Une chose que toutes les équipes performantes ont en commun est une communication efficace.
Une communication efficace au sein de l’équipe est essentielle pour rester productif, éviter les conflits, établir la confiance et, en fin de compte, atteindre les objectifs de l’organisation en temps voulu.
Une équipe qui ne communique pas efficacement entre elle ouvre la voie au chaos, au stress, aux retards et aux conflits non désirés.
Ce qui nous amène à la question suivante. Comment améliorer la communication au sein d’une équipe ? Les stratégies de communication en équipe sont nombreuses, mais nous n’allons pas nous concentrer sur l’une d’entre elles aujourd’hui. Nous allons plutôt parler de collaboration visuelle et de la manière dont elle peut vous aider à mieux communiquer avec votre équipe, qu’elle soit sur place, à distance ou un mélange des deux.
Vous pouvez vous gratter la tête au début, mais soyez patients. À la fin de cet article, vous serez d’accord.
Allons-y.
Qu’est-ce que la collaboration visuelle ?
La collaboration visuelle consiste à travailler ensemble en utilisant des moyens visuels tels qu’un canevas ou un tableau blanc, la vidéoconférence, les diagrammes, les symboles, les images, les croquis, etc.
Il est utilisé par des équipes situées dans un même lieu ou à distance à des fins diverses, notamment la gestion de réunions, la planification de projets, le prototypage, le brainstorming, la réflexion sur la conception et la planification de sprints.
Pourquoi la collaboration visuelle ?
Pourtant, les projets échouent, des erreurs se produisent, les gens prennent du retard et sont souvent désorientés, tout cela à cause d’une communication inefficace.
Avec de nombreuses équipes qui sont passées au travail à distance, où les équipes écrivent plus souvent pour communiquer que pour parler, les défis de la communication se sont multipliés.
Une solution efficace pour surmonter ces difficultés courantes est l’utilisation de visuels, dans votre matériel de communication et pendant la collaboration. Plutôt que de vous contenter de communiquer entre vous à l’aide de mots (sous forme orale ou écrite), joignez des éléments visuels pour élaborer davantage.
Il a été prouvé que l’utilisation de supports visuels améliore la compréhension et aide à traiter les informations mieux et plus rapidement. Les recherches montrent que les êtres humains traitent les images 60 000 fois plus vite que les textes et qu’ils ont tendance à se souvenir de 80 % de ce qu’ils voient, contre seulement 20 % de ce qu’ils lisent et 10 % de ce qu’ils entendent. C’est pourquoi accompagner votre message d’un visuel laissera moins de place à la confusion et fera passer le message plus rapidement.
Par exemple, si vous souhaitez expliquer le fonctionnement d’un processus, utilisez un organigramme pour en faciliter la compréhension par le destinataire.
Exemple de collaboration visuelle
Essayons de comprendre comment la collaboration visuelle peut contribuer à améliorer la communication à l’aide d’un exemple.
Remue-méninges en groupe. Cette technique créative est idéale pour trouver des solutions à un problème ou générer des idées nouvelles et innovantes pour des projets, avec votre équipe.
L’un des obstacles à une séance de brainstorming efficace est de maintenir l’élan et de permettre à chacun de contribuer de manière égale. De plus, lorsque de nombreuses idées sont lancées en même temps dans la pièce, certaines peuvent ne jamais être retenues dans la liste finale.
Solution : faites un brainstorming en utilisant une carte mentale, un outil visuel permettant de capturer des idées et de les organiser. Si vous utilisez un canevas en ligne qui permet à tout le monde (même à ceux qui se joignent à distance) d’accéder au même espace pour collaborer autour de la carte heuristique, tous les individus peuvent contribuer de manière égale à sa construction au fur et à mesure qu’ils ajoutent leurs idées. Ils peuvent également utiliser des images ou des symboles à la place des mots. Le mieux, c’est que personne ne doit nécessairement prendre la parole ; toutes les idées seront néanmoins communiquées et enregistrées.
