Nieprawidłowy przepływ pracy jest przyczyną nieudanych projektów, utraty przychodów i braku motywacji pracowników. Bez odpowiedniego przepływu pracy nie da się być produktywnym ani skończyć pracy na czas. Przepływ pracy należy usprawnić, żeby wszystko było zorganizowane i uporządkowane. Jest to ważny krok w kierunku tego, aby Twój zespół wykonywał więcej pracy w krótszym czasie. Wykonaj poniższe kroki, aby uporządkować przepływy pracy i poprawić wydajność zespołu.
Kroki, które należy podjąć, aby usprawnić przepływ pracy
Krok 1: Stwórz swój zespół.
Usprawnienie przepływu pracy to projekt sam w sobie, dlatego też konieczny jest kompetentny zespół, który będzie nadzorował i realizował poszczególne zadania. Zespół jest bardziej istotny, jeśli jest to duża firma z wieloma działami i istnieją procesy organizacyjne, które mogą mieć wpływ na wszystkie z nich. W takim przypadku ważne jest, aby w zespole projektowym znalazł się przedstawiciel każdego działu. Wykorzystaj schemat organizacyjny z wyszczególnieniem stanowisk i działów. Możesz go użyć, aby podkreślić relacje raportowania pomiędzy członkami zespołu podczas projektu.
Więcej szablonów schematów organizacyjnych
Krok 2: Zbierz wszystkie niezbędne dokumenty.
Zbierz wszystkie dokumenty związane z Twoimi procesami. Jeśli już udokumentowałeś swoje procesy organizacyjne, będzie to o wiele łatwiejsze. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zacznij swój projekt usprawniania przepływu pracy od dokumentacji procesu. Oto nasz prosty przewodnik po dokumentowaniu procesów, który z pewnością Ci pomoże. Przeanalizuj dokumenty procesowe, aby zidentyfikować odpowiedzialne strony i sprawdzić, kiedy procesy były ostatnio aktualizowane lub czy nie są już nieaktualne.
Krok 3: Zidentyfikuj wszystkie procesy i przepływ pracy
Z pomocą zespołu wielofunkcyjnego można zidentyfikować wszystkie aktualne procesy w organizacji. Oprócz członków zespołu możesz przeprowadzić wywiady z kierownikami działów, właścicielami procesów i innymi menedżerami najwyższego szczebla, aby zebrać informacje o przepływie pracy i upewnić się, że wyszczególniłeś wszystkie procesy. Możesz stworzyć mapę myśli, aby spisać i skategoryzować lub nadać priorytety procesom i przepływom pracy.
Szablon mapy myśli usprawniającej przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)
Krok 4: Oceń istniejące przepływy pracy
Po sporządzeniu listy aktualnych przepływów pracy w organizacji i określeniu ich priorytetów, nadszedł czas na ich ocenę w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Jeśli masz już udokumentowane procesy, możesz mieć dostęp do mapy procesów, ale jeśli nie masz, stwórz ją z naszym oprogramowaniem do tworzenia mapy procesów/diagram przepływu pracy.
Szablon mapy procesów do analizy obecnego stanu (Kliknij obrazek, aby edytować go online)
Dodatkowo możesz również przepytać pracowników, którzy realizują procesy, aby zebrać informacje o blokerach i wąskich gardłach w przepływie pracy. Uwzględnij warunki innych zasobów (tj. komputerów, maszyn itp.), które są niezbędne do realizacji procesu.
Krok 5: Przeanalizuj wyniki
Teraz kiedy już wiesz, co działa, a co spowalnia proces, czas na znalezienie rozwiązań. Weź każdy obszar, który uważasz za marnotrawstwo i znajdź jego pierwotne przyczyny. Możesz użyć metody 5 whys lub diagramu rybiej ości.
Diagram rybiej ości usprawniający przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)
Diagram rybiej ości usprawniający przepływ pracy (Kliknij obrazek, aby edytować go online)