Każdy projekt jest doświadczeniem edukacyjnym. Porażki ostrzegają nas, aby nie popełniać tych samych błędów ponownie. Sukcesy pomagają nam w efektywnym prowadzeniu naszych obecnych i przyszłych projektów. Odpowiedni proces umożliwiający wychwycenie tych niepowodzeń, zwycięstw i obszarów wymagających poprawy jest niezbędny do skutecznego zarządzania projektem. Temu właśnie służy metoda lessons learned.
W tym wpisie zastanowimy się, jak skutecznie unikać porażek w projektach, wykorzystując zdobyte doświadczenia. Szablony podane w całym poście są edytowalne online. Wykorzystaj je, aby ruszyć do przodu z zadaniami.
Czym są lessons learned?
Lessons learned to kluczowe – zarówno pozytywne, jak i negatywne – doświadczenia zebrane w trakcie cyklu życia projektu, jak również po jego zakończeniu. Rozważając tę wiedzę i zrozumienie, możesz przekształcić to, czego się nauczyłeś, w działania niezbędne do ulepszenia obecnych systemów i procesów oraz zapewnienia sukcesu przyszłych projektów.
Dla niektórych organizacji wyciąganie wniosków w zarządzaniu projektami jest nieformalnym procesem, w którym omawia się i dokumentuje doświadczenia z realizacji projektu w fazie jego zamykania. Inne organizacje przeprowadzają sesję lesson learned na zakończenie każdej fazy projektu. Kierownicy projektów, członkowie zespołów projektowych oraz liderzy zespołów mogą uczestniczyć w sesji lessons learned w celu zapoznania się z raportami i podjęcia decyzji, jak przekształcić zdobytą wiedzę w działania.
Sesje lessons learned mogą być prowadzone w różnych fazach projektu, w zależności od jego złożoności – na końcu każdej fazy, na zakończenie projektu lub w czasie rzeczywistym, w miarę jego trwania.
Dlaczego wyciąganie wniosków powinno być integralną częścią zarządzania projektami
Dokumentowanie i dzielenie się zdobytymi doświadczeniami z całą organizacją pomaga uniknąć i zmniejszyć szanse na niepowodzenie. Pomaga to również w tworzeniu najlepszych praktyk, które mogą być wykorzystane w przyszłych przedsięwzięciach.
Prowadzenie sesji lessons learned pomaga również w budowaniu zaufania wśród członków zespołu – umożliwienie im podzielenia się własną perspektywą tego, co poszło dobrze, a co źle w trakcie projektu, pozwoli im poczuć się bardziej zaangażowanymi i zachęci ich do większego wsparcia procesu zarządzania projektem.
Ostatecznie, wyciągnięte wnioski mogą mieć realny wpływ na procesy w firmie i sposób działania zespołów.
Proces wyciągania wniosków
Proces wyciągania wniosków obejmuje pięć etapów. Mają one na celu wyciągnięcie od uczestników spotkania ważnych wniosków z realizacji projektu oraz określenie, jak skutecznie wykorzystać tę wiedzę do osiągnięcia lepszych rezultatów w przyszłych projektach. Kroki są następujące:
Krok 1: Określenie zdobytych doświadczeń
Zacznij od zweryfikowania tego, co poszło dobrze, a co nie poszło tak dobrze podczas projektu, który właśnie ukończyłeś i co wymaga poprawy. Powinno się to odbyć podczas sesji poświęconej wyciąganiu wniosków, w której uczestniczą kluczowi interesariusze projektu.
- null
- Przygotowując się do sesji, facylitator powinien wysłać do uczestników ankietę. Powinien on zawierać szczegółowe pytania związane z różnymi aspektami projektu (tj. zarządzanie projektem, zasoby, komunikacja, wymagania itp.) Równie ważne jest uzyskanie ich opinii na temat tego, co zadziałało, co nie zadziałało i co należy w nim poprawić. Odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie nie tylko pomogą uczestnikom lepiej przygotować się do sesji, ale także same odpowiedzi pomogą ukierunkować dyskusję między nimi;
- Podsumuj wyniki ankiety i przeanalizuj je wraz z innymi kluczowymi raportami podczas sesji, aby zidentyfikować porażki i zwycięstwa projektu. Na zakończenie powinny zostać sformułowane zalecenia dotyczące przyszłych usprawnień projektu.
Możesz użyć podobnej tabeli, jak ta poniżej, aby zapisać informacje zwrotne i kluczowe punkty omówione podczas sesji.
Krok 2: Udokumentowanie zdobytych doświadczeń
Kolejnym etapem procesu jest udokumentowanie wyników w postaci szczegółowego raportu. Powinien on zawierać informacje zwrotne od uczestnika na temat mocnych i słabych stron projektu oraz zalecenia dotyczące jego ulepszenia.
Po ukończeniu raportu należy go udostępnić odpowiednim wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom projektu. Podczas gdy można utworzyć przegląd szczegółowego raportu dla kierownictwa, obszerny raport można wysłać jako załącznik w celu dalszego odniesienia.
Krok 3: Przeanalizuj wyciągnięte wnioski
W tej fazie procesu należy przeanalizować i uporządkować wyciągnięte wnioski w celu określenia sposobu ich zastosowania. Następnie podejmowane są decyzje dotyczące wymaganych szkoleń dla pracowników oraz usprawnień procesów zarządzania projektami.
Kolejnym krokiem może być stworzenie planu działania, w którym nakreślone zostaną niezbędne kroki, odpowiedzialne osoby/działy, zasoby i harmonogram.
Krok 4: Archiwizowanie zdobytych doświadczeń
Przechowuj wszystkie dokumenty dotyczące wyciągniętych wniosków w łatwo dostępnym miejscu, np. na dysku współdzielonym (np. Google Drive), dzięki czemu będą one łatwo dostępne dla zespołu projektowego, innych zespołów w organizacji oraz interesariuszy.
Krok 5: Wykorzystaj zdobyte doświadczenia
Odwołaj się do dokumentów zawierających wnioski z doświadczeń, aby usprawnić bieżące procesy projektowe. Zoptymalizuj możliwość wyszukiwania tych dokumentów, tworząc foldery dla każdego typu projektu i odpowiednio organizując je według daty lub nazwy projektu. Jeśli narzędzie, którego używasz do przechowywania raportów, oferuje możliwość wyszukiwania słów kluczowych, byłoby to o wiele łatwiejsze dla każdego, aby je odzyskać.
Jak uniknąć niepowodzeń projektu dzięki wyciągniętym wnioskom
Oto kilka kroków, które można włączyć do procesu lessons learned z doświadczeń projektowych, aby zapewnić sukces projektu.
Częste przeprowadzanie sesji poświęconych wyciąganiu wniosków
Wiele rzeczy może pójść źle lub dobrze w projekcie, zwłaszcza jeśli jest to duża, złożona inicjatywa. Dlatego dobrze byłoby rejestrować kluczowe informacje wcześniej, a nie czekać do końca projektu. W miarę upływu czasu może się zdarzyć, że nie uda Ci się zachować kluczowych informacji lub w przypadku braku sukcesu, informacje mogą zostać celowo przeoczone.
Posiadanie standardowego procesu i zestawu narzędzi
Wiele organizacji często nie potrafi wychwycić wniosków wyciągniętych podczas realizacji projektów, ponieważ brakuje im zdefiniowanego procesu.
Odpowiedni zestaw kroków sprawia, że wydaje się to bardziej wymagane i może pomóc zespołowi wpaść w rutynę zapisywania wniosków wyciągniętych podczas realizacji projektów. Podobnie, posiadanie predefiniowanego zestawu narzędzi do zbierania informacji, przechowywania raportów i dokumentów oraz udostępniania ich w całej organizacji, pomoże dodatkowo usprawnić ten proces.
Wykorzystanie doświadczeń zdobytych podczas planowania ryzyka
Podczas oceny ryzyka nowego projektu należy odwołać się do raportów z doświadczeń z poprzednich projektów, aby łatwo zidentyfikować potencjalne ryzyka. Następnie można przejść do opracowania strategii łagodzenia skutków.
Mieć zespół uczący się na błędach
Możesz stosować metodę lessons learned – lub aktywnie rejestrować doświadczenia, spostrzeżenia i wrażenia w czasie rzeczywistym – przez cały czas trwania projektu. Wyjaśnij, w jaki sposób będziesz stosować metodę i wybierz zespół, który weźmie w tym udział i przyjmie aktywną rolę.
Najlepszą praktyką jest włączenie członków z różnych obszarów projektu, tak aby zebrać różnorodne perspektywy. Utrzymuj liczbę członków zespołu w przedziale od 3 do 10 osób.
Prowadzenie takiego dziennika doświadczeń projektowych pomoże zatem w prowadzeniu bardziej efektywnych sesji lesson learned.
Jak wykorzystałbyś zdobyte doświadczenia w zarządzaniu projektami?
W tym wpisie zdefiniowaliśmy, czym są lessons learned w zarządzaniu projektami, jak wygląda proces lessons learned oraz jak skutecznie stosować tę metodę, aby uniknąć niepowodzenia projektu wraz z przydatnymi szablonami.
Upewnij się, że zbieranie, analizowanie i wyciąganie wniosków z doświadczeń jest częścią każdego projektu, który realizujesz. Równie ważne jest zaplanowanie kolejnych kroków w celu skutecznego zastosowania zdobytych doświadczeń. Ten ciągły proces pomoże w ciągłym doskonaleniu się Twojej organizacji.