Un organigramme est une représentation graphique des relations entre les départements, les fonctions et les personnes d’une organisation. Il peut également indiquer le flux de données, de responsabilités et de rapports de bas en haut ou de haut en bas. Son utilisation dans le monde entier témoigne de son efficacité. Vous trouverez ci-dessous quelques règles pour dessiner des organigrammes et les meilleures pratiques en matière d’organigramme pour rendre votre organigramme plus significatif et plus utile.
Diviser pour mieux régner
À moins que vous ne soyez une petite entreprise comptant peu d’employés, les organigrammes seront certainement complexes, avec éventuellement de nombreuses interrelations entre les départements ou les fonctions.
Par exemple, une entreprise multinationale peut avoir ses filiales dans différents pays/marchés qui auront une variété de structures organisationnelles (selon la situation du marché et les fonctions de travail) et l’entreprise aura une structure organisationnelle énorme et complexe.
Essayez d’adapter un organigramme de ce type à un site Web/document
Lorsque votre organigramme devient trop grand et trop complexe comme celui ci-dessus, il peut être divisé en plusieurs organigrammes plus petits. Vous pouvez le diviser par département, projet, site, région, etc.
Tout ce qui a un sens pour les autres membres de votre organisation. Il est ainsi plus facile pour le spectateur de comprendre les responsabilités ou les attentes de chaque service.
En décomposant l’organigramme en petits tableaux, il devient beaucoup plus facile de suivre les progrès ou la charge de travail des employés. Pour qu’il soit plus facile de répartir le travail entre des travailleurs moins chargés. Il est également très facile de procéder à une analyse comparative d’une situation afin de rationaliser l’allocation des ressources pour répondre aux exigences des différentes situations.
Logiciel d’organigramme
Il existe de nombreux logiciels d’organigramme disponibles en ligne et hors ligne qui facilitent la création de différents types d’organigrammes.
Lorsque de grandes organisations disposent de plusieurs organigrammes couvrant leurs sous-unités, il sera probablement difficile de les étudier ensemble d’un seul coup d’œil.
Avec un tableau couvrant plusieurs pages, il peut également être difficile de déterminer les liens entre chaque entité représentée dans le tableau. Avec Creately comme outil de création de diagrammes d’organigramme, vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonction de liaison des diagrammes. Cela permet aux spectateurs du graphique de voir les connexions entre les graphiques, de naviguer entre les différents graphiques et éventuellement d’accéder aux profils individuels des employés.
Par exemple, regardez l’organigramme ci-dessous. Il montre la hiérarchie supérieure de l’entreprise. Cliquez ensuite sur la case en surbrillance (la case bleue du PDG à droite) et vous accéderez à un autre organigramme qui décompose davantage ce département. Vous pouvez revenir rapidement au graphique d’origine en cliquant sur les boutons fléchés de la barre d’outils inférieure. Allez-y et essayez vous-même.
Faites des regroupements judicieux
Lorsque les organigrammes sont décomposés en sous-organigrammes, il est indispensable de procéder à des regroupements et à des liaisons judicieuses, car le lien entre chaque graphique et le flux doivent être facilement compréhensibles pour le spectateur.
Un regroupement judicieux est effectué en fonction de la manière dont les individus, les emplois, les fonctions ou les activités sont différenciés et agrégés. Le flux d’informations doit également être optimisé au sein de chaque groupe, tout en le différenciant clairement des autres groupes.
Liaison structurelle
Le lien structurel entre les groupes doit être réalisé à l’aide d’un mécanisme d’intégration (par exemple, des rôles de liaison, des groupes inter-unités, des rôles d’intégrateur ou des projets et des lignes en pointillé) afin de faciliter la coordination et le partage d’informations entre les groupes, ce qui permettra à la direction de l’organisation de fournir des conseils et une orientation dans toute l’organisation.
5 types de structures d’organisation
1. Structure organisationnelle fonctionnelle
La structure la plus courante est organisée en fonction des fonctions ou des départements. Par exemple, les finances, le marketing, les ventes, etc. Il convient aux petites organisations ou aux organisations à programme unique qui n’ont pas besoin de gérer une vaste zone géographique.
