezultaty projektu odnoszą się do wyników opartych na konkretnych potrzebach. Są to zazwyczaj przedmioty materialne. Na przykład, jeśli projekt polega na zaprojektowaniu nowej strony internetowej, dostarczone produkty będą obejmowały takie rzeczy jak strony docelowe lub określone elementy.
Rezultaty projektu zaś dotyczą realizacji szczegółów wyniku. Wiąże się to ze sposobem, w jaki rozgrywa się projekty. Przykładem może być to, jak dobrze projekt trzyma się wyznaczonych ram czasowych lub ogólna jakość wykonanej pracy.
Krok pierwszy to identyfikacja produktów projektu. W jaki sposób będą one produkowane? Które pozycje mają pierwszeństwo?
Kolejnym elementem są produkty procesu. Co będzie decydowało o tym, czy projekt jest realizowany efektywnie, czy nie? Jakie są KPI?
Te produkty stanowią schemat dla całego procesu. Upewnij się, że każdy z nich jest dobrze zdefiniowany z minimalną ilością szarej strefy.
Achievable – Osiągalny
Określenie wydatkowania wkładów
Mówiąc wprost, bez wykwalifikowanego zespołu Twoje projekty nie mają szans. Jednak bez odpowiedniego systemu przydzielania zadań załoga z najwyższej półki jest w znacznym stopniu uszczuplona. W końcu zarządzanie projektami to zazwyczaj wysiłek grupowy.
W zależności od celów i wielkości operacji, najprawdopodobniej będzie istniała potrzeba współpracy między działami w ramach projektu. Po ustaleniu priorytetów zadań, kierownik będzie odpowiedzialny za delegowanie zadań przez cały czas trwania projektu.
Na przykład, powiedzmy, że nadrzędnym celem jest poprawa współczynnika konwersji na stronie internetowej. Proces ten prawdopodobnie wymagałby informacji o zapytaniach do działu obsługi klienta przekazywanych do działu projektowego, aby pomóc wyeliminować wąskie gardła.
Na szczęście żyjemy w czasach, w których dostępne są fenomenalne zasoby pomagające usprawnić tego typu zadania i promować otwartą komunikację. Workzone to funkcjonalne narzędzie do zarządzania projektami, plasujące się pomiędzy uproszczonym Basecampem a złożoną JIRA, które daje Ci pełny wgląd we wszystkie trwające projekty, z ETA, przypisanymi rolami i statusami podzadań w jednym miejscu.
Realistic – Realny
Identyfikacja czynników ryzyka
Nieważne, ile wcześniejszego planowania włożysz w projekt, prawie zawsze znajdzie się coś nieoczekiwanego, co wyskoczy i wywróci całość do góry nogami. Co zatem robi dobry kierownik projektu w takich sytuacjach? Zachowuje spokój i idzie cały czas do przodu. Dlaczego? Ponieważ ma plan!
Na przykład, jeśli pracujesz z nowym zespołem, powszechnym ryzykiem jest to, że ludzie nie są w pełni zaznajomieni z procedurami i pewne czynniki mogą prześlizgnąć się przez szczeliny. Innym ważnym aspektem może być relacja z klientem. Być może nigdy wcześniej z nimi nie pracowałeś i nie znasz ich dynamiki ani oczekiwań.
Zacznij od zidentyfikowania wszystkich niewiadomych. Następnie zrób burzę mózgów na temat tak wielu potencjalnych zagrożeń, jak to tylko możliwe. Rozegraj najgorszy scenariusz. Następnie opracuj protokół postępowania w przypadku ponownego pojawienia się tych problemów.
Niemożliwe byłoby zaplanowanie każdego potencjalnego zagrożenia, które mogłoby spowodować spustoszenie w Twojej firmie. Opracowanie solidnego planu przeciwdziałania jest równoznaczne z wykorzystaniem siatki bezpieczeństwa, aby upewnić się, że problemy nie przekształcają się w pełnowymiarowe katastrofy.
Time-bound – Określony w czasie
Określ harmonogramy
Wyznaczanie terminów nieuchronnie wywołuje wśród pracowników poczucie pilności. Najważniejszą rzeczą do zrobienia w tym przypadku jest bycie realistą. Stres związany z dotrzymywaniem niedorzecznych terminów może spowodować niezadowolenie pracowników lub poświęcenie jakości na rzecz szybkości.
Przeprowadź dokładną analizę projektu i wszystkiego, co się z nim wiąże. Im bardziej szczegółowy jest ten proces, tym dokładniejsze będą harmonogramy.
Rozważ wdrożenie wykresów Gantta na wczesnych etapach działalności firmy. Diagramy te są jednym z najbardziej popularnych i efektywnych szablonów do przekazywania informacji o postępie projektu i osiągniętych kamieniach milowych. Każda praca jest przedstawiona za pomocą paska odpowiadającego zakresowi dat, dzięki czemu czas trwania zadania jest jasno określony.
Zrozumienie systemów i procesów zarządzania projektami, jak również zmiennych i ryzyka z nimi związanego, jest kluczowe dla przygotowania dokładnych wykresów Gantta. Creately oferuje wykresy Gantta wyposażone w tę funkcję, dzięki czemu można łatwo ustawić ramy czasowe dla ukończenia projektu i powiązać je z kamieniami milowymi i zależnościami.
Nie szkodzi również pozwolić pracownikom decydować o terminach, o ile metryki są w granicach rozsądku. Na przykład, jeśli dodajesz pełnoprawną funkcjonalność e-commerce do swojej witryny firmowej, najprawdopodobniej będzie wiele działań, integracji i danych wejściowych wymaganych od wielu działów – wystarczy spojrzeć na wszystkie elementy, które składają się na e-commerce. Zacznij od umożliwienia zespołom projektowym i deweloperskim wybrania wstępnych dat zbierania wymaganych informacji.
Kiedy już ustalisz ramy czasowe, postaraj się trzymać się ich jak najlepiej. Upewnij się, że są one dobrze znane i zaznaczone w kalendarzu każdego z pracowników. Przygotuj się również do roli egzekutora. Zbytnia pobłażliwość będzie jedynie zachęcać do zwlekania i osiągania słabych wyników.
Co sądzisz o SMART w planowaniu projektu?
Stosowanie SMART w zarządzaniu projektami jest jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie sukcesu. Jednak niezależnie od tego, jak dobrze każde zadanie jest przygotowane, prawdopodobnie minie kilka prób, zanim Twój zespół w pełni osiągnie swój cel. Postaraj się o krytyczną informację zwrotną. Po zakończeniu nigdy nie zaszkodzi usiąść i ocenić, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłości.
Czy masz doświadczenie w stosowaniu celów SMART w planowaniu projektów? Może są jakieś inne narzędzie, którego używasz, aby usprawnić swój projekt? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.
Bio autora
Raymond Crain jest digital marketerem w E2M, agencji content marketingowej z siedzibą w San Diego, w Kalifornii. Specjalizuje się w usługach Content Marketingu i Social Media Marketingu.