La carte mentale finale définira clairement toutes les idées et sous-idées, la façon dont elles sont liées les unes aux autres, et comment elles contribuent à résoudre le problème posé. Vous pouvez également partager le canevas avec vos parties prenantes lorsque le moment est venu de recueillir leur avis.
Espace de travail visuel en ligne
La plupart des équipes travaillent à distance de nos jours, ou du moins ont quelques membres qui le font. Pour permettre à chacun de participer équitablement à la collaboration et à la communication visuelle des idées, vous avez besoin d’un espace de travail en ligne qui prenne en charge l’édition synchrone, la vidéoconférence, les commentaires, le suivi de la souris en temps réel et l’aperçu des modifications.
C’est là qu’un outil comme Creately peut vous aider. Il fournit une toile en ligne infinie que les équipes peuvent utiliser pour communiquer et collaborer autour de leurs plans, projets, stratégies et idées. Il offre des capacités de collaboration en temps réel qui permettent aux équipes de travailler ensemble comme si elles étaient dans la même pièce.
Méthodes de collaboration visuelle pour une communication d’équipe efficace
Maintenant que vous êtes prêt à penser, à travailler et à communiquer visuellement, il est temps d’envisager par où commencer. Avec une toile infinie, les possibilités sont infinies, mais aussi la confusion quant à l’endroit où commencer. Pour vous aider à réduire votre champ d’action et à obtenir les meilleurs résultats, nous vous proposons ci-dessous quelques méthodes et modèles.
Planification stratégique
La planification stratégique vous oblige à évaluer où vous êtes et où vous voulez aller, et à définir l’orientation de votre entreprise en conséquence. Il ne fait aucun doute que le processus consiste en de nombreux allers-retours entre les membres de l’équipe et les parties prenantes.
En réunissant tout et tout le monde sur un seul canevas, vous pouvez éviter une grande confusion qui découle généralement des méthodes de communication et de collaboration non visuelles telles que les fils de courriel, les conférences téléphoniques interminables, les fils de discussion, etc.
Cartographie du parcours client
La cartographie du parcours client consiste à décrire et à analyser le parcours de vos clients lorsqu’ils interagissent avec votre marque. Elle révèle les actions, les émotions, les points douloureux et les attentes des clients tout au long de leur parcours.
Vous pouvez simplifier efficacement la communication autour de ce processus en y collaborant visuellement avec votre équipe.
Réunions en cours
Les réunions impliquent de nombreuses discussions, et pour faire quelque chose de productif de tout ce qui est communiqué, vous devez organiser et enregistrer correctement les idées partagées, les classer par ordre de priorité et créer des plans d’action.
Ce canevas est créé autour des éléments de base d’une réunion tels que le brainstorming, la hiérarchisation des idées, la planification des actions, etc. Modifiez ou ajoutez d’autres éléments au canevas si nécessaire pour mener à bien votre réunion.
Consultez notre guide pour organiser des réunions efficaces pour en savoir plus.
Comment améliorer la communication au sein d’une équipe grâce à la collaboration visuelle
Planification des sprints
La planification du sprint implique également de nombreuses discussions visant à définir ce qui peut être fait pendant le sprint et comment le travail choisi sera réalisé. En rassemblant tous ces éléments sur une seule toile, vous pouvez les regarder côte à côte et obtenir un aperçu rapide de tout.
Prêt à essayer la collaboration visuelle pour une communication d’équipe efficace ?
Une image vaut mille mots. Au lieu de prononcer mille mots pour expliquer des idées uniques dans votre tête, vous pouvez les convertir en quelque chose de visuel et de tangible avec un simple diagramme ou croquis, pour aider les autres à les comprendre mieux et plus rapidement.
Vous pouvez simplement parvenir à une communication d’équipe efficace en intégrant un canevas à vos réunions quotidiennes, où les participants peuvent partager et développer leurs idées sous une forme visuelle (organigramme, carte mentale, infographie, etc.) pour mieux les expliquer aux autres.
Avez-vous des conseils pour améliorer la communication au sein d’une équipe ? Faites-nous part de vos commentaires dans la section ci-dessous.