Les avantages de ce modèle sont les suivants ;
– Développer des compétences approfondies dans une fonction ou un service particulier (la plupart des emplois sont fonctionnels par nature)
– Promouvoir l’innovation fonctionnelle, l’échelle et la réduction des coûts
– Est simple à réaliser et permet à chaque service de comprendre ses responsabilités essentielles et de les rendre responsables
Organigramme avec images (Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)
2. Structure organisationnelle géographique
Cette structure est organisée autour de grandes zones géographiques. Il convient aux grandes entreprises ayant de multiples programmes qui diffèrent souvent d’une région à l’autre et où les différences au niveau local sont essentielles à la réussite (par exemple, la réglementation, la collecte de fonds, l’économie).
Les avantages de ce modèle sont les suivants ;
– Met à disposition les ressources nécessaires pour réussir dans une région géographique donnée
– Permet une plus grande personnalisation des programmes ou des services par région
– Permet de se concentrer clairement sur les résultats et d’en rendre compte par zone géographique
– Permet de se concentrer sur les sources de financement géographiques
3. Structure organisationnelle des programmes
Cette structure est organisée autour de grands projets. Il convient aux organisations et fondations multiservices, qui ont des programmes très différents les uns des autres (par exemple, différents clients, économie, etc.) et où les ressources et les compétences nécessaires pour réussir un programme sont également très différentes. Cependant, les facteurs de chaque programme sont similaires dans toutes les zones géographiques.
Les avantages de ce modèle sont les suivants ;
– Favorise une compréhension approfondie d’un domaine particulier du programme et peut promouvoir l’innovation dans le programme
– met à disposition les ressources nécessaires pour réussir au sein d’un programme
– Permet de se concentrer clairement sur les résultats du programme et d’en rendre compte
– Permet de se concentrer sur les sources de financement qui sont souvent orientées vers les programmes
4. Structure organisationnelle du client/marché
Cette structure est organisée autour des clients servis par l’organisation. Il convient aux entreprises qui ont des clients très différents ayant des exigences de service différentes (ce qui se traduit par des programmes différents fournis).
Les avantages de ce modèle sont les suivants ;
– Permet de mettre l’accent sur le client, ce qui permet de développer des programmes adaptés aux besoins de la population et d’obtenir des “résultats”
– Permet de se concentrer clairement sur la responsabilité des résultats par groupe de clients
– Permet de se concentrer clairement sur les clients et/ou les marchés les plus importants
5. Structure organisationnelle matricielle
Il s’agit d’une structure organisée pour gérer plusieurs dimensions, par exemple le programme et la géographie. En raison de la difficulté de gestion, il n’est PAS recommandé d’utiliser ce modèle.
Les avantages de ce modèle sont les suivants ;
– Permet à l’organisation de gérer (au moins théoriquement) plusieurs dimensions organisationnelles simultanément
Organigramme Modèle de structure matricielle (Cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)
Certains de ces types peuvent être trouvés dans notre section Exemples d’organigrammes.
Références de la structure : http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx
Une voie hiérarchique claire
Lorsque vous dessinez un organigramme qui indique la hiérarchie organisationnelle, les voies hiérarchiques doivent être clairement mises en évidence afin que le spectateur/employé comprenne bien la structure hiérarchique qu’il doit suivre. Une méthode à utiliser serait d’utiliser un code de couleurs ou des files d’attente visuelles pour indiquer le chemin du rapport. Lorsqu’il s’agit d’organigrammes matriciels, où les rapports hiérarchiques sont établis sous forme de grille ou de matrice plutôt que selon la hiérarchie traditionnelle, il est essentiel d’indiquer clairement la voie hiérarchique pour assurer le succès du fonctionnement de l’organisation.
Vous trouverez ci-dessous un bon exemple d’organigramme non conventionnel d’une organisation plate (basée sur les équipes/fonctions).
Quelles sont vos meilleures pratiques en matière d’organigramme ?
Nous espérons que cet article sur les meilleures pratiques en matière de structure organisationnelle vous a été utile et qu’il vous a aidé à créer des organigrammes beaucoup plus efficaces. Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière d’organigramme que nous suivons à Cinergix. Alors, quels sont les vôtres ? N’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